Je Peppol-ID aanvragen en dat van je klant opzoeken

Je vraagt geen Peppol-ID aan bij een instantie. Je sluit je aan via een serviceprovider, ook wel access point genoemd, en die registreert jou op het netwerk. Vanaf dat moment heb je een Peppol-adres en ben je bereikbaar.

Zo’n serviceprovider is vaak gewoon je facturatie- of boekhoudsoftware, die het achter de schermen regelt. Gebruik je software die het niet ondersteunt, dan kun je je ook rechtstreeks bij een provider aansluiten of een webportaal gebruiken.

Het netwerk zelf kost niets en registratie is bij de meeste providers gratis. Wat je betaalt is de dienst eromheen: soms inbegrepen in je abonnement, soms een bedrag per verstuurde factuur. Vergelijk dat voordat je kiest, want de verschillen zijn groot en hangen sterk af van hoeveel facturen je verstuurt.

Aansluiten betekent overigens niet automatisch dat je in de openbare Peppol Directory komt te staan. Dat is een aparte keuze, en verderop staat waarom dat verschil uitmaakt.

Een Peppol-ID bestaat uit twee delen met een dubbele punt ertussen: een schemanummer en een identificatie. Het schemanummer zegt wat voor soort nummer erachter staat.

In Nederland kom je er drie tegen. Schema 0106 hoort bij een KvK-nummer en is verreweg het gebruikelijkst voor bedrijven. Schema 0190 hoort bij een OIN en wordt gebruikt door overheidsorganisaties. Schema 9944 hoort bij een Nederlands btw-identificatienummer.

Bij Belgische partijen zie je schema 0208 met een ondernemingsnummer of 9925 met een Belgisch btw-nummer.

Belangrijk: één organisatie kan onder meerdere adressen bekend zijn, en welke er gebruikt wordt is niet af te leiden. Er zijn Nederlandse bedrijven die uitsluitend onder hun btw-nummer op het netwerk staan en niet onder hun KvK-nummer. Gokken op 0106 met het KvK-nummer werkt vaak, maar niet altijd.

Dat kan hier op de site, met onze Peppol-zoeker. Je zoekt op bedrijfsnaam, KvK-nummer of btw-nummer en ziet niet alleen het Peppol-adres maar ook of er een gewone e-factuur naartoe kan. Dat laatste is nuttiger dan het lijkt: iemand kan bereikbaar zijn maar jouw factuurformaat niet aannemen, en dan gaat het alsnog mis bij de aflevering.

Onder water bevraagt die zoeker de officiële Peppol Directory, het adresboek van het netwerk zelf. Je krijgt dus dezelfde gegevens als wanneer je daar rechtstreeks zou zoeken, zonder account en zonder dat wij je zoekopdracht bewaren.

Je komt online verwijzingen tegen naar peppolregister.nl als plek om te zoeken. Dat adres bestaat niet; het levert een DNS-fout op. Gebruik onze zoeker, of de Peppolautoriteit als je ook je koppeling wilt testen.

En de eenvoudigste route blijft: vraag het aan je klant. Dat kost een mailtje en levert het meest betrouwbare antwoord, zeker bij grote organisaties met meerdere adressen voor verschillende afdelingen.

Dit is het punt waar de meeste mensen de fout in gaan, en het kan je geld kosten. Opname in de Peppol Directory is niet verplicht maar een keuze van de deelnemer. Er zijn organisaties die volledig zijn aangesloten en gewoon e-facturen ontvangen, maar niet in de Directory staan.

Een zoekopdracht zonder resultaat betekent dus niet dat iemand niet is aangesloten. Het betekent dat je het niet weet. Wie die twee door elkaar haalt, stuurt een pdf naar een klant die prima een e-factuur had kunnen ontvangen, of erger: concludeert dat e-factureren voor hem niet speelt.

Andersom is een treffer wél informatief. Staat iemand erin, dan is hij aangesloten, en zie je meteen welke documenttypen hij accepteert.

De praktische regel: gebruik de Directory om te bevestigen, niet om uit te sluiten. Vind je niets, vraag het dan na.

Een btw-nummer is niet op te zoeken op naam of KvK-nummer. Het handelsregister geeft het niet, en sinds 2020 is het btw-identificatienummer van een eenmanszaak willekeurig toegekend en dus ook niet af te leiden. Wat wel kan is de omgekeerde richting: een btw-nummer dat je al hebt, controleren via VIES.

Ook kun je niet opzoeken of iemand jouw specifieke factuurformaat aanneemt zonder in de Directory te kijken of het bij je serviceprovider te laten controleren. Bereikbaar zijn en jouw documenttype accepteren zijn twee verschillende dingen.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal of juridisch advies.

In Factabel leg je per klant de gegevens vast die je nodig hebt om te kunnen factureren, inclusief KvK- en btw-nummer, zodat je ze niet elke keer hoeft op te zoeken.

Peppol-verzending vanuit de webapp is er nog niet. Wil je vandaag al weten of een klant op het netwerk zit, gebruik dan de Peppol-zoeker op deze site, met de kanttekening hierboven in het achterhoofd.