Je uurtarief als zzp’er berekenen

De meest gemaakte fout is het gewenste maandinkomen delen door het aantal werkuren in een maand. Wie € 4.000 per maand wil en 160 uur werkt, komt dan uit op € 25 per uur en denkt klaar te zijn. Dat tarief dekt in werkelijkheid niet eens de helft.

Er zitten twee gaten in die som. Het eerste is dat je lang niet al je uren kunt factureren. Acquisitie, offertes schrijven, administratie, je boekhouding, scholing, reistijd, een klant die afzegt: dat is allemaal werk en niets ervan staat op een factuur.

Het tweede gat is dat een zzp-tarief bruto-bruto is. Uit dat bedrag betaal je niet alleen je inkomen, maar ook alles wat een werkgever normaal voor een werknemer betaalt: pensioen, verzekeringen, doorbetaling bij ziekte, vakantiegeld, scholing, apparatuur. Vergelijk je een uurtarief rechtstreeks met een bruto uurloon in loondienst, dan vergelijk je twee heel verschillende dingen.

De juiste volgorde is daarom omgekeerd: begin bij wat je nodig hebt, tel op wat je moet dekken, en deel dat pas aan het eind door de uren die je werkelijk kunt factureren.

Hieronder de posten die in een tarief thuishoren. De eerste groep zijn gewone zakelijke kosten die je waarschijnlijk al kent. De tweede groep vergeten mensen structureel, en daar worden tarieven te laag door.

Zakelijke kosten: je software en abonnementen, je apparatuur en de afschrijving daarvan, je werkruimte, telefoon en internet, zakelijke verzekeringen zoals aansprakelijkheid en rechtsbijstand, je boekhouder, bankkosten, en de kilometers die je niet apart doorberekent.

De vergeten groep: een arbeidsongeschiktheidsverzekering of een alternatief daarvoor, pensioenopbouw, vakantiedagen, feestdagen, ziektedagen, scholing en vakliteratuur, tijd voor acquisitie en administratie, en een buffer voor leegloop en wanbetalers.

Die tweede groep is geen luxe. Een werknemer krijgt vakantiedagen doorbetaald, bouwt pensioen op en wordt bij ziekte doorbetaald. Als zzp’er koop je dat allemaal uit je eigen tarief, of je koopt het niet en draagt het risico zelf. Beide zijn een keuze, maar het is een keuze die je bewust hoort te maken en niet per ongeluk.

Een volledige werkweek van 40 uur maal 52 weken is 2.080 uur. Dat getal haal je nooit, en de weg ernaartoe is leerzaam om een keer uit te rekenen.

Trek eerst je vrije tijd eraf. Vijf weken vakantie is 200 uur, en de Nederlandse feestdagen die op een werkdag vallen kosten je nog eens ongeveer 56 uur. Reken daarnaast op een aantal ziektedagen; iedereen is weleens ziek en wie daar nul uur voor rekent, rekent zichzelf rijk. Neem bijvoorbeeld een week, dus 40 uur.

Je zit dan rond de 1.780 beschikbare uren. Daar gaat vervolgens je niet-declarabele werk vanaf: acquisitie, offertes, administratie, boekhouding, scholing, en de reistijd die je niet in rekening brengt. Voor de meeste zzp’ers is dat tussen de 20 en 35 procent van hun beschikbare tijd.

Neem je 25 procent, dan houd je ongeveer 1.335 declarabele uren over. Bij 35 procent is het er 1.157. Dat is de realistische bandbreedte voor iemand die fulltime werkt: grofweg 1.100 tot 1.400 uur. Begin je net, of doe je veel acquisitie, dan zit je aan de onderkant of daaronder.

Dit getal doet in je berekening meer dan elk ander getal. Van 1.400 naar 1.100 uur betekent dat je tarief met ruim een kwart omhoog moet voor hetzelfde inkomen.

Met die twee stukken kennis wordt de som eenvoudig. Reken van achteren naar voren:

De uitkomst is je ondergrens: het tarief waaronder je er niet uit komt. Wat je daadwerkelijk vraagt, ligt daarboven en hangt af van je vak, je ervaring en je markt.

Stel je wilt € 50.000 bruto per jaar overhouden om van te leven en belasting van te betalen. Je zakelijke kosten zijn € 8.000: software, telefoon, verzekeringen, boekhouder, apparatuur en een deel van je werkruimte. Voor pensioen, een arbeidsongeschiktheidsvoorziening en een ziektebuffer reserveer je € 9.000.

Bij elkaar moet je tarief dus € 67.000 opleveren. Reken je met 1.300 declarabele uren, dan is je ondergrens ongeveer € 52 per uur exclusief btw. Reken je met 1.100 uur, dan wordt dat ruim € 61.

Dat verschil van bijna tien euro per uur komt volledig uit één aanname over je declarabele uren. Vandaar dat het loont om dat getal eerlijk in te schatten in plaats van optimistisch. Houd je in de praktijk meer uren over, dan is dat winst; ga je van een te hoog getal uit, dan werk je het hele jaar te goedkoop.

Let op wat er níet in dit voorbeeld zit: de belasting is meegenomen in het bedrag dat je wilt overhouden, niet als aparte post. Wil je weten wat er van dat bedrag netto overblijft, reken dan je belastbare winst apart uit; de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling maken daar een aanzienlijk verschil.

Overweeg je de stap vanuit loondienst, dan is de eerste vraag meestal: wat moet ik vragen om er niet op achteruit te gaan? De verleiding is om je bruto maandsalaris door je maanduren te delen. Dat komt structureel veel te laag uit, want een bruto salaris is maar een deel van wat je werkgever aan je uitgeeft.

Reken in plaats daarvan zo. Neem je bruto jaarsalaris, inclusief vakantiegeld en een eventuele dertiende maand. Tel daar het werkgeversdeel van je pensioenpremie bij op, plus de waarde van wat je in loondienst kreeg en straks zelf moet regelen: doorbetaling bij ziekte, arbeidsongeschiktheidsdekking, scholingsbudget, apparatuur, een telefoon.

Dat totaal is wat je in loondienst werkelijk kostte. Tel daar je eigen zakelijke kosten bij op, en deel het door je declarabele uren. Vrijwel altijd kom je dan uit op ongeveer het dubbele van wat je zou krijgen als je alleen je brutosalaris zou delen.

Voorbeeld: € 4.500 bruto per maand is met vakantiegeld ongeveer € 58.300 per jaar. Met werkgeverslasten en het werkgeversdeel pensioen erbij zit je al snel rond de € 72.000. Plus € 8.000 eigen kosten is € 80.000. Bij 1.300 declarabele uren komt dat neer op ruim € 61 per uur, tegenover de € 28 die je zou krijgen als je simpelweg € 4.500 door 160 uur deelt.

Er staat tegenover dat je als zzp’er recht kunt hebben op ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling, waardoor je fiscaal gunstiger uitkomt. Die voordelen wegen echter niet op tegen het wegvallen van je zekerheden als je tarief te laag is.

Er is naast je eigen rekensom nog een ondergrens die je moet kennen. Bij zeer lage tarieven bestaat het risico dat je opdracht niet meer als zelfstandig werk wordt gezien maar als verkapt dienstverband. In het wetstraject rond arbeidsrelaties wordt gewerkt met een rechtsvermoeden bij tarieven onder ongeveer € 38 per uur: onder dat bedrag wordt eerder aangenomen dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst.

Dat is geen verbod om minder te vragen, en het is ook geen minimumtarief. Het betekent dat een laag tarief een extra risico met zich meebrengt bovenop het financiële risico dat je toch al loopt.

Praktisch: als je berekende ondergrens ver onder de veertig euro uitkomt, is dat een signaal om je som na te lopen. Waarschijnlijk heb je te veel declarabele uren aangenomen of te weinig kosten meegeteld.

Je rekensom geeft je ondergrens, niet je prijs. Wat je kunt vragen hangt daarnaast af van je vak, je ervaring, je specialisatie en hoeveel vraag er is naar wat jij doet. Ligt je berekende tarief ver onder wat in jouw vak gangbaar is, dan laat je geld liggen. Ligt het er ver boven, kijk dan kritisch naar je urenschatting.

Wees voorzichtig met gemiddelden die je online tegenkomt. Een branchegemiddelde zegt weinig als je niet weet of het over een junior of een lead gaat, of het inclusief of exclusief btw is, en hoe de meting tot stand kwam. Gebruik ze als richting, niet als norm.

Werk je per dag, dan is een dagtarief meestal je uurtarief maal het aantal declarabele uren op zo’n dag, vaak acht. Sommigen geven een lichte korting voor een hele dag omdat het zekerheid en aaneengesloten tijd oplevert. Doe dat bewust en niet automatisch: een dag die vol zit, is ook een dag waarop je niets anders kunt aannemen.

In Factabel ga je van uren naar factuur: je registreert je gewerkte uren en zet ze tegen je tarief om in een factuur. Daardoor zie je per klant en per maand wat je declarabele uren werkelijk opleveren, en of je aanname over die uren klopte.

Dat laatste is het punt waar deze hele berekening op staat of valt. Wie na een half jaar terugkijkt en ziet dat hij 450 uur factureerde in plaats van de verwachte 650, weet meteen dat zijn tarief omhoog moet in plaats van dat hij het aan het eind van het jaar merkt.