Factureren aan de overheid: hoe werkt dat?

Lever je aan de rijksoverheid, dus aan een ministerie of een dienst die daaronder valt, dan is elektronisch factureren via Peppol verplicht. Die verplichting geldt sinds 1 januari 2017 en is dus geen aankondiging maar bestaand beleid.

Voor decentrale overheden ligt het net anders. Gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende diensten moeten sinds 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat is een verplichting die op hén rust, niet automatisch op jou. Of ze het ook van jou eisen verschilt per organisatie en staat in je opdracht of in hun inkoopvoorwaarden.

In de praktijk vragen steeds meer decentrale overheden er wel om, simpelweg omdat hun hele inkoopproces erop is ingericht en een papieren of pdf-factuur handwerk kost.

Semi-publieke organisaties zoals scholen, ziekenhuizen en woningcorporaties vallen niet allemaal onder dezelfde regels. Vraag daar altijd na wat ze verwachten in plaats van het aan te nemen.

Overheidsorganisaties worden op het Peppol-netwerk aangeduid met een OIN, het organisatie-identificatienummer. Op Peppol zie je dat terug als schema 0190 met dat nummer erachter. Waar een bedrijf meestal met 0106 en zijn KvK-nummer op het netwerk staat, staat een overheidsorganisatie er met 0190.

Je hebt zelf geen OIN nodig om aan de overheid te factureren. Je verstuurt vanaf je eigen Peppol-adres, meestal 0106 met je KvK-nummer, naar hun OIN.

Het OIN van je opdrachtgever krijg je normaal gesproken bij je opdracht. Staat het er niet bij, vraag het dan op. Zoeken kan ook, met onze Peppol-zoeker, maar een nummer dat je van je opdrachtgever zelf hebt gekregen is altijd betrouwbaarder dan een nummer dat je hebt opgezocht.

De meest voorkomende reden is een ontbrekend of onjuist inkoopordernummer. Veel overheidsorganisaties werken met een verplicht ordernummer, vaak PO-nummer of inkoopnummer genoemd, dat je bij je opdracht krijgt. Ontbreekt het op de factuur, dan kan het systeem hem niet aan een opdracht koppelen en blijft hij hangen, meestal zonder dat iemand je dat laat weten.

De tweede reden is een verkeerd Peppol-ID. Het netwerk werkt op exacte adressen. Eén cijfer verkeerd en de factuur gaat naar niemand of naar de verkeerde organisatie. Dit is precies waarom je het nummer bij voorkeur van je opdrachtgever krijgt.

De derde is een factuur die niet aan het formaat voldoet. Dat merk je meestal snel, want het access point weigert hem, maar het gebeurt bijvoorbeeld als een verplicht veld leeg blijft.

En de vierde, minst technische: de factuur is naar de verkeerde afdeling gestuurd. Grote organisaties hebben soms meerdere Peppol-adressen voor verschillende onderdelen. Vraag welke je moet hebben.

Je hebt drie dingen nodig. Ten eerste facturatiesoftware of een serviceprovider die op Peppol kan versturen. Ten tweede het Peppol-ID van je opdrachtgever. Ten derde de administratieve gegevens die zij eisen, zoals het inkoopordernummer en soms een contactpersoon of kostenplaats.

Verstuur je maar een paar facturen per jaar aan de overheid, dan hoef je je administratie daar niet voor te verhuizen. Verschillende serviceproviders bieden een webportaal waarin je de factuur invult en die als e-factuur verstuurd wordt.

Controleer voor je begint of je opdrachtgever een testfactuur wil ontvangen. Grotere organisaties waarderen dat, en het is aanzienlijk prettiger om een probleem te vinden op een testfactuur dan op de factuur waar je op wacht.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Wat een specifieke overheidsopdrachtgever precies eist, staat in je opdracht of hun inkoopvoorwaarden.

In Factabel leg je per klant vast welke gegevens er standaard op de factuur moeten, inclusief een referentie of ordernummer. Dat scheelt precies de fout die de meeste overheidsfacturen laat liggen.

Peppol-verzending zit nog niet in de webapp, dus voor de verzending zelf heb je op dit moment een serviceprovider of een portaal nodig. Wat Factabel wel doet, is zorgen dat de factuur inhoudelijk klopt voordat hij die kant op gaat.