Privacyverklaring

Je privacy is voor ons net zo serieus als je cijfers. In deze verklaring leggen we in gewoon Nederlands uit welke persoonsgegevens Factabel verwerkt, waarom we dat doen, met welke partijen we werken, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je daarbij hebt. Heb je na het lezen nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.

Let op: dit is een concept. Alle plekken met vierkante haken, zoals [Bedrijfsnaam] of [KvK], moeten nog worden ingevuld met de echte bedrijfsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via Factabel worden verwerkt, is:

• [Bedrijfsnaam], handelend onder de naam Factabel
• KvK-nummer: [KvK]
• Adres: [adres]
• E-mail: [e-mail]

Op deze gegevens kun je ons aanspreken op alles wat in deze verklaring staat.

Welke persoonsgegevens we verwerken

We verzamelen niet meer dan nodig is om de app te laten werken. Concreet gaat het om de volgende categorieën:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), en de gegevens van je onderneming zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en adres.
• Factuur- en klantgegevens: de facturen en offertes die je maakt, plus de contactgegevens van je eigen klanten (naam, adres, e-mail) die je daarvoor invoert.
• Bankgegevens via een koppeling: als je je bank koppelt, verwerken we je transactiegegevens en rekeningnummer om transacties aan facturen te kunnen matchen.
• Bonnen en inkoopfacturen: de documenten die je uploadt of laat inlezen, inclusief de bedragen, btw, leveranciers en categorieën die daaruit worden gehaald.
• Gebruiksgegevens: technische gegevens die nodig zijn om de app betrouwbaar en veilig te laten draaien, zoals inloggegevens, apparaat- en browserinformatie en foutmeldingen.

Waarom we je gegevens verwerken en op welke grondslag

We verwerken je gegevens alleen voor duidelijke doelen, en steeds op basis van een grondslag uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je account te beheren, je facturen en offertes te maken en versturen, betalingen te verwerken en je bonnen en bank te koppelen. Dit is wat je van ons verwacht als je de app gebruikt.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten, en aan andere wetten die op ons van toepassing zijn.
• Gerechtvaardigd belang: om de app te beveiligen, misbruik en fraude tegen te gaan, fouten op te sporen en het product te verbeteren. We wegen daarbij steeds af of jouw belangen niet zwaarder wegen.

Partijen die we inschakelen

Om de app te laten draaien werken we samen met een aantal zorgvuldig gekozen partijen. Met deze partijen sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten, zodat je gegevens ook bij hen goed beschermd zijn. We verkopen je gegevens nooit.

• Vercel: hosting van de app.
• Supabase: database en opslag van je gegevens.
• Stripe: verwerking van je abonnementsbetalingen.
• Mollie: verwerking van iDEAL-betalingen op je facturen.
• Resend en Gmail: het versturen van e-mail, zoals je facturen en systeemberichten.
• Google Drive en Dropbox: als je ervoor kiest een koppeling te maken, voor het archiveren van je documenten.
• Anthropic: de AI achter Bonnie, die helpt bij het inlezen en categoriseren van je bonnen en inkoopfacturen.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens (deels) buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. [Dit punt wordt door de jurist gecontroleerd en waar nodig aangevuld.]

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is, behalve als de wet ons verplicht ze langer te bewaren:

• Facturen en boekhoudkundige gegevens: minimaal 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Accountgegevens: zolang je een account bij ons hebt. Na opzegging verwijderen of anonimiseren we ze, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren.
• Bonnen, bank- en gebruiksgegevens: zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaartermijn dat vraagt.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten als het om je eigen persoonsgegevens gaat. Je kunt:

• Inzage vragen in de gegevens die we van je verwerken.
• Correctie vragen als gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Verwijdering vragen, voor zover we niet wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren.
• Dataportabiliteit vragen: een kopie van je gegevens in een gangbaar formaat.
• Bezwaar maken tegen een verwerking, of een verwerking laten beperken.

Wil je een van deze rechten gebruiken, stuur dan een bericht naar [e-mail]. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Factabel gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de app te laten werken en te verbeteren. Welke dat precies zijn en waarvoor we ze gebruiken, lees je in ons cookiebeleid.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangsbeperking op basis van rollen en het bijhouden van een auditlog. Verzonden facturen leggen we onveranderbaar vast, zodat je administratie betrouwbaar blijft.

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als de app verandert of als de wet daarom vraagt. De datum bovenaan laat zien wanneer we de tekst voor het laatst hebben bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.

Contact

Vragen over je privacy of over deze verklaring? Mail ons via [e-mail], of schrijf naar [Bedrijfsnaam], [adres]. We helpen je graag verder.