Factuur aan een particulier: wat is anders?
Factureren aan een consument verschilt op een paar punten van een zakelijke factuur: de btw zit in de prijs, je hebt geen btw-nummer van je klant nodig, en de eisen zijn soms iets soepeler. In deze gids lees je precies waarin het verschilt, met een rekenvoorbeeld en wat je het beste op een consumentenfactuur zet.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Bij een factuur aan een particulier reken je gewoon btw, maar je communiceert je prijs meestal inclusief btw, want dat is wat de consument betaalt en hij kan de btw niet terugvragen. Je hebt geen btw-nummer van je klant nodig en je verlegt niets. Voor consumentenfacturen zijn de eisen iets soepeler dan voor zakelijke facturen, maar een volledige, nette factuur met je eigen gegevens, de gegevens van je klant en de btw apart vermeld werkt het prettigst.
Je rekent gewoon btw — maar inclusief
Een particulier kan geen btw terugvragen, dus voor de consument telt het totaalbedrag inclusief btw. Je rekent gewoon het geldende tarief (meestal 21%, soms 9%), maar je communiceert je prijs het liefst inclusief btw, zodat je klant precies weet wat hij betaalt.
Een voorbeeld. Je vraagt een particulier € 605 inclusief btw voor een klus met 21% btw. Op de factuur splits je dat uit: € 500 exclusief btw, € 105 btw, € 605 totaal. Zo is voor jou en de Belastingdienst duidelijk hoeveel btw je moet afdragen.
Welke gegevens je nodig hebt
Je hebt geen btw-nummer van een particulier nodig, en je verlegt niets. Op de factuur zet je:
- Je eigen gegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-id
- De naam en het adres van je klant
- Een uniek factuurnummer en de factuur- en leverdatum
- Een omschrijving van wat je leverde
- Het bedrag, met de btw apart vermeld, en het totaal inclusief btw
- Je IBAN en een betaaltermijn
Wanneer een kassabon of vereenvoudigde factuur volstaat
Niet elke verkoop aan een particulier vraagt om een volledige factuur. Bij kleine bedragen (een totaal tot € 100 inclusief btw) mag een vereenvoudigde factuur of een kassabon met minder gegevens. Je klant kan altijd om een gewone factuur vragen; lever die dan gewoon. In de praktijk is een nette, volledige factuur maken nooit fout.
Een particulier in het buitenland
Lever je aan een particulier in een ander EU-land, dan reken je in beginsel gewoon Nederlandse btw. Komt je totale verkoop aan EU-particulieren samen boven € 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van je klant via de OSS-regeling. Voor een enkele losse verkoop speelt dat meestal niet.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel kies je of je prijzen inclusief of exclusief btw invoert, zodat een consumentenfactuur de juiste, inclusieve bedragen toont. De btw wordt netjes apart vermeld en telt automatisch mee voor je aangifte, of je nu aan een bedrijf of een particulier factureert.
Veelgestelde vragen
Ja, als je btw-ondernemer bent. Een particulier betaalt de prijs inclusief btw en kan die niet terugvragen. Je vermeldt de btw wel apart op de factuur.
Je hebt geen btw-nummer nodig. Naam en adres van je klant zijn wel gebruikelijk, samen met je eigen verplichte gegevens. Bij kleine bedragen mag een vereenvoudigde factuur.
Aan particulieren communiceer je meestal inclusief btw, omdat dat het bedrag is dat zij betalen. Op de factuur splits je de btw alsnog apart uit.
Bij kleine bedragen (tot € 100 inclusief btw) volstaat vaak een vereenvoudigde factuur of bon. Vraagt je klant om een volledige factuur, dan maak je die gewoon.