Mag je een factuur maken zonder KvK?
Soms wil je iets factureren terwijl je (nog) niet bij de KvK staat: een eenmalig klusje, een verkoop, of een eerste opdracht voordat je je inschrijft. Of dat mag, hangt af van of je incidenteel of structureel onderneemt. In deze gids lees je wanneer een factuur zonder KvK kan, wat er dan op moet, en wanneer inschrijven juist slim is.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Voor een eenmalige of incidentele klus kun je een factuur maken zonder KvK-inschrijving: je laat het KvK-nummer weg, maar de overige verplichte gegevens (je naam en adres, de klantgegevens, een factuurnummer, de datum, een omschrijving en het bedrag) moeten er wél op. De inkomsten geef je op in je aangifte inkomstenbelasting, vaak als resultaat uit overige werkzaamheden. Onderneem je structureel met een winstoogmerk, dan ziet de Belastingdienst je als ondernemer en is inschrijving bij de KvK in de regel verplicht.
Incidenteel versus structureel
De kernvraag is of je structureel onderneemt of niet. Verkoop je eenmalig iets of doe je een los klusje, dan kun je daar een factuur voor maken zonder KvK-inschrijving. De inkomsten geef je op in je aangifte inkomstenbelasting, meestal als "resultaat uit overige werkzaamheden".
Doe je het regelmatig, met een winstoogmerk en deelname aan het economisch verkeer (je biedt je actief aan), dan ziet de Belastingdienst je als ondernemer. Dan ben je in de regel verplicht je in te schrijven bij de KvK, op kvk.nl, en kun je ook btw-ondernemer worden.
Twee verschillende vragen: KvK en btw
Belangrijk: "moet ik me inschrijven bij de KvK?" en "ben ik btw-ondernemer?" zijn twee aparte vragen. Voor de btw kun je al ondernemer zijn (en btw moeten rekenen) ook zonder dat het voor de inkomstenbelasting een onderneming is. De Belastingdienst beoordeelt het btw-ondernemerschap los van je KvK-inschrijving, op basis van of je zelfstandig en regelmatig prestaties tegen vergoeding levert.
Hobby of onderneming?
Verkoop je af en toe iets uit een hobby zonder echt winstoogmerk, dan is er vaak geen sprake van een onderneming en hoef je je niet in te schrijven. Zodra je het serieus en met regelmaat doet om geld te verdienen, kantelt dat. Twijfel je, gebruik dan de OndernemersCheck van de Belastingdienst of vraag het na.
Wat zet je op een factuur zonder KvK
Heb je geen KvK-nummer, dan laat je dat veld weg, maar de overige verplichte gegevens blijven nodig:
- Je naam en adres
- De naam en het adres van je klant
- Een uniek factuurnummer en de factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van wat je leverde
- Het bedrag
- Heb je geen btw-id (omdat je geen btw-ondernemer bent): geen btw, en vermeld dat er geen btw in rekening wordt gebracht
Wanneer schrijf je je beter wel in
Zodra het structureel wordt, levert inschrijven juist voordelen op: je kunt btw op je inkopen terugvragen, je komt mogelijk in aanmerking voor de ondernemersaftrek, en een KvK- en btw-nummer op je factuur oogt professioneler richting zakelijke klanten. Veel klanten verwachten bovendien een KvK-nummer voordat ze betalen.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je of je als ondernemer wordt gezien, vraag het dan na bij de KvK of de Belastingdienst.
Hoe Factabel helpt
Ben je eenmaal ingeschreven, dan staan je KvK- en btw-gegevens in Factabel automatisch goed op elke factuur, met de juiste btw per regel en een doorlopende nummering. Je vult het één keer in en hoeft er daarna niet meer aan te denken.
Veelgestelde vragen
Voor een incidentele klus kan dat. Je maakt een factuur zonder KvK-nummer en geeft de inkomsten op in je aangifte, vaak als resultaat uit overige werkzaamheden. Wordt het structureel, dan word je als ondernemer gezien en is inschrijving meestal verplicht.
Alleen als je btw-ondernemer bent. Of je dat bent, hangt af van je activiteiten, niet van je KvK-inschrijving. Ben je geen btw-ondernemer, dan reken je geen btw en vermeld je dat.
Zodra je structureel, met een winstoogmerk en zichtbaar voor anderen onderneemt. Een losse, incidentele verkoop kan zonder; regelmatig werk voor inkomen niet.