E-factureren en Peppol: wat verandert er voor zzp?

Een e-factuur is een factuur in een gestandaardiseerd, machineleesbaar formaat. Dat klinkt technisch, maar de kern is eenvoudig: de factuurgegevens zitten in een gestructureerd bestand dat de boekhoudsoftware van de ontvanger automatisch kan inlezen. Niemand hoeft cijfers over te typen, en er valt niets verkeerd over te nemen.

Een pdf is geen e-factuur, ook niet als je hem per e-mail verstuurt. Voor een computer is een pdf een plaatje met tekst erop: een mens leest het zonder moeite, software niet, tenzij je er herkenningssoftware op loslaat. Hetzelfde geldt voor Word-bestanden, Excel-bestanden en facturen die je in de body van een mail plakt.

De standaard die in Nederland en de rest van Europa wordt gebruikt heet Peppol BIS Billing 3.0. Die is gebouwd op UBL, een XML-formaat, en volgt de Europese norm EN 16931. Je hoeft dat niet te kennen om te kunnen e-factureren; je software maakt het bestand. Het is wel handig om de namen te herkennen, want je komt ze tegen zodra je een leverancier of opdrachtgever ernaar vraagt.

Een e-factuur ziet er voor jou trouwens net zo uit als altijd. In je facturatieprogramma vul je dezelfde velden in. Het verschil zit in wat er over de lijn gaat en hoe het aan de andere kant binnenkomt.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden facturen en andere zakelijke documenten uitwisselen volgens vaste afspraken. Het beheer in Nederland ligt bij de Nederlandse Peppolautoriteit, die dat doet namens het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het netwerk werkt volgens wat het vierhoeksmodel wordt genoemd, en die naam verklaart meteen waarom je er zelf weinig van merkt. Hoek één ben jij. Hoek twee is jouw serviceprovider, ook wel access point genoemd: de partij die jouw factuur op het netwerk zet. Hoek drie is de serviceprovider van je klant. Hoek vier is je klant. Jij hoeft alleen afspraken te maken met jouw eigen provider; die regelt de rest met alle andere providers op het netwerk.

Vergelijk het met e-mail. Jij hebt een provider, je ontvanger heeft een andere, en toch komt je bericht aan zonder dat jullie iets met elkaar hoeven af te spreken. Het verschil is dat op Peppol vastligt hoe een factuur eruitziet, zodat de ontvangende software altijd weet waar het bedrag staat en waar het btw-tarief.

Elke deelnemer heeft een Peppol-adres, meestal Peppol-ID genoemd. Dat is een schemanummer en een identificatie, gescheiden door een dubbele punt. In Nederland zie je vooral 0106 met een KVK-nummer erachter, 0190 met een OIN voor overheidsorganisaties, en soms 9944 met een btw-identificatienummer.

Er zijn drie situaties, en ze verschillen sterk. Lever je aan de rijksoverheid, dan e-factureer je al sinds 1 januari 2017 verplicht. Dat is geen toekomstplan maar staande praktijk. Ook decentrale overheden zoals gemeenten, provincies en waterschappen moeten sinds 2019 e-facturen kunnen ontvangen, en veel van hen vragen er ook om.

Factureer je aan gewone bedrijven in Nederland, dan geldt er op dit moment geen verplichting. Je mag elektronisch factureren, maar alleen als je klant daarmee instemt; een pdf per e-mail blijft toegestaan. Dat verandert richting 2030, en verderop staat wat daar wel en niet over vaststaat.

Factureer je aan particulieren, dan verandert er niets. De verplichting gaat over zakelijke facturen. Een nette pdf blijft prima.

Er is nog een vierde situatie die veel zzp’ers over het hoofd zien: een klant in een ander EU-land. België is per 1 januari 2026 overgestapt op verplichte e-facturatie tussen Belgische bedrijven. Als Nederlandse leverancier val je daar formeel buiten, maar je merkt het wel. Dat staat apart uitgelegd.

De verplichting is één reden om over te stappen, maar niet de leukste. De praktische reden is dat een e-factuur bij je klant meteen in het systeem staat. Geen inbox waar hij in blijft hangen, geen medewerker die hem overtypt en daarbij een cijfer omdraait, geen factuur die zoekraakt tussen de reclame.

Dat merk je aan je betalingstermijn. Een factuur die op de dag van verzending in het inkoopsysteem van je klant staat, begint zijn goedkeuringsronde ook op die dag. Bij grotere organisaties scheelt dat zomaar een week.

Andersom werkt het net zo. Ontvang je zelf e-facturen van leveranciers, dan hoeven die niet meer uit een pdf te worden gevist voordat ze in je boekhouding staan.

En er is een derde voordeel dat pas telt als het misgaat: een e-factuur die het netwerk accepteert, voldoet aan de formaatregels. Ontbreekt er een verplicht veld, dan komt hij niet aan in plaats van dat je er weken later achter komt dat je klant hem niet kan verwerken.

Lever je nu al aan overheidsinstanties, dan is dit geen voorbereiding maar een controle: kan je huidige software via Peppol versturen, en heb je het Peppol-ID van je opdrachtgever? Zonder dat ID komt de factuur nergens aan.

Lever je alleen aan bedrijven, dan is er tijd, maar niet oneindig veel. Het verstandigste is nu al zorgen dat je factuurgegevens gestructureerd vastliggen in een programma, in plaats van in losse documenten of een spreadsheet. Dan is de overstap later een instelling in plaats van een verhuizing.

Wees kritisch op partijen die je nu al een deadline voorhouden om iets te verkopen. Voor binnenlandse B2B-facturen ligt er in Nederland nog geen wet. Wat er wel is, staat in de gids over de verplichting, met de bronnen erbij.

Factabel is een facturatieprogramma voor zzp’ers. Je facturen liggen er gestructureerd in vast, met alle verplichte gegevens erop. Dat is de basis die e-factureren nodig heeft.

Versturen via Peppol kan sinds kort vanuit Factabel zelf. Je meldt je aan op het netwerk onder Instellingen, E-facturatie, en kiest daarna per factuur je kanaal: e-mail, Peppol, of Peppol met een e-mailkopie erbij. Op de klantkaart zie je of een klant bereikbaar is en op welk nummer.

Komt een e-factuur niet aan, dan zie je dat op de factuur zelf staan. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies waar het bij e-factureren misgaat: een afgewezen document dat er verstuurd uitziet. Binnenkomende e-facturen worden herkend en belanden in Bonnie.