Wanneer wordt e-factureren verplicht in Nederland?

Beginnen bij het heden scheelt verwarring. Lever je aan de rijksoverheid, dan is e-factureren via Peppol verplicht sinds 1 januari 2017. Dat gaat om ministeries en de diensten die daaronder vallen. Sinds 2019 moeten ook alle andere aanbestedende diensten, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat volgt uit Europese regelgeving over e-facturering bij overheidsopdrachten.

Let op het verschil tussen kunnen ontvangen en moeten sturen. Bij de rijksoverheid ligt de verplichting bij jou als leverancier. Bij decentrale overheden ligt de wettelijke plicht bij de organisatie zelf om te kunnen ontvangen; of ze het ook van jou eisen verschilt per organisatie en staat meestal in de inkoopvoorwaarden of in je opdracht.

Voor facturen tussen gewone bedrijven geldt in Nederland op dit moment niets. Elektronisch factureren mag, maar alleen met instemming van je klant. Dat is geen formaliteit met een handtekening: het volstaat dat je klant de factuur zo aanvaardt.

De Europese richtlijn VAT in the Digital Age, meestal afgekort tot ViDA, is aangenomen door de Raad van de Europese Unie op 11 maart 2025 en trad op 14 april 2025 in werking. Dat is het enige onderdeel van dit verhaal dat echt vaststaat.

ViDA maakt e-facturering verplicht voor grensoverschrijdende zakelijke transacties binnen de EU, met 1 juli 2030 als datum. Vanaf dan gaat het samen met digitale rapportage: de gegevens van zulke facturen worden gemeld aan de belastingdienst. De facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931.

Er is een tweede datum die minder bekend is: 1 januari 2035. Landen die al vóór 2024 een eigen nationaal e-factuursysteem hadden, mogen dat tot dan houden, en moeten het pas daarna in lijn brengen met de Europese standaard. Voor Nederland speelt dat niet, want zo’n eigen stelsel is er niet.

Wat ViDA nadrukkelijk niet doet, is een datum opleggen voor binnenlandse facturen. Lidstaten mógen die verplichten en hoeven daarvoor sinds ViDA geen toestemming meer aan Brussel te vragen, maar of en wanneer ze dat doen bepalen ze zelf.

Het ministerie van Financiën liet onderzoeken hoe Nederland ViDA gaat invoeren. Dat onderzoek adviseert Peppol als infrastructuur te gebruiken, wat logisch is omdat de Nederlandse overheid er al op draait. Het advies gaat verder dan Europa verplicht: ook binnenlandse facturen tussen bedrijven zouden eronder moeten vallen, met 1 januari 2030 als voorgestelde datum.

Het kabinet heeft dat rapport naar de Tweede Kamer gestuurd en een internetconsultatie aangekondigd. Zo’n consultatie is de fase waarin een conceptwetsvoorstel openbaar wordt en iedereen erop kan reageren. Daarna volgen pas de gebruikelijke stappen: advies van de Raad van State, behandeling in de Tweede Kamer, behandeling in de Eerste Kamer.

Er is dus een duidelijke richting en een voorgestelde datum, maar er is nog geen wet. Tussen een advies en het Staatsblad zit in Nederland doorgaans jaren, en data schuiven regelmatig op.

Je komt online data tegen als 2027 of 2028, soms gekoppeld aan een omzetgrens. Die zijn niet vastgelegd in Nederlandse wetgeving. Vaak komen ze uit een van drie dingen: een buitenlandse verplichting die op Nederland wordt geprojecteerd, een eerder voorstel dat het niet gehaald heeft, of gewoon marketing.

Dat laatste is een reëel patroon. Verplichte e-facturatie is een verkoopargument voor software en serviceproviders, en een deadline verkoopt nu eenmaal beter dan een horizon. Als een aanbieder je een jaartal voorhoudt, vraag dan waar het staat. Kan diegene geen wettekst of Kamerstuk noemen, dan is het geen verplichting maar een verwachting.

Dat betekent niet dat je moet wachten. Het betekent dat je op je eigen tempo kunt overstappen, om redenen die vandaag al gelden: snellere betaling, minder overtypwerk, en klanten die er zelf om vragen.

Lever je aan de overheid, dan verandert er niets aan je situatie: je e-factureert al of je zou het al moeten doen. Controleer of dat werkelijk gebeurt en niet stilletjes via een pdf loopt die iemand aan de andere kant overtypt.

Lever je aan Nederlandse bedrijven, dan heb je tijd. Gebruik die om je administratie op orde te krijgen in plaats van om te wachten. Wie zijn facturen in een programma heeft staan, zet later een instelling om; wie ze in losse documenten heeft staan, moet dan alsnog verhuizen.

Heb je klanten in België, dan is de situatie anders en actueler dan het bovenstaande. Daar geldt sinds 1 januari 2026 wél een verplichting, en al val je er als Nederlandse leverancier formeel buiten, je merkt het.

Wetstrajecten schuiven; controleer bij een concrete beslissing de actuele stand bij de bron.

Wij houden deze data bij op een aparte pagina met een controledatum erbij, zodat je kunt zien hoe vers het is in plaats van te moeten gokken.

Versturen via Peppol zit inmiddels in Factabel. Je regelt je aanmelding op het netwerk onder Instellingen, E-facturatie, en kiest per factuur of hij als e-mail, als e-factuur of als allebei de deur uit gaat. Er is dus geen verplichting waar je nu al iets voor hoeft te regelen, maar als een klant erom vraagt kun je.