E-factureren
E-factureren: klaar zijn voordat het moet
Naar de overheid is het al verplicht, België is sinds 2026 om en Europa volgt in 2030. Dit is wat je nu praktisch regelt, en waar je nog even niets voor hoeft te doen.
30 dagen gratis · geen creditcard · maandelijks opzegbaar
Om te kunnen e-factureren heb je drie dingen nodig: software of een serviceprovider die op het Peppol-netwerk is aangesloten, het Peppol-ID van je klant, en factuurgegevens die compleet en gestructureerd vastliggen. Dat laatste kun je vandaag al regelen, en het is meteen het deel dat later het meeste werk scheelt. Het netwerk zelf kost niets.
Wanneer het jou raakt
Lever je aan de rijksoverheid, dan e-factureer je al verplicht sinds 2017. Heb je Belgische zakelijke klanten, dan vragen die er sinds 2026 vrijwel altijd om. Lever je alleen aan Nederlandse bedrijven of particulieren, dan hoeft er nu nog niets.
Wat je nodig hebt
Aansluiting op het netwerk via software of een serviceprovider, het Peppol-adres van je klant, en een factuur waarop alle verplichte gegevens staan. Ontbreekt er een veld, dan wordt een e-factuur geweigerd voordat hij aankomt.
Wat je nu al kunt doen
Zorg dat je facturen in een programma staan in plaats van in losse documenten, met je klantgegevens, btw-behandeling en nummering op orde. Dan is de overstap later een instelling in plaats van een verhuizing.
In vier stappen klaar voor e-factureren
De eerste twee stappen kun je vandaag zetten en leveren ook zonder verplichting iets op. De laatste twee zijn pas nodig als je daadwerkelijk gaat versturen.
- 01
Zet je administratie in een programma
Losse Word- of Excel-facturen zijn het probleem, niet het formaat. Zolang je factuurgegevens ergens gestructureerd vastliggen, is de stap naar een e-factuur een omzetting. Liggen ze in documenten, dan is het een verhuizing.
- 02
Maak je klantgegevens compleet
Adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer per klant, en waar van toepassing een referentie of inkoopordernummer. Een ontbrekend ordernummer is de meest voorkomende reden dat een factuur aan een overheidsorganisatie blijft liggen.
- 03
Zoek het Peppol-ID van je klant op
Dat kan met de Peppol-zoeker op deze site: typ de bedrijfsnaam, het KvK-nummer of het btw-nummer en je ziet het Peppol-adres en of er een gewone e-factuur naartoe kan. Vind je niets, dan zegt dat niets: opname in het adresboek is vrijwillig. Vraag het dan gewoon na bij je klant.
- 04
Kies hoe je gaat versturen
Facturatiesoftware die op Peppol is aangesloten, een aparte serviceprovider, of voor een handjevol facturen per jaar een webportaal van zo’n provider. Het netwerk zelf kost niets; je betaalt de dienst eromheen.
De drie situaties, uit elkaar gehaald
Of e-factureren voor jou speelt hangt volledig af van aan wie je factureert, en de drie gevallen verschillen sterk. Ze worden online vaak op één hoop gegooid, wat verklaart waarom er zo veel verwarring is over wat er nu wel en niet moet.
De overheid is het duidelijkst. Lever je aan de rijksoverheid, dan is e-factureren via Peppol verplicht sinds 1 januari 2017. Bij gemeenten, provincies en waterschappen ligt de wettelijke plicht bij hén om e-facturen te kunnen ontvangen, sinds 2019; of ze het ook van jou eisen staat in je opdracht of hun inkoopvoorwaarden. In de praktijk vragen ze er steeds vaker om.
België is de tweede situatie, en die is actueler dan veel Nederlandse ondernemers weten. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde e-facturen sturen. Als Nederlandse leverancier zonder vaste inrichting in België val je daar volgens de Belgische overheid buiten. Je Belgische klant moet ze wél kunnen ontvangen en heeft daarin geïnvesteerd, dus een pdf van jou is de uitzondering die iemand met de hand moet verwerken.
De derde situatie is de gewone Nederlandse zakelijke klant, en daar geldt op dit moment niets. Elektronisch factureren mag met instemming van je klant, maar het hoeft niet. Dat verandert richting 2030, en aan particulieren verandert het nooit.
- Rijksoverheid: verplicht sinds 1 januari 2017
- Gemeenten, provincies, waterschappen: moeten kunnen ontvangen sinds 2019
- Belgische zakelijke klanten: zij zijn verplicht, jij formeel niet
- Nederlandse bedrijven: nog niets verplicht, wel op komst
- Particulieren: nu niet en straks niet
Wat het kost
Het Peppol-netwerk zelf kost niets. Er is geen licentie, geen registratiekost en geen abonnement op het netwerk. Dat verrast mensen die verwachten dat een verplichting altijd geld kost.
Wat je wel betaalt, is de dienst die je factuur het netwerk op zet. Dat loopt sterk uiteen: sommige facturatieprogramma’s hebben het inbegrepen in hun abonnement, andere rekenen per verstuurde factuur, en losse serviceproviders hanteren weer eigen staffels. Voor iemand die een paar facturen per maand stuurt, is het verschil tussen aanbieders al snel groter dan het bedrag zelf.
Registratie van je Peppol-ID is bij vrijwel elke serviceprovider gratis. Je vraagt dat ID trouwens niet los aan: je krijgt het bij aansluiting.
Verstuur je maar een paar facturen per jaar aan een overheidsorganisatie, dan hoef je je hele administratie er niet voor te verhuizen. Verschillende providers bieden een webportaal waarin je de factuur invult en die als e-factuur wordt verstuurd.
Waarom het los van de verplichting de moeite waard is
De verplichting is de minst interessante reden om over te stappen. De praktische reden is dat een e-factuur meteen in het systeem van je klant staat, in plaats van in een inbox waar hij kan blijven hangen of waar iemand hem overtypt.
Dat merk je aan je betaaltermijn. Een factuur die op de dag van verzending in het inkoopsysteem staat, begint diezelfde dag zijn goedkeuringsronde. Bij grotere organisaties scheelt dat zomaar een week, en dat is een week eerder geld op je rekening zonder dat je erachteraan hoeft.
Er is nog een voordeel dat pas telt als het misgaat: een e-factuur die het netwerk accepteert, voldoet aan de formaateisen. Ontbreekt er iets, dan komt hij niet aan in plaats van dat je er weken later achter komt dat je klant hem niet kon verwerken.
En andersom werkt het net zo. Ontvang je zelf e-facturen van leveranciers, dan hoeven die niet meer uit een pdf te worden gevist voordat ze in je boekhouding staan.
Waar Factabel nu wel en niet in voorziet
Eerlijk zijn over wat er niet is, is hier belangrijker dan wat er wel is. Peppol-verzending vanuit de Factabel-webapp is in ontwikkeling en op dit moment niet beschikbaar. Moet je vandaag een e-factuur naar een overheidsorganisatie sturen, dan heb je daar nu een serviceprovider of een webportaal voor nodig.
Wat Factabel wél doet, is het deel dat daaraan voorafgaat en dat bij een overstap anders alsnog moet gebeuren. Je facturen liggen gestructureerd vast in plaats van in losse documenten. Je klantgegevens staan compleet op één plek, inclusief KvK- en btw-nummer en een vaste referentie per klant. Je nummering loopt sluitend door. En bij het opstellen wordt gecontroleerd of alle verplichte factuurgegevens erop staan, wat dezelfde controle is die een e-factuur aan de poort krijgt, alleen eerder in het proces.
Dat is precies het werk waar mensen tegenaan lopen op het moment dat de verplichting er wél is: niet het versturen, maar het op orde krijgen van wat er verstuurd moet worden.
Losse documenten tegenover een programma
Het verschil dat straks telt zit niet in het formaat van je factuur, maar in of je gegevens gestructureerd vastliggen.
| Wat | Met de hand | Met Factabel |
|---|---|---|
| Klantgegevens | Per factuur opnieuw overtypen uit een oude factuur of een mail. | Eén keer vastgelegd per klant, inclusief KvK- en btw-nummer en een vaste referentie. |
| Verplichte velden | Je moet zelf onthouden wat erop moet; een ontbrekend veld merk je pas als je klant klaagt. | Wordt bij het opstellen gecontroleerd, dezelfde controle die een e-factuur aan de poort krijgt. |
| Nummering | Handmatig bijhouden, met kans op gaten of dubbele nummers. | Loopt automatisch sluitend door, met je eigen prefix. |
| Referentie of ordernummer | Los per factuur, en juist die vergeet je bij een overheidsopdracht. | Per klant vast in te stellen, zodat hij er altijd op staat. |
| Overstap naar e-factureren | Een verhuizing: alle gegevens moeten alsnog gestructureerd worden. | Een omzetting: de gegevens staan er al, alleen het transport komt erbij. |
Voor wie dit werkt, en voor wie niet
Zzp’ers die zich willen voorbereiden
Je hebt nog geen verplichting maar ziet hem aankomen, en wilt niet straks in een gehaaste overstap terechtkomen. Je zet nu je administratie op orde en houdt de rest in de gaten.
Zzp’ers met Belgische klanten
Je klanten vragen om e-facturen sinds hun eigen verplichting inging. Je administratie hier op orde hebben scheelt je het meeste werk; voor de verzending zelf heb je nu nog een serviceprovider nodig.
Wie vandaag naar de overheid moet e-factureren (dan liever niet)
Moet je nu een factuur via Peppol de deur uit hebben, dan kan dat niet vanuit Factabel: die verzending is in ontwikkeling. Gebruik daarvoor een serviceprovider of het webportaal van zo’n provider.
Wie duizenden facturen per maand verstuurt (dan liever niet)
Bij dat volume wil je een directe koppeling tussen je eigen systemen en een access point, met eigen validatie en foutafhandeling. Dat is een ander soort oplossing dan een facturatieprogramma voor zzp’ers.
Veelgestelde vragen
Alleen als je aan de rijksoverheid levert; dat is verplicht sinds 1 januari 2017. Voor Nederlandse zakelijke klanten geldt nog geen verplichting, en voor particulieren komt die er ook niet.
Nog niet. Peppol-verzending vanuit de webapp is in ontwikkeling. Wat Factabel nu doet, is je facturen en klantgegevens gestructureerd en compleet vastleggen, wat de voorwaarde is om te kunnen e-factureren en het deel dat bij een overstap anders alsnog moet gebeuren.
Het Peppol-netwerk zelf kost niets en registratie van je Peppol-ID is bij de meeste serviceproviders gratis. Je betaalt de dienst die je factuur verstuurt: soms inbegrepen in een abonnement, soms per factuur.
Nee. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de software van je klant automatisch inleest. Een pdf is voor een computer een plaatje met tekst, ook als je hem mailt.
Volgens de Belgische overheid niet: btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben, vallen buiten de verplichting. Je Belgische klant moet e-facturen wél kunnen ontvangen en vraagt er in de praktijk vaak om.
Met de Peppol-zoeker op deze site, die het officiële adresboek van het netwerk doorzoekt. Let op dat opname daarin vrijwillig is: vind je niets, dan betekent dat niet dat je klant niet is aangesloten. Vraag het dan na.
Dan geldt de Europese ViDA-verplichting voor grensoverschrijdende zakelijke facturen binnen de EU. Voor binnenlandse Nederlandse facturen is nog geen wet aangenomen; het advies aan het kabinet noemt 1 januari 2030.
Niet per se, maar wel software waarin je gegevens gestructureerd vastliggen. Het formaat van je factuur is straks een instelling; je administratie op orde krijgen is het werk.
Klaar met administratie uitstellen?
Begin vanmiddag. Binnen vijf minuten staat je eerste factuur klaar.
30 dagen gratis · geen creditcard nodig