Waarom een pdf geen e-factuur is

Elektronisch factureren klinkt als factureren via de computer, en dat doet vrijwel iedereen al. Vandaar het misverstand: wie zijn factuur als pdf mailt, denkt dat hij elektronisch factureert. Dat is begrijpelijk en het is niet zo.

Het onderscheid zit niet in hoe je hem verstuurt maar in wat erin zit. Bij een pdf staat het factuurbedrag als tekens op een pagina, op een bepaalde plek, in een bepaald lettertype. Een mens ziet meteen dat het om een bedrag gaat. Software ziet losse tekens en weet niet of dat een totaalbedrag is, een btw-bedrag of een huisnummer.

Bij een e-factuur staat datzelfde bedrag in een veld dat letterlijk aangeeft wat het is. De ontvangende software leest dat veld uit en weet zonder gokken wat het betekent. Daarom kan die factuur automatisch de boekhouding in.

De praktische consequentie: als je opdrachtgever een e-factuur eist en jij stuurt een pdf, dan voldoe je niet. Bij overheidsopdrachten kan dat betekenen dat je factuur niet in behandeling wordt genomen tot je hem alsnog goed aanlevert.

XML is een manier om gegevens op te schrijven waarbij elk gegeven een label krijgt. Je kunt het zien als een formulier waarin elk hokje een naam heeft. Waar een pdf zegt "1.210,00" op een bepaalde plek, zegt XML "dit is het totaalbedrag inclusief btw en het is 1210,00".

UBL, voluit Universal Business Language, is zo’n set afgesproken labels voor zakelijke documenten. Er staat in welk label je gebruikt voor een factuurnummer, welk label voor de leverdatum, welk label voor een btw-tarief. Zonder die afspraak zou iedere softwaremaker zijn eigen labels verzinnen en schoot je er niets mee op.

Peppol BIS Billing 3.0 is de precieze uitvoering die op het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Die zegt niet alleen welke labels bestaan maar ook welke verplicht zijn en welke waarden ze mogen hebben. Daaronder ligt EN 16931, de Europese norm die vastlegt welke gegevens er in een e-factuur horen en wat ze betekenen.

Je hoeft hier niets van te kunnen. Je software maakt dat bestand. Het helpt alleen om de namen te herkennen, want als een opdrachtgever vraagt om "UBL" of "BIS 3.0" gaat het over precies dit.

De eenvoudigste toets: verstuur je de factuur via je eigen mailprogramma of via een verzendknop in je facturatiesoftware die om een Peppol-ID vraagt? Dat laatste is e-factureren, het eerste niet.

Een tweede aanwijzing is de bevestiging. Bij verzending via Peppol krijg je terugkoppeling of het bestand is aangekomen bij het access point van je klant. Bij een e-mail weet je alleen dat je mailserver hem heeft aangenomen.

Wat verwarrend werkt: veel software stuurt naast de e-factuur ook een pdf mee als leesbare versie. Dat is geen tegenstrijdigheid maar juist netjes, want de mens aan de andere kant wil ook iets kunnen bekijken. De pdf is dan de bijlage, niet de factuur.

Krijg je zelf een e-factuur binnen en wil je die bekijken, dan heb je software nodig die het XML-bestand omzet naar iets leesbaars. Verschillende partijen bieden daar gratis viewers voor aan.

De inhoudelijke eisen aan een factuur blijven precies hetzelfde. Je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de gegevens van je klant, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het bedrag met btw-tarief en btw-bedrag: dat moet er allemaal op, in welk formaat dan ook.

Sterker nog, in een e-factuur is het strenger. Ontbreekt er een verplicht veld, dan wordt het bestand geweigerd voordat het aankomt. Dat voelt streng, maar het is beter dan een pdf die wel aankomt en pas weken later blijkt te ontbreken.

Ook je bewaarplicht verandert niet. Je administratie bewaar je zeven jaar, en dat geldt voor e-facturen net zo goed. Bewaar het gestructureerde bestand, niet alleen de leesbare pdf-versie ernaast.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie is de Belastingdienst of je boekhouder de aangewezen plek.

Factabel controleert bij het opstellen of alle verplichte factuurgegevens erop staan, of je nu een pdf stuurt of straks een e-factuur. Dat is dezelfde controle die een e-factuur aan de poort krijgt, alleen eerder in het proces.

Peppol-verzending zit nog niet in de webapp. Wat er wel is: je facturen liggen gestructureerd vast, dus het bouwen van een e-factuur eruit is straks een kwestie van omzetten, niet van opnieuw invoeren.