Factureren aan een Belgische klant: wat verandert er?

Per 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat loopt via het Peppol-netwerk en in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Een pdf per e-mail voldoet daar dus niet meer.

De verplichting geldt voor btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, inclusief leden van een btw-eenheid en vaste inrichtingen in België. De Belgische overheid hanteerde in de eerste maanden van 2026 een tolerantieperiode waarin nog geen sancties werden opgelegd voor overtredingen die met de nieuwe verplichting samenhangen.

Er zijn uitzonderingen. Volgens de officiële toelichting hoeven gefailleerde btw-plichtigen niet te verzenden, evenmin als ondernemers die uitsluitend van btw vrijgestelde handelingen verrichten, en btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling.

Dit is het punt waarop veel artikelen slordig zijn, dus hier de precieze formulering. De Belgische overheid schrijft dat btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en daar geen vaste inrichting hebben, niet onder de verplichting vallen. Dat geldt zowel voor het verzenden als voor het ontvangen.

Ben je dus een Nederlandse zzp’er zonder kantoor of vaste inrichting in België, dan verplicht de Belgische wet je nergens toe. Je mag een pdf blijven sturen naar je Belgische klant.

Heb je wél een vaste inrichting in België, dan verandert dat. Dan tel je mee als Belgische btw-plichtige en geldt de verplichting gewoon. Een btw-registratie in België zonder vaste inrichting is iets anders dan een vestiging; laat dat onderscheid bij twijfel door een fiscalist beoordelen, want het is precies het soort detail waar het misgaat.

Je Belgische klant is wel verplicht gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen, en heeft daar dus in geïnvesteerd. Zijn boekhouding is erop ingericht en zijn interne processen ook. Een pdf van jou is dan de uitzondering die iemand met de hand moet verwerken.

Wat je in de praktijk ziet: inkoopafdelingen die eenvoudigweg om een Peppol-factuur vragen, ook bij buitenlandse leveranciers, omdat het voor hen goedkoper en sneller is. Formeel kun je dat weigeren. Zakelijk is dat zelden een goed idee.

Er is ook een praktische kant die in je voordeel werkt. Een e-factuur belandt direct in het systeem van je klant en begint daar meteen zijn goedkeuringsronde. Bij een organisatie die alles digitaal verwerkt, is dat het verschil tussen betaald worden in week één of week drie.

Begin met vragen. Als je Belgische klanten hebt, vraag of ze e-facturen verwachten en zo ja, wat hun Peppol-ID is. Belgische ondernemingen gebruiken meestal het schema 0208 met hun ondernemingsnummer, of 9925 met hun btw-nummer.

Wil je eraan voldoen, dan heb je software of een serviceprovider nodig die op Peppol is aangesloten. Voor kleine aantallen facturen bestaan er webportalen waar je de factuur invult en die als e-factuur wordt verstuurd, zonder dat je je hele administratie hoeft te verhuizen.

Blijf ondertussen de gewone btw-regels volgen. E-facturatie verandert niets aan de vraag of je btw verlegt naar je Belgische zakelijke klant of niet. Dat blijft een aparte beoordeling, en de gebruikelijke controle van het btw-nummer via VIES blijft even belangrijk.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal of juridisch advies. Voor je eigen situatie, en zeker bij een mogelijke vaste inrichting in België, is een fiscalist de aangewezen plek.

Factabel zet je btw voor buitenlandse zakelijke klanten goed op de factuur, inclusief de verleggingsregeling waar die van toepassing is, en houdt je klantgegevens op één plek.

Peppol-verzending vanuit de webapp is er nog niet. Heb je Belgische klanten die er nu al om vragen, dan heb je daar op dit moment een serviceprovider of een portaal voor nodig.