Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Een geldige factuur voldoet aan een aantal wettelijke eisen. Of je nu een kleine klus factureert of een groot project, de wet schrijft precies voor welke gegevens er op moeten staan. Ontbreekt één van de verplichte vermeldingen, dan kan je klant de factuur weigeren of niet aftrekken als btw. Deze checklist geeft je een compleet overzicht van alle verplichte factuurvermeldingen, inclusief bijzondere situaties.

± 7 min lezen

Kort antwoord

Op een geldige factuur moeten staan: je naam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, een uniek opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van de klant, een omschrijving van de dienst of levering, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw. Bij bijzondere regelingen gelden extra vermeldingen.

De basisvermeldingen: altijd verplicht

De Nederlandse wet (gebaseerd op de Europese btw-richtlijn) bepaalt exact welke gegevens op iedere factuur moeten staan. Deze basisvermeldingen zijn van toepassing op vrijwel elke factuur die je als btw-plichtige ondernemer uitreikt aan een andere ondernemer of rechtspersoon.

Controleer je factuur altijd aan de hand van deze lijst voordat je hem verstuurt. Een klant heeft het recht een factuur te weigeren of terug te sturen als verplichte gegevens ontbreken, en de Belastingdienst kan de btw-aftrek weigeren als de factuur niet compleet is.

Je volledige naam (of handelsnaam) en adres
Je KvK-nummer (inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel)
Je btw-identificatienummer (ook wel btw-nummer of OB-nummer, begint met NL)
Een uniek, opvolgend factuurnummer (zie uitleg hieronder)
De factuurdatum (datum waarop de factuur is opgesteld)
De naam en het adres van de klant (particulier of bedrijf)
Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
Het aantal of de hoeveelheid (bij producten: aantallen; bij diensten: uren of eenheden)
De datum van levering of de periode waarop de dienst betrekking heeft (als die afwijkt van de factuurdatum)
Het bedrag exclusief btw (per btw-tarief apart vermeld als je meerdere tarieven gebruikt)
Het toepasselijke btw-tarief (21%, 9% of 0%)
Het btw-bedrag in euro’s
Het totaalbedrag inclusief btw

Het factuurnummer: uniek en opvolgend

Het factuurnummer is een van de meest kritische factuurvermeldingen. De wet vereist dat het nummer uniek is en dat er een duidelijke volgorde in zit. Je mag zelf bepalen welk systeem je gebruikt — chronologisch per jaar (2026-001, 2026-002…), doorlopend over meerdere jaren, of met een prefix — zolang er geen hiaten zijn en elk nummer maar één keer voorkomt.

Een veelgemaakte fout is nummers overslaan (omdat je een factuur hebt geannuleerd) of nummers hergebruiken. Annuleer je een factuur, maak dan een creditnota op het originele factuurnummer en maak daarna een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

De Belastingdienst mag vragen om een aaneengesloten reeks factuurnummers te verantwoorden — als er gaten in zitten, moet je kunnen uitleggen waardoor dat komt.

Uniek: elk nummer mag maar één keer voorkomen in je hele administratie
Opvolgend: de nummers moeten in een logische, aaneengesloten reeks zitten
Zelf te bepalen formaat: jaar-volgnummer, doorlopend, of met prefix — mits consistent
Nooit een nummer overslaan: gebruik creditnota’s bij annulering

Bijzondere situaties: extra vermeldingen

Naast de standaard vermeldingen zijn er situaties waarbij je aanvullende tekst op de factuur moet zetten. Ontbreekt deze tekst, dan kan de factuur worden afgekeurd of kan er een fiscaal probleem ontstaan voor jou of je klant.

Btw verlegd (naar buitenlandse ondernemer of in de bouw): vermeld "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant. Je berekent zelf geen btw.
Kleineondernemersregeling (KOR): vermeld "factuur vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling". Je berekent geen btw en vermeldt geen btw-bedrag.
Intracommunautaire levering (IC-levering binnen de EU): vermeld "intracommunautaire levering" en het btw-nummer van de afnemer. Tarief is 0%, maar je bent wel verplicht een opgaaf ICP in te dienen.
Export buiten de EU: vermeld dat het gaat om export en dat het 0%-tarief van toepassing is. Bewaar bewijs van uitvoer.
Margeregeling (bij wederverkoop van gebruikte goederen): vermeld "margeregeling van toepassing" — je mag het btw-bedrag niet apart vermelden.
Factuur aan particulier (B2C): je btw-nummer mag je weglaten op een vereenvoudigde factuur bij bedragen onder €100 incl. btw.

Aanbevolen maar niet wettelijk verplicht

Naast de wettelijk verplichte vermeldingen zijn er gegevens die niet verplicht zijn maar wel sterk aanbevolen, omdat ze betalingsgeschillen voorkomen en je factuur professioneler laten ogen.

Je IBAN-rekeningnummer (voor bankoverschrijving)
Een betalingstermijn (bijv. "betaling binnen 14 dagen")
Je telefoonnummer en e-mailadres
Een referentienummer van de klant (ordernummer, projectnummer)
Eventuele betalingskortingen of toelagen (bijv. "2% korting bij betaling binnen 7 dagen")
Je website

Vereenvoudigde factuur: wanneer mag het?

Voor facturen tot €100 inclusief btw, of in specifieke sectoren (horeca, detailhandel, taxi), mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Op een vereenvoudigde factuur hoef je niet het volledige adres van de klant te vermelden, en ook het btw-nummer van de klant is niet vereist.

Een vereenvoudigde factuur moet wél bevatten: je naam en adres, factuurdatum, een omschrijving van de goederen of diensten, en het btw-bedrag of het btw-tarief.

Let op: als een zakelijke klant de btw wil aftrekken, hebben ze de voorkeur voor een volledige factuur — zelfs als je wettelijk een vereenvoudigde mag uitreiken.

Toegestaan bij bedrag ≤ €100 incl. btw of in specifieke sectoren
Vereist: naam + adres leverancier, factuurdatum, omschrijving, btw-tarief of btw-bedrag
Niet vereist: adres klant, btw-nummer klant, factuurnummer (aanbevolen wél)
Zakelijke klanten willen vaak toch een volledige factuur voor hun boekhouding

Hoe Factabel helpt met correcte facturen

Factabel vult alle verplichte velden automatisch in: je naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer worden ingesteld bij je profiel en verschijnen op elke factuur. Het factuurnummer wordt automatisch opvolgend aangemaakt, zodat je nooit een nummer overslaat of vergeet.

Selecteer je een btw-tarief, dan berekent Factabel het btw-bedrag en totaal automatisch. Bij bijzondere regelingen (btw verlegd, KOR) plaatst de app de juiste wettelijk vereiste tekst op de factuur. Zo stuur je altijd een factuur die voldoet aan de wettelijke eisen.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of raadpleeg een boekhouder voor persoonlijk advies.

Automatische factuurnummering: geen gaten, geen fouten
Verplichte velden vooraf ingevuld vanuit je bedrijfsprofiel
Btw-berekening automatisch per tarief
Juiste tekst bij btw verlegd, KOR en andere regelingen

Btw-identificatienummer: Het btw-nummer dat de Belastingdienst aan je onderneming heeft toegekend. Begint altijd met "NL" gevolgd door je BSN of rechtspersoonsnummer en eindigt op "B01" (of hoger). Verplicht op elke factuur. Lees meer
Factuurnummer: Een uniek, opvolgend nummer dat je zelf toekent aan elke factuur. Verplicht en mag niet worden hergebruikt of overgeslagen. Lees meer
Btw verlegd: Een regeling waarbij de btw-afdracht wordt verlegd naar de afnemer in plaats van de leverancier. Geldt bij diensten aan buitenlandse ondernemers en in bepaalde sectoren zoals de bouw. Lees meer
KOR: Kleineondernemersregeling: vrijstelling van btw voor ondernemers met een omzet onder een bepaalde drempel. Controleer de actuele grens op belastingdienst.nl. Lees meer
IC-levering: Intracommunautaire levering: levering van goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land. Belast met 0% btw, maar vereist aanvullende vermeldingen en een opgaaf ICP.
Margeregeling: Regeling voor wederverkopers van gebruikte goederen: btw wordt berekend over de marge (verschil tussen inkoop- en verkoopprijs) in plaats van over de volle verkoopprijs. Het btw-bedrag mag niet apart worden vermeld op de factuur.
Creditnota: Een negatieve factuur waarmee je een eerder uitgereikte factuur (deels) corrigeert of annuleert. Heeft een eigen uniek nummer en verwijst naar het originele factuurnummer.

Veelgestelde vragen

Ja, als je ingeschreven staat bij de KvK (wat als zzp’er vrijwel altijd het geval is) moet je KvK-nummer op elke factuur vermeld staan. Het KvK-nummer staat ook vermeld op je uittreksel bij kvk.nl.

Als je activiteiten volledig zijn vrijgesteld van btw (bijv. zorg, onderwijs, journalistiek in bepaalde gevallen) hoef je geen btw te berekenen en ook geen btw-nummer te vermelden. Controleer bij de Belastingdienst of jouw diensten inderdaad zijn vrijgesteld.

Ja, dat mag. Je moet dan wel het btw-bedrag omrekenen naar euro’s en die euro-bedragen ook op de factuur vermelden. Gebruik de wisselkoers van de Europese Centrale Bank op de factuurdatum.

Bij B2C-diensten ben je niet altijd verplicht een factuur uit te reiken (afhankelijk van de sector), maar het is wel aanbevolen. Bij bepaalde sectoren (bouw, telecom, elektronische diensten) ben je wél verplicht ook aan particulieren een factuur te verstrekken.

Minimaal 7 jaar. Dit geldt zowel voor facturen die je verstuurt als voor facturen die je ontvangt. Voor onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Factabel bewaart al je facturen digitaal, wat voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.

Stuur een creditnota op het originele factuurnummer en maak daarna een nieuwe, correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Verander nooit een al verstuurde factuur — dat is niet toegestaan en kan leiden tot problemen bij een belastingcontrole.