Een btw-nummer controleren (VIES)

Als je btw verlegt aan een ondernemer in een ander EU-land, doe je dat op basis van diens btw-identificatienummer. Verleggen mag alleen als je klant echt een btw-ondernemer is met een geldig nummer. Daarom is het belangrijk dat nummer vooraf te controleren.

Verleg je de btw op basis van een ongeldig of niet-bestaand nummer, dan kan de Belastingdienst stellen dat de verlegging onterecht was. Het gevolg kan zijn dat je alsnog Nederlandse btw moet afdragen over die levering. De controle vooraf beschermt je tegen die naheffing.

VIES staat voor VAT Information Exchange System: een gratis online systeem van de Europese Unie waarmee je btw-nummers van bedrijven in EU-landen kunt controleren. Je vindt het op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Je vult het land en het btw-nummer van je klant in, en VIES vertelt of het nummer geldig is.

VIES koppelt terug of het nummer op dat moment actief en geldig is. In sommige gevallen toont het ook de bijbehorende bedrijfsnaam en -gegevens. Het systeem is bedoeld voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU en is gratis te gebruiken, zonder account.

Een controle is pas waardevol als je kunt aantonen dat je hem hebt gedaan. Bewaar daarom een bewijs van elke VIES-controle: een schermafdruk, een uitdraai of een bevestigingsnummer met de datum. Zo kun je later tegenover de Belastingdienst onderbouwen dat je het btw-nummer hebt geverifieerd op het moment van de transactie.

Doe de controle op of rond de datum van de levering, niet pas maanden later. Een btw-nummer kan in de tussentijd zijn ingetrokken. Door op het juiste moment te controleren en het bewijs te bewaren, sta je sterk als er ooit vragen komen.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.

Geeft VIES aan dat het nummer ongeldig is, ga er dan niet zomaar van uit dat je toch mag verleggen. Een ongeldig nummer kan verschillende oorzaken hebben: een typefout, een net gestart of net beëindigd btw-nummer, of een klant die helemaal geen btw-ondernemer is.

De juiste stap is om het eerst bij je klant na te vragen. Vraag het volledige, juiste btw-nummer op en controleer opnieuw. Blijft het nummer ongeldig of blijkt je klant geen ondernemer, dan mag je de btw niet verleggen en reken je gewoon Nederlandse btw (of pas je de regels voor particulieren toe). Verleg nooit op een nummer dat je niet hebt kunnen verifiëren.

Bij het controleren van btw-nummers gaat het vooral mis door de controle over te slaan of het bewijs niet te bewaren.

In Factabel leg je het btw-nummer van je EU-klant vast bij de factuur, zodat het meteen op de verlegde factuur komt te staan. Daardoor heb je de nummers die je via VIES hebt gecontroleerd overzichtelijk per klant bij elkaar.

Omdat Factabel je verlegde EU-facturen en de bijbehorende btw-nummers bewaart, sluit je administratie aan op je ICP-opgaaf en je btw-aangifte per kwartaal. Zo houd je grip op met welke klanten je verlegd hebt gewerkt en op welke nummers. Het uitvoeren van de VIES-controle zelf doe je op de site van de EU; Factabel zorgt dat de vastgelegde nummers netjes op je facturen en in je administratie staan.