Wat is een creditnota en hoe maak je er een?
Een verstuurde factuur pas je niet zomaar aan. Een creditnota is de nette, fiscaal juiste manier om een fout, een retour of een korting achteraf te corrigeren. In deze gids lees je wanneer je crediteert, wat erop hoort, hoe je deels crediteert en hoe het precies doorwerkt in je btw — met rekenvoorbeeld.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Een creditnota is een negatieve factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt hem bij een fout, een retour of een afgesproken korting achteraf. De creditnota verwijst naar het nummer van de originele factuur, krijgt zelf een eigen uniek nummer in je doorlopende reeks, en corrigeert ook de btw: crediteer je een factuur met 21% btw, dan verlaagt de creditnota je verschuldigde btw met datzelfde bedrag. De oorspronkelijke factuur wijzig of verwijder je nooit.
Wat een creditnota is
Een creditnota (ook wel creditfactuur) is in feite een omgekeerde factuur: in plaats van een bedrag te vorderen, draai je een eerdere vordering terug. Je gebruikt het omdat een verzonden factuur een vastgelegd document is dat je niet meer mag aanpassen of verwijderen. Wil je iets rechtzetten, dan zet je daar een nieuw document tegenover: de creditnota.
Wanneer gebruik je een creditnota
Een creditnota is de oplossing zodra er na het versturen iets verandert aan een factuur. De meest voorkomende situaties:
- Je hebt een fout bedrag of een verkeerd btw-tarief gefactureerd
- De klant stuurt (een deel van) de levering retour
- Je geeft achteraf een korting, coulance of kwijtschelding
- De factuur ging naar de verkeerde klant of bevat een verkeerde omschrijving
- Een opdracht gaat (deels) niet door nadat je al had gefactureerd
Wat moet er op een creditnota staan
Een creditnota heeft dezelfde verplichte gegevens als een gewone factuur, maar dan met negatieve bedragen. Belangrijk is dat duidelijk is dat het om een creditnota gaat en naar welke factuur hij verwijst.
- De aanduiding "creditnota" (zodat het geen gewone factuur lijkt)
- Een eigen, uniek nummer binnen je doorlopende factuurreeks
- Een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur
- Je bedrijfsgegevens met KvK- en btw-id, en de gegevens van je klant
- De datum van de creditnota
- De (negatieve) bedragen per regel, met het btw-tarief en btw-bedrag
Helemaal of gedeeltelijk crediteren
Je hoeft niet altijd een hele factuur terug te draaien. Stuurt je klant maar een deel van een bestelling retour, dan maak je een creditnota voor alleen dat deel. Was alleen het btw-tarief fout, dan crediteer je de hele factuur en stuur je een nieuwe, juiste factuur.
Bij een fout in de prijs of het tarief is de schoonste route bijna altijd: crediteer de volledige foute factuur, en stuur daarna een nieuwe factuur met de juiste bedragen. Zo blijft het voor je klant en de Belastingdienst overzichtelijk.
Doorwerking in je btw — met voorbeeld
Een creditnota corrigeert niet alleen het bedrag, maar ook de btw. De btw op de creditnota telt mee in je btw-aangifte van het tijdvak waarin je de creditnota opmaakt; je hoeft de oude aangifte dus niet te herzien.
Een voorbeeld. Je factureerde € 1.000 exclusief btw met 21% btw (€ 210 btw, € 1.210 totaal). De klant stuurt de helft retour. Je maakt een creditnota van € 500 exclusief btw, met € 105 btw (€ 605 totaal, negatief). In je aangifte verlaagt die creditnota je omzet met € 500 en je verschuldigde btw met € 105.
Verschil met een correctiefactuur
In de praktijk hoor je soms "correctiefactuur". Dat is geen apart juridisch document: een fout corrigeren bestaat uit een creditnota (die de foute factuur terugdraait) en, als er alsnog gefactureerd moet worden, een nieuwe juiste factuur. De creditnota is dus het instrument; "corrigeren" is wat je ermee doet.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over de verwerking, raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel maak je een creditnota met één klik rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke factuur. De verwijzing naar de originele factuur, de negatieve bedragen en de btw-correctie staan automatisch goed, en de nummering blijft sluitend. Je kunt ook gedeeltelijk crediteren door alleen de geretourneerde regels mee te nemen. De originele factuur blijft ongewijzigd bewaard, zodat je administratie klopt.
Veelgestelde vragen
Nee. Een verzonden factuur is onderdeel van je administratie en moet onveranderd bewaard blijven. Corrigeren doe je met een creditnota, en zo nodig een nieuwe factuur, niet door de oude te wijzigen of te verwijderen.
Ja. Een creditnota krijgt een eigen uniek nummer binnen je doorlopende factuurreeks en verwijst naar het nummer van de factuur die hij corrigeert.
Ja. Stuurt je klant maar een deel retour of geef je korting op een deel, dan maak je een creditnota voor alleen dat deel, met de bijbehorende btw.
De creditnota draait de omzet en de btw van de oorspronkelijke factuur (deels) terug en telt mee in de aangifte van het tijdvak waarin je de creditnota opmaakt. De oude aangifte hoef je niet te herzien.
Een creditnota is het document dat een factuur terugdraait. "Correctiefactuur" is geen apart instrument: corrigeren doe je met een creditnota en, als nodig, een nieuwe juiste factuur.