Reverse billing: je klant maakt jouw factuur

Normaal maak jij de factuur en stuurt die naar je klant. Bij reverse billing draait dat om: je opdrachtgever stelt de factuur op namens jou, op basis van wat er is geleverd.

Je komt het vooral tegen bij grote opdrachtgevers, bij uitzend- en detacheringsconstructies, bij platforms en in de bouw. De reden is administratief: de opdrachtgever weet precies welke uren zijn goedgekeurd en welke tarieven gelden, en kan zo zonder afstemming factureren.

Voor jou heeft het voordelen. Je hoeft niets te maken, de gegevens kloppen met wat er is goedgekeurd, en betaling volgt vaak sneller omdat de factuur al in het systeem zit.

Het nadeel is dat je afhankelijk wordt. Klopt er iets niet, dan zit de fout in een document dat jij niet hebt gemaakt maar waar wel jouw naam op staat.

Self-billing is toegestaan, maar er gelden voorwaarden en die zijn er niet voor niets.

Er moet een voorafgaande afspraak zijn tussen jou en je opdrachtgever dat hij namens jou factureert. Die afspraak leg je schriftelijk vast; in de praktijk staat het in het contract of de inkoopvoorwaarden.

Er moet een procedure zijn waarmee jij elke factuur kunt aanvaarden. Dat mag stilzwijgend: bijvoorbeeld dat je binnen een afgesproken termijn bezwaar kunt maken en dat de factuur anders als aanvaard geldt.

Op de factuur moet vermeld staan dat hij door de afnemer is uitgereikt. In het Nederlands "factuur uitgereikt door afnemer", in het Engels "self-billing".

En de factuur moet alle gewone verplichte factuurgegevens bevatten, inclusief jouw btw-identificatienummer en een nummer uit een reeks.

Dit is het punt dat het vaakst wordt onderschat. Het feit dat je opdrachtgever de factuur maakt, verplaatst de verantwoordelijkheid niet.

Staat er een verkeerd btw-tarief op, dan ben jij degene die de btw verkeerd heeft aangegeven. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is jouw factuur onvolledig. En klopt het bedrag niet, dan is het jouw omzet die verkeerd in de boeken staat.

Controleer daarom elke self-billing factuur alsof je hem zelf had gemaakt. Klopt het bedrag, het tarief, de periode en de omschrijving? Maak bezwaar binnen de afgesproken termijn als er iets niet deugt, want daarna geldt de factuur als aanvaard.

Neem de facturen ook op in je eigen administratie. Dat zijn jouw verkoopfacturen, ook al heb je ze niet gemaakt, en ze vallen onder je bewaarplicht.

Spreek af binnen welke termijn je bezwaar kunt maken. Een termijn van een paar dagen is krap als je de factuur pas ziet als hij al betaald is.

Spreek af hoe je de facturen ontvangt en waar je ze kunt terugvinden. Een portaal waar je zelf bij kunt is prettiger dan facturen die alleen per mail komen en die je moet archiveren.

Let op de nummering. Je opdrachtgever gebruikt zijn eigen reeks voor jouw facturen, en dat betekent dat je eigen nummering en die reeks naast elkaar bestaan. Zorg dat je administratie dat aankan en dat er geen verwarring ontstaat met je eigen facturen aan andere klanten.

Stopt de samenwerking, dan stopt de self-billing-afspraak ook. Controleer dat er daarna geen facturen meer namens jou worden opgemaakt.

Facturen die je opdrachtgever namens jou maakt, horen ook in jouw administratie. In Factabel voeg je ze toe als verkoopfactuur, zodat je omzet en je btw-aangifte compleet zijn en niet alleen bestaan uit wat je zelf hebt aangemaakt.

Werk je voor meerdere opdrachtgevers waarvan er één met self-billing werkt, dan zie je alsnog in één overzicht wat er in totaal is gefactureerd.