Factuurnummering: de regels voor een sluitende reeks

De Belastingdienst eist dat je facturen een doorlopende reeks vormen. Dat betekent drie dingen: elk nummer is uniek, de nummers volgen elkaar op, en er zitten geen gaten in. Achterliggende reden is controleerbaarheid: aan een sluitende reeks is te zien dat je geen omzet "vergeet" te factureren of een factuur stilletjes laat verdwijnen.

Hoe je nummert, bepaal je zelf, zolang de reeks maar logisch en sluitend is. Een paar veelgebruikte formats:

Je mag meer dan één nummerreeks gebruiken, bijvoorbeeld een aparte reeks per type document of per onderneming. Voorwaarde is dat elke reeks op zichzelf sluitend en herkenbaar is. Gebruik dan wel duidelijke prefixen, zodat een controleur ziet dat het om verschillende reeksen gaat en niet om gaten in één reeks.

Voor de meeste zzp’ers is één reeks per jaar het eenvoudigst en het minst foutgevoelig.

Je mag de nummering aan het begin van een nieuw jaar opnieuw laten beginnen, bijvoorbeeld van 2025-148 naar 2026-001. Dat is toegestaan omdat de reeks binnen het jaar gewoon doorloopt. Belangrijk is dat je niet midden in een lopend jaar nummers overslaat of hergebruikt.

Een factuur krijgt zijn definitieve nummer op het moment dat je hem uitreikt (verstuurt). Een concept dat je nog niet hebt verstuurd, hoeft nog geen nummer te hebben. Zo voorkom je dat je een nummer "vastlegt" voor een factuur die uiteindelijk niet de deur uit gaat, wat anders een gat zou opleveren.

Heb je een verkeerde factuur verstuurd, verwijder dan niet het nummer, want dan ontstaat er een gat. Je corrigeert met een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en zelf een eigen nummer in de reeks krijgt. Ontdek je achteraf een gat (bijvoorbeeld een nummer dat nooit is gebruikt), documenteer dan kort wat er is gebeurd, zodat je het bij een controle kunt uitleggen. Een eerlijke, navolgbare administratie is belangrijker dan een perfecte reeks.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.

In Factabel loopt de nummering automatisch en sluitend door, zonder gaten of dubbele nummers. Je kiest je eigen format, en aan het begin van een nieuw jaar kun je de reeks laten resetten. Het nummer wordt toegekend bij het versturen, en een creditnota krijgt automatisch het volgende nummer in de reeks. Je hoeft er zelf niet op te letten.