Hoe maak je een factuur als zzp'er?
Een correcte factuur heeft een vast setje verplichte gegevens. Hier staan ze op een rij, plus hoe je btw, nummering en bewaarplicht goed regelt.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Een factuur als zzp'er moet minimaal bevatten: je bedrijfsnaam, adres, btw-id en KvK-nummer, de naam en het adres van je klant, een uniek opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving van je product of dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal inclusief btw. Verstuur 'm digitaal en bewaar 'm zeven jaar.
De verplichte gegevens op een factuur
De Belastingdienst stelt een vast aantal gegevens verplicht op elke factuur. Ontbreekt er iets, dan is je factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw mogelijk niet terugvragen.
- Je volledige bedrijfsnaam en adres
- Je btw-identificatienummer (btw-id)
- Je KvK-nummer
- De volledige naam en het adres van je klant
- Een uniek, opvolgend factuurnummer
- De datum waarop je de factuur maakt
- De datum (of periode) waarop je het product of de dienst leverde
- Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Btw op je factuur
De meeste zzp'ers rekenen 21% btw. Voor sommige diensten en producten geldt 9%, en in specifieke gevallen 0% of de verleggingsregeling (btw verlegd). Reken je meerdere tarieven, splits ze dan per regel uit zodat per tarief duidelijk is wat de btw-grondslag en het btw-bedrag zijn.
Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat op de factuur in plaats van een btw-bedrag.
Factuurnummering
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn: geen gaten en geen dubbele nummers. Veel ondernemers gebruiken een reeks per jaar, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Het format mag je zelf kiezen, als de volgorde maar logisch en sluitend is.
Versturen en bewaren
Je mag een factuur digitaal versturen, bijvoorbeeld als pdf per e-mail. Een betaallink erin (zoals iDEAL) maakt het je klant makkelijker en zorgt dat je sneller betaald wordt.
Je bent verplicht je facturen zeven jaar te bewaren. Een digitaal archief volstaat, zolang de facturen leesbaar en onveranderd blijven.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel staan de verplichte gegevens automatisch goed: je vult je bedrijfsgegevens één keer in, kiest je btw-tarief per regel, en de nummering loopt vanzelf door. Je verstuurt met een iDEAL-betaallink en ziet wanneer de factuur bekeken en betaald is. Het archief en de bewaarplicht regelen zich op de achtergrond.
Veelgestelde vragen
Ja. Je KvK-nummer en je btw-identificatienummer (btw-id) horen allebei op de factuur. Het btw-id is de versie met de extra tekens die je veilig naar buiten mag gebruiken, niet je oude btw-nummer dat aan je BSN gekoppeld was.
Zeven jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt zelfs tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar en onveranderd blijven.
Nee, de reeks moet sluitend zijn: uniek en opeenvolgend, zonder gaten. Maak je per ongeluk een verkeerde factuur, dan corrigeer je die met een creditnota in plaats van het nummer te verwijderen.