Releasenotes.

Aan Factabel in de browser verandert er in deze versie niets zichtbaars. Wat er wél bij komt, is een stukje techniek dat de Mac- en iPhone-app nodig hebben, en dat je bij de eerstvolgende app-update terugziet.

Meerdere bonnen tegelijk

In de browser kon je al meerdere bonnetjes tegelijk selecteren en ze in één keer categoriseren of verwijderen. In de app kon dat niet: daar moest elke bon apart.

Deze release voegt de kant toe die de app daarvoor nodig heeft. Zodra je de app-update installeert, kun je daar hetzelfde: selecteren, en in één handeling afhandelen.

Waarom dat een aparte release is

De app praat met dezelfde server als de browser. Nieuwe mogelijkheden in de app vragen dus vaak eerst iets aan de serverkant: die gaat vooruit, de app volgt. Tot die app-update er is merk je hier niets van, en dat is de bedoeling: de volgorde is zo gekozen dat er nooit een app rondloopt die om iets vraagt wat er nog niet is.

Onder de motorkap

De nieuwe bulk-actie handelt maximaal honderd bonnen per keer af, en verwerkt ze stuk voor stuk. Gaat er één mis, bijvoorbeeld omdat hij ondertussen al is verwijderd, dan gaan de andere gewoon door, en krijg je te zien hoeveel er zijn overgeslagen. Een half gelukte actie die zich als een geslaagde voordoet is precies wat je bij het opruimen van je administratie niet wilt.

Aan Factabel zelf verandert er in deze versie niets. Wat er wel gebeurde: de controles die vóór elke uitrol draaien zijn een stuk strenger geworden.

Waarom dat de moeite van een versienummer waard is

Elke wijziging aan Factabel gaat langs een reeks geautomatiseerde controles. Die controles bleken in twee opzichten minder waard dan ze leken.

Ze gaven niet elke keer hetzelfde antwoord. Dezelfde code, drie keer achter elkaar gecontroleerd, gaf drie verschillende uitkomsten, want de tests kwamen elkaar in de weg. Een controle die per keer iets anders zegt, is geen controle. Dat is nu opgelost: drie keer achter elkaar, drie keer dezelfde uitslag.

En ze deden hun werk met echte sleutels van de live-omgeving. Dat is nergens misgegaan, maar het had gekund: één test die per ongeluk naar buiten belt, doet dat dan tegen de échte betaaldienst of mailserver. De controles draaien nu met sleutels die nergens op inloggen.

Er is dus niets aan de app veranderd waar je iets van merkt. Wel is de kans kleiner geworden dat er iets doorglipt naar een volgende versie waar je wél iets van merkt.

Weer een reparatie-release. Deze keer vooral fouten waarbij de app iets anders deed dan hij liet zien: bedragen die op twee plekken verschillend werden berekend, een export die niet compleet was, en tellers die niets telden.

Bedragen

• Een creditnota rekende in de kop anders dan op de regel. Kop en regel komen nu uit dezelfde berekening.
• Betaalde je klant te veel, dan verdween het verschil. Je krijgt een overbetaling nu te zien in plaats van dat de factuur gewoon op betaald springt.
• De database bewaakt vanaf nu de rekensom van een factuur. Het totaal moet het subtotaal plus de btw zijn, en geen enkel schrijfpad kan daar nog omheen, ook niet vanuit de app op je Mac of iPad.

Offertes en facturen

• Een offerte afwijzen kantelde het hele document, ook als een andere ondertekenaar al had getekend. Die handtekening blijft nu staan.
• Opslaan in de factuur-editor wiste de sectie-indeling en de eenheidscode.
• Een herinnering die de mailserver weigerde bleef hangen en werd toch als verzonden geteld. Hij wordt nu opnieuw aangeboden.

Je gegevens

• De data-export bevatte vijf van de zestien bronnen. Vraag je je gegevens op, dan zit alles er nu in.
• De verbruikstellers telden niets. Je opslagverbruik wordt nu gemeten in plaats van geschat, en het verbruik per maand klopt weer.
• Op een Mac of iPad kon werk dat nog niet verstuurd was verdwijnen wanneer hetzelfde item elders was verwijderd. Dat gebeurt niet meer zonder melding.

Verder

Factabel meet vanaf nu welke schermen gebruikt worden, zodat we zien waar het werkt en waar niet. Schermteksten worden daarbij afgeschermd: geen klantnamen, geen bedragen, geen rekeningnummers. Er worden geen schermopnames gemaakt, de gegevens staan op Europese servers, en de pagina’s die jouw klanten zien (facturen, offertes en het klantportaal) vallen er volledig buiten. Meer hierover staat op de cookiepagina.

Een reparatie-release. Geen nieuwe functies, wel een flinke stapel dingen die stil het verkeerde deden.

Btw op buitenlandse klanten klopt nu

Factureerde je aan een klant buiten Nederland, dan zette Factabel er gewoon 21% Nederlandse btw op. Dat is niet wat er hoort te staan, en je moest het elke keer met de hand rechtzetten.

Vanaf nu leidt Factabel het af uit het land van je klant:

• Buiten de EU → uitvoer, 0% btw.
• Binnen de EU met een btw-nummer → btw verlegd naar je klant.
• Binnen de EU zonder btw-nummer → ongewijzigd, want dan geldt het gewone tarief.

Dit geldt voor nieuwe facturen en op het moment dat je een klant kiest. Facturen die je al had staan veranderen niet vanzelf.

Ook aangesloten: de kleineondernemersregeling. Die stond al in je instellingen en werkte nog nergens op door: wie de vlag aanzette factureerde gewoon 21% door.

Een betaalde factuur kan niet meer terug naar concept

Was een factuur (deels) betaald of gecrediteerd, dan kon je hem heropenen en aanpassen. Dat levert twee verschillende documenten onder hetzelfde factuurnummer op, en dat mag fiscaal niet. Je krijgt nu een melding die je naar de creditnota wijst.

Verzonden, bekeken, vervallen of geannuleerd blijft gewoon heropenbaar.

Facturen en betalingen

• Twee facturen tegelijk versturen kon twee keer hetzelfde nummer opleveren. Dat kan nu niet meer.
• Een banktransactie en de betaling die eruit voortkomt zijn nu echt aan elkaar gekoppeld. Daardoor kan dezelfde ontvangst niet twee keer geboekt worden.
• Creditnota’s worden gecontroleerd op hun totaal, met de marge die de e-factuurregels voorschrijven.
• Automatische facturen worden voortaan in één keer weggeschreven. Ging het halverwege mis, dan kon er een factuur zonder regels achterblijven.
• Opeenvolgende bewerkingen in de app konden elkaar overschrijven, waarbij de oudste won.
• Herinneringen worden nu geclaimd voordat ze verstuurd worden, zodat je klant er nooit twee tegelijk krijgt.

Verder opgelost

• Een e-mailsjabloon aanmaken voor een type dat je nog niet had kon niet. Had je je laatste sjabloon verwijderd, dan zat je vast op een scherm zonder knop.
• Bonnen automatisch uitlezen heeft een maandelijkse limiet gekregen. Je merkt er in normaal gebruik niets van; hij is er om te voorkomen dat een vastgelopen import ongemerkt doorloopt.

De grootste release tot nu toe. Drie dingen merk je meteen: je kunt facturen versturen als e-factuur over het Peppol-netwerk, de app werkt nu op je telefoon, en een aantal rechten is aangescherpt.

E-facturen versturen en ontvangen

Steeds meer opdrachtgevers, en sinds dit jaar vrijwel elke overheidsinstantie, willen een e-factuur in plaats van een PDF per mail. Dat kan nu.

Bij het versturen kies je per factuur het kanaal: e-mail, Peppol, of Peppol met een PDF-kopie per mail erbij. Die keuze blijft ook staan als je de factuur inplant voor later.

Op de klantkaart zit een blok voor e-facturatie. Je zoekt het Peppol-adres van je klant op in het officiële register, dus je hoeft niets over te typen. Daarnaast kun je een bedrijf opzoeken bij de KVK op naam of nummer, en een btw-nummer laten controleren. Adres, KVK-nummer en btw-nummer vullen zich dan vanzelf.

Komt een e-factuur niet aan, dan zie je dat nu op de factuur zelf. Voorheen verdween zo’n afwijzing geruisloos: het netwerk meldde het wel, maar je zag het nergens.

Ook binnenkomende e-facturen worden herkend en belanden gewoon in Bonnie.

Verder in dit blok:

• Eenheid per factuurregel: uur, stuk, kilometer, en zo verder. Verplicht voor een geldige e-factuur, en de eenheid komt ook op je PDF.
• Btw-rubrieken 3a en 3b en de ICP-opgaaf, met een btw-behandeling per regel. Nodig als je buiten Nederland levert.
• Vier rekenfouten in de btw zijn gerepareerd. Die stonden los van e-facturatie en konden op elke factuur een verkeerd bedrag opleveren.

Factabel werkt nu op je telefoon

De web-app was gemaakt voor een groot scherm. Op een telefoon kreeg je de desktopversie uitgezoomd: alles paste, niets was leesbaar, en knoppen zaten net buiten beeld. Dat is over de hele app rechtgezet.

De navigatie zit achter een menuknop. Tabellen worden kaarten, met de kolomnaam vóór elke waarde, zodat je niet meer horizontaal hoeft te scrollen. Schermen met een lijst naast een detail, zoals contacten en instellingen, tonen op een telefoon één paneel tegelijk en navigeren vooruit en terug. De factuur-editor krijgt twee tabbladen: Document en Instellingen.

De datumkiezer, de keuzelijsten en het beheerpaneel vielen op een telefoon buiten beeld of sloten zichzelf zodra je scrolde. Die werken nu.

Op een breed scherm verandert er niets.

De offerte-editor is nog niet aan de beurt; die krijgt een eigen ronde.

Rollen in je team

Een aantal beheertaken is nu voorbehouden aan de eigenaar van de administratie: koppelingen en API-sleutels beheren, een data-export trekken en een back-up terugzetten. Voor teamleden zijn die knoppen ook uit beeld. Werk je alleen, dan merk je hier niets van.

Verder opgelost

• Betalingen via het klantportaal zetten je factuur nu daadwerkelijk op betaald. Dat ging bij elke portaalbetaling mis: het geld kwam binnen, de factuur bleef openstaan, en je klant kreeg een herinnering voor een factuur die al betaald was.
• De verzonden PDF hield zich niet aan een afwijkend btw-tarief per regel. Op je scherm klopte het, in de mail niet.
• In de factuur-editor konden twee opslagacties elkaar overschrijven, waarbij de oudste won. En een regel kon verdwijnen als je klikte terwijl een klant nog aan het laden was.
• Het statusfilter op het factuuroverzicht deed niets.
• In de stand "vast bedrag" kon je het bedrag nergens invullen.
• Het scannen van een eigen mailbox via IMAP werkt weer.
• De onboarding bewaarde je voortgang niet.
• Bij een uitnodiging zag je niet van wie hij kwam.

Voor de Mac- en iPhone-app

De apps zijn meegegroeid met e-facturatie, maar er is nog geen nieuwe versie uitgebracht. Die volgt apart.

Deze release repareert twee dingen rond je gekoppelde mailboxen. Allebei gingen ze stil mis: er kwam geen foutmelding, er gebeurde gewoon iets anders dan je dacht.

Je facturen vertrekken weer vanaf één vast adres

Had je meer dan één Gmail-postbus gekoppeld, dan kon het afzenderadres van je facturen vanzelf wisselen. Niet door iets wat je deed, puur doordat Google elk uur een nieuwe toegangssleutel afgeeft, en Factabel daarop de "meest recente" mailbox uitkoos. Zo kon dezelfde klant de ene factuur van je hoofdadres krijgen en de volgende van een ander.

Er is nu één hoofdmailbox per administratie: de eerste die je hebt gekoppeld. Die verstuurt je facturen, doet de uploads naar Google Drive en beheert je agenda. Je ziet welke het is in de Bonnie-instellingen, met het label *hoofdmailbox* erbij.

Extra gekoppelde postbussen blijven precies doen waar ze voor bedoeld zijn: Bonnie scant ze op bonnen en facturen. Ze nemen het verzenden niet meer over. Koppel je de hoofdmailbox los, dan schuift de eerstvolgende automatisch door.

Ook opgelost: het adres dat op de Integraties-pagina stond, hoefde niet het adres te zijn dat daadwerkelijk verstuurde. Die twee lopen nu gelijk.

Een eigen mailbox koppelen werkt nu echt

In de Bonnie-instellingen kon je al een eigen mailbox toevoegen via IMAP, voor Outlook, Apple Mail of je eigen server. Dat scherm werkte, de verbindingstest gaf netjes groen, en daarna gebeurde er niets. Geen foutmelding, geen bonnen. Dat is nu opgelost.

Wat je ervan merkt:

• Bonnie scant je IMAP-postbus elk kwartier op facturen met een PDF-bijlage, net zoals hij dat bij Gmail doet.
• Hij begint bij de datum die je onder *Scannen vanaf* hebt ingesteld, en werkt vandaaruit in stappen door je mailbox. Bij een volle postbus duurt de eerste ronde daardoor wat langer, maar hij onthoudt precies waar hij gebleven was.
• Je mailbox wordt alleen gelezen. Berichten worden niet als gelezen gemarkeerd, tenzij je dat zelf aanzet bij het koppelen.
• Dezelfde bon komt er niet twee keer in, ook niet als je mailserver de nummering van een map opnieuw uitdeelt.

De tekst bij het koppelscherm klopt nu ook: Bonnie kijkt in je Postvak IN, niet in losse mappen. Dat was eerder anders beloofd.

Deze release gaat over je dashboard: de cijfers erop klopten niet, en de tekst erboven vertelde je dingen die niet waar waren. Allebei opgelost bij de oorzaak, niet bij het symptoom.

De cijfers kloppen weer

Maanden waarin je wél had gefactureerd stonden op € 0. Dat kwam doordat de omzetgrafiek naar de *betaaldatum* keek en niet naar de factuurdatum, en die betaaldatum was ook nog eens het moment waarop je de betaling registreerde, niet de dag dat het geld binnenkwam. Een factuur van maart die je in april afvinkte telde dus als april-omzet.

Wat er nu gebeurt:

• Omzet is wat je hebt gefactureerd, op factuurdatum en exclusief btw. Alle uitgereikte facturen tellen mee, niet alleen de betaalde. Creditnota’s gaan er netjes vanaf.
• Betaaldatums zijn hersteld. Bestaande facturen hebben de datum teruggekregen die je zelf bij de betaling hebt ingevuld.
• "Vrij te besteden" klopt. Daar werd elke leveranciersfactuur ooit zonder bankkoppeling van afgetrokken, een bedrag dat alleen maar kon groeien en dat het cijfer diep negatief maakte. Je ziet nu banksaldo min btw-schuld min je IB-reservering, en je kunt die opbouw uitklappen.
• Winstmarge zegt waaróm als er geen percentage staat, in plaats van een streepje.
• De app en de browser rekenen hetzelfde. Ze deden dat niet, en dat kon duizenden euro’s schelen onder hetzelfde kopje.

De tekst bovenaan klopt met het moment

Die tekst werd ’s ochtends één keer gemaakt en bleef de hele dag staan. Om half twee ’s nachts las je dus "het is 06:00" en "een dag die op 34° loopt", terwijl het buiten al lang was afgekoeld.

De tekst wordt nu opgebouwd op het moment dat je ’m leest. Hij kent het verschil tussen een maandagochtend, een vrijdagmiddag en drie uur ’s nachts, kent de feestdagen, en weet wanneer de schoolvakanties en de bouwvak beginnen. Het weer gaat over de uren die nog komen, niet over een maximum dat al voorbij is.

Meldingen die ergens over gaan

• Geen meldingen meer over facturen die er gewoon zijn. "Zoek de ontbrekende factuur van € 234,88" ging over een factuur die al in je bonnenbak lag; hij werd alleen niet herkend omdat de bank de leverancier anders schrijft dan de factuur. Nu koppelt Factabel die zelf, en als dat niet lukt vraagt hij om koppelen in plaats van om zoeken.
• Bedrijfsnamen in gewone taal. Geen `NS GROEP IZ NS REIZIGERS` meer, maar gewoon NS.
• Geen advies dat niet op jou slaat. De melding over de kleineondernemers- regeling verscheen ook bij ondernemers die aantoonbaar btw rekenen.
• Wat je aandacht vraagt en wat de tekst zegt, komen uit dezelfde lijst. Er kon "drie dingen vragen je aandacht" staan boven een lijstje met "niets te doen".

Je bonnenbak blijft schoner

Je eigen verstuurde facturen die via cc of doorsturen terugkomen in je inbox, worden niet meer als leveranciersfactuur opgevoerd. Dezelfde mail die via twee postbussen binnenkomt, levert nog maar één regel op.

In de apps

De app haalde vier van de cijfers uit een andere berekening dan de browser en rekende sommige zelf uit. Dat doet hij niet meer: alles komt uit dezelfde bron. Lukt het ophalen even niet, dan zegt de app dat, voorheen zag je dan "alles bij, niets te doen", ook als er wél werk lag.

Deze release gaat over dingen die stilletjes misgingen: een overgeslagen factuurnummer, een e-mail die anders werd verstuurd dan je had gekozen, en een voorbeeld dat je oude factuur liet zien. Allemaal opgelost bij de oorzaak.

Je factuurnummers slaan niets meer over

Een factuurnummer wordt vanaf nu pas toegekend op het moment dat je een factuur daadwerkelijk verstuurt. Daarvoor kon het gebeuren dat een concept, bijvoorbeeld een automatisch aangemaakte factuur, al een echt nummer had. Gooide je zo’n concept weg, dan verdween dat nummer mee en zat er een gat in je reeks.

Wat er verder verandert:

• Creditnota’s hebben nu hun eigen nummerreeks. Ze telden eerst mee in je factuurnummering, waardoor elke creditnota een sprong in je factuurreeks gaf.
• Volgnummers beginnen elk jaar weer bij 1.
• Een document dat al een nummer heeft, kun je niet meer verwijderen. Je annuleert het in plaats daarvan, waarbij het nummer bewaard blijft. Dat is ook wat de Belastingdienst wil: een reeks zonder gaten, en een genummerd document dat je niet hebt uitgereikt moet terug te vinden zijn.

Platte tekst is nu echt platte tekst

Koos je bij het versturen voor platte tekst, dan ging er toch een opgemaakte HTML-versie mee. Dat gebeurde alleen bij de eerste verzending van een factuur, bij herinneringen en opnieuw versturen ging het wel goed. Je keuze wordt nu bij de factuur zelf bewaard, dus elk verzendmoment gebruikt dezelfde instelling.

Zet je de klantportaal-link uit, dan verdwijnt die link nu ook echt overal uit de mail. Voorheen kon hij nog via de betaalknop meeliften.

De voorvertoning laat je actuele factuur zien

Paste je een factuurdatum aan en opende je daarna de voorvertoning, dan kon je tot vijf minuten lang nog de oude versie zien, ook na verversen. De voorvertoning volgt nu direct je laatste wijziging.

Rustiger schermen

De balk bovenaan het scherm stond niet overal op dezelfde plek, verschoof tijdens het laden en ontbrak op het dashboard. Dat is nu overal één balk op één vaste plek. De meldingsbel, die alleen op het dashboard hoorde te staan maar nergens zichtbaar was, is nu op elke pagina bereikbaar.

Verder: de datumkiezer in de factuur-editor werd aan de zijkant afgesneden en is nu volledig te gebruiken.

In de apps

Geüploade lettertypen zie je in Instellingen nu in het lettertype zelf, met een voorbeeldtekst per gewicht, net als op het web. En op de Mac verspringt het venster niet meer als je een sjabloon opent om te bekijken.

Deze release trekt de apps en de website gelijk, en repareert twee dingen op de website zelf.

Creditnota’s heten weer Credit factuur

Op de verzonden PDF van een creditnota stond "Factuur". De apps deden dit al goed; de website gaf de aanduiding niet door aan de PDF. Dat is rechtgezet.

Land van je organisatie

`{{org.land}}` was de enige organisatievariabele die de website niet kende. In een sjabloon dat ’m gebruikte bleef het label letterlijk op de factuur staan. Nu vult ’ie gewoon je land in, net als bij je klant.

Herinneringen en aanmaningen in de apps

In de apps bleven het openstaande bedrag, het aantal dagen dat een factuur vervallen is, de incassokosten en de nieuwe vervaldatum leeg. In een herinnering stond daardoor "Het openstaande bedrag bedraagt momenteel ." Die worden nu berekend, precies zoals op de website, inclusief de wettelijke staffel voor incassokosten.

Kleine dingen die je op de factuur ziet

• De kop van de regeltabel is in de apps weer even dik als in de verzonden PDF.
• Lange omschrijvingen breken in de apps netjes af over meerdere regels in plaats van afgekapt te worden.
• Een concept toont in de apps hetzelfde factuurnummer als op de website.
• Sjablonen met een standaardlettertype (Helvetica, Times, Courier) worden opgemeten met de maten waarmee ze ook worden getekend, zodat tekst afbreekt waar je het verwacht.

Ook het adres van je klant weer op eigen regels

De vorige release repareerde dit voor je eigen adres. Het adres van je klant had exact dezelfde fout, en stond op dezelfde factuur, direct ernaast.

Straat, huisnummer, postcode en plaats worden nu ook daar apart bewaard, dus het klantblok in de apps toont weer twee regels in plaats van één omlopende. Het huisnummer staat los, zodat je sjabloon zelf bepaalt hoe straat en nummer worden samengevoegd.

Ook hier geldt: facturen die je eerder verstuurde zijn bijgewerkt.

Je adres weer op eigen regels in de apps

Bij het verzenden van een factuur bewaart Factabel een kopie van je gegevens, zodat de factuur er over een jaar nog precies zo uitziet. In die kopie werden straat, postcode en plaats aan elkaar geplakt tot één regel.

In de browser merkte je daar niets van, maar de apps lieten het adres daardoor zien als één lange regel die halverwege afbrak, met een lege regel eronder, terwijl je sjabloon om drie nette regels vraagt.

De kopie bewaart die velden nu apart. Facturen die je eerder verstuurde zijn bijgewerkt, dus ook je bestaande facturen zien er in de app weer goed uit.

Deze release repareert de betaaltermijn op je facturen, en de plek waar tekst afbreekt.

De betaaltermijn klopt weer

De betaaltermijn op je factuur werd berekend uit het verschil tussen de factuurdatum en de vervaldatum. Lagen die twee om wat voor reden dan ook niet precies je termijn uit elkaar, dan stond er een ander getal, bij sommige facturen 24, 38 of zelfs 69 dagen terwijl er 30 was ingesteld.

Voortaan leest je factuur gewoon de termijn die je hebt ingesteld.

De vervaldatum volgt de factuurdatum

Verzet je de factuurdatum, bijvoorbeeld omdat je een factuur van vorige maand alsnog invoert, dan schuift de vervaldatum mee. Kies je zelf een vervaldatum, dan blijft die staan.

Hierdoor kon een factuur die je aanmaakte en daarna terugdateerde blijven hangen op de vervaldatum van de dag dat je ’m aanmaakte. Bestaande facturen waarbij dat gebeurd was, zijn rechtgezet.

Terugkerende facturen gebruiken jouw termijn

Automatisch gegenereerde facturen kregen altijd 30 dagen, ongeacht wat je had ingesteld. Staat jouw termijn op 14, dan is dat nu ook 14.

Tekst breekt af op het juiste woord

Op de factuur werd tekst opgemeten met een ander lettertype dan waarmee ’ie werd getekend. Daardoor brak een regel op een ander woord af dan je verwachtte, het duidelijkst te zien bij straatnaam en postcode. Dat is rechtgezet.

Deze release draaide vooral om de Mac-app en om techniek achter de schermen. Gebruik je Factabel in de browser, dan verandert er weinig, maar dit is wel nieuw.

Een Mac-app

Er is nu een echte Mac-app. Je vindt en downloadt ’m op /mac, gratis bij je abonnement: geen aparte licentie, geen extra kosten.

Voorwaarden en privacyverklaring bijgewerkt

Omdat er nu software is die je downloadt en lokaal installeert, zijn de algemene voorwaarden en de privacyverklaring aangevuld: welke licentie je op die software krijgt, hoe automatische updates werken, en wat er met je lokale kopie gebeurt als je uitlogt, je abonnement opzegt of je account verwijdert.

Nieuw in het helpcentrum

Er is een categorie Apps bijgekomen in het helpcentrum, met uitleg over installeren, updaten en offline werken.

Voor de rest ging deze release grotendeels over de apps zelf en over techniek achter de schermen die je als webgebruiker niet direct ziet.