E-factureren & Peppol

E-factureren is het versturen van een factuur als gestructureerd bestand in plaats van als document. Het verschil zit niet in de manier van versturen maar in de inhoud: bij een pdf staat het bedrag als tekens op een pagina, bij een e-factuur staat het in een veld dat aangeeft wat het is. Daardoor kan de boekhouding van je klant hem automatisch verwerken, zonder dat iemand cijfers overtypt. Een pdf per e-mail is dus geen e-factuur, en dat is het misverstand waar de meeste afgewezen facturen op teruggaan.

De verplichting is er al langer dan veel mensen denken, maar niet voor iedereen. Lever je aan de rijksoverheid, dan e-factureer je verplicht via Peppol sinds 1 januari 2017. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten sinds 2019 e-facturen kunnen ontvangen. Voor facturen tussen gewone bedrijven in Nederland geldt op dit moment nog niets, al bereidt het kabinet daar wetgeving voor. Wel vastgelegd is de Europese ViDA-richtlijn: die maakt grensoverschrijdende zakelijke e-facturatie binnen de EU verplicht per 1 juli 2030. En dichterbij: België verplicht e-facturatie tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026, wat je als Nederlandse leverancier merkt zonder dat je er formeel onder valt.

De gidsen hieronder gaan van de basis tot de praktijk: wat een e-factuur is, welke datums werkelijk vaststaan en welke uit een verkoopverhaal komen, hoe je aan een Peppol-ID komt en dat van je klant opzoekt, en wat er anders gaat als je aan de overheid factureert.