Factuur aan een particulier: wat is anders?

De factuurplicht geldt bij leveringen en diensten aan andere ondernemers en aan rechtspersonen. Lever je aan een particulier, dan hoef je in beginsel geen factuur uit te reiken.

Er zijn uitzonderingen waarbij het wel moet, bijvoorbeeld bij afstandsverkopen binnen de EU en bij levering van een nieuw vervoermiddel. Twijfel je, controleer het dan bij de Belastingdienst.

Ook zonder plicht is een factuur verstandig. Je hebt er zelf een administratieve vastlegging aan, je klant heeft een bewijs van aankoop en garantie, en bij discussie over wat er is afgesproken is het het enige stuk dat er ligt.

Bovendien vraagt een deel van je particuliere klanten er gewoon om, bijvoorbeeld omdat ze de kosten willen declareren of omdat het om een bedrag gaat waar ze iets van willen bewaren.

Dit is het belangrijkste verschil. Consumenten moeten de prijs zien die zij daadwerkelijk betalen, dus inclusief btw. Dat geldt niet alleen op je factuur maar ook in je offerte, op je website en in je advertenties.

Bij zakelijke klanten mag je exclusief btw communiceren omdat zij de btw doorgaans kunnen verrekenen; voor een particulier is de btw een echte kostenpost.

Op de factuur zelf mag je het btw-bedrag wel apart tonen, en doe dat ook: het maakt navolgbaar hoe het totaalbedrag is opgebouwd. Waar het om gaat is dat het eindbedrag inclusief btw prominent is.

Werk je met een uurtarief, noem dan het tarief inclusief btw aan particulieren. Een tarief van vijftig euro dat op de factuur ineens ruim zestig blijkt te zijn, is de meest voorkomende klacht in dit hoekje.

Reik je een factuur uit, dan gelden in beginsel dezelfde eisen als bij een zakelijke factuur, met één praktisch verschil: het btw-identificatienummer van je klant hoef je niet te vermelden, want die heeft er geen.

Je eigen gegevens moeten er wel op: je naam en adres, je KVK-nummer en je btw-identificatienummer. Ook je factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat je hebt geleverd en de bedragen met btw.

Voor kleine bedragen bestaat er een vereenvoudigde factuur met minder verplichte gegevens. Die wordt in de praktijk vooral gebruikt in de detailhandel en horeca, waar een kassabon volstaat.

Lever je een dienst aan huis, dan zijn er soms extra regels rond het verlaagde btw-tarief, bijvoorbeeld bij bepaalde werkzaamheden aan woningen. Controleer dat per situatie.

Particuliere klanten hebben meer bescherming. Bij een overeenkomst op afstand of buiten een verkoopruimte geldt vaak een bedenktijd van veertien dagen, waarbinnen je klant kan annuleren.

Bij te late betaling gelden strengere regels voor incassokosten: je moet een veertiendagenbrief sturen waarin je het bedrag aan incassokosten expliciet noemt, en de wettelijke staffel is dwingend.

Ook je algemene voorwaarden worden strenger getoetst. Bedingen die richting consumenten onredelijk bezwarend zijn, zijn vernietigbaar, en de wet kent daar concrete lijsten voor.

In Factabel stel je per klant in of je met prijzen inclusief of exclusief btw werkt, zodat een particuliere klant het eindbedrag ziet en een zakelijke klant het bedrag exclusief.

De btw-uitsplitsing komt in beide gevallen op de factuur, zodat navolgbaar blijft hoe het totaal is opgebouwd.