Btw-id en btw-nummer: wat is het verschil?

Als ondernemer voor de btw heb je twee nummers gekregen, en het verschil zit hem in waar je ze gebruikt.

Het btw-identificatienummer, meestal btw-id genoemd, is het nummer voor extern gebruik. Dat zet je op je facturen, je website, je offertes en je briefpapier. Klanten en leveranciers gebruiken het om te controleren of je btw-plichtig bent.

Het omzetbelastingnummer is voor intern gebruik richting de Belastingdienst. Je gebruikt het bij je aangifte en in je correspondentie met hen. Verder komt niemand het tegen.

Beide beginnen met NL en beide eindigen met een B en twee cijfers, dus ze zien er verwarrend veel hetzelfde uit. Het middendeel verschilt.

Tot 2020 hadden eenmanszaken maar één nummer, en dat bevatte het burgerservicenummer van de ondernemer. Dat stond dus op elke factuur en op elke website.

Dat is een privacyprobleem: je BSN is een gevoelig gegeven dat je niet publiek wilt hebben, onder meer vanwege identiteitsfraude. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft daar destijds op aangedrongen.

Sindsdien krijgen eenmanszaken een apart btw-identificatienummer dat willekeurig is samengesteld en dus niets over je BSN prijsgeeft. Het oude nummer bleef bestaan als omzetbelastingnummer voor het contact met de Belastingdienst.

Voor rechtspersonen zoals een bv speelt dit niet op dezelfde manier, omdat daar geen BSN in het nummer zat.

Op je factuur: je btw-id. Dat is een verplicht factuurgegeven. Zet daar nooit je omzetbelastingnummer, want dat kan bij een eenmanszaak je BSN bevatten.

Op je website: je btw-id, als onderdeel van de gegevens die je als ondernemer moet vermelden.

In je btw-aangifte en in brieven van of aan de Belastingdienst: je omzetbelastingnummer.

Bij een ICP-opgaaf of bij het verleggen van btw naar een buitenlandse klant: het btw-id van je klant, dat je vooraf controleert.

Vind je je nummers niet terug, dan staan ze in Mijn Belastingdienst Zakelijk en op de brief die je kreeg bij je registratie.

Het btw-id van een klant in een ander EU-land controleer je via VIES, het gratis systeem van de Europese Commissie op ec.europa.eu. Je vult land en nummer in en ziet of het geldig en actief is.

Doe dat vóórdat je btw verlegt, niet erna. Blijkt het nummer ongeldig en heb je al verlegd, dan kun jij de btw alsnog verschuldigd zijn.

Bewaar het bewijs van je controle. Een schermafdruk met datum volstaat; sommige systemen geven een raadpleegnummer dat je kunt vastleggen.

Een btw-nummer opzóeken bij een bedrijfsnaam kan niet. Het handelsregister geeft het niet, en bij eenmanszaken is het sinds 2020 willekeurig toegekend en dus niet af te leiden. Alleen de omgekeerde richting werkt: een nummer dat je hebt gekregen, controleren.

In Factabel leg je per klant het btw-nummer vast, en op je eigen facturen komt je btw-id automatisch op de plek waar het hoort.

Bij een buitenlandse zakelijke klant helpt de juiste btw-behandeling op de factuur, inclusief de verleggingsregeling waar die van toepassing is.