Een factuur kwijt of een kopie nodig?
Vraagt een klant om een kopie, of ben je zelf een factuur kwijt? Geen paniek, en zeker geen nieuwe factuur aanmaken. Een verstuurde factuur verstrek je gewoon opnieuw als kopie, met hetzelfde nummer. In deze gids lees je het verschil tussen een kopie en een duplicaat, waarom je nooit een nieuw nummer gebruikt, en hoe de bewaarplicht je hierbij helpt.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Vraagt je klant om een kopie of ben je een factuur kwijt, maak dan geen nieuwe factuur met een nieuw nummer aan: dat zou betekenen dat je dezelfde prestatie dubbel factureert en je nummerreeks verstoort. Je verstrekt in plaats daarvan een kopie van de bestaande factuur, met hetzelfde nummer en dezelfde gegevens, het liefst met de aanduiding "kopie" of "duplicaat". Omdat je verplicht bent je facturen zeven jaar te bewaren, staat het origineel altijd in je administratie en is een kopie zo gemaakt.
Een kopie, geen nieuwe factuur
Een kopie van een factuur is iets anders dan een nieuwe factuur. Je maakt geen nieuw nummer aan, want dan zou je dezelfde prestatie twee keer factureren en ontstaat er ruis in je administratie en je btw. Je verstrekt simpelweg dezelfde factuur opnieuw, met exact hetzelfde nummer, dezelfde datum en dezelfde bedragen.
Markeer hem als "kopie" of "duplicaat"
Zet op de tweede uitgifte duidelijk "kopie" of "duplicaat", zodat voor je klant (en bij een controle) helder is dat het niet om een tweede, losse factuur gaat. Een kopie en een duplicaat zijn in de praktijk hetzelfde: een herhaalde uitgifte van de oorspronkelijke factuur. De inhoud en het nummer blijven ongewijzigd.
Je klant is de factuur kwijt
Vraagt je klant om een nieuwe versie, bijvoorbeeld omdat de mail is kwijtgeraakt, dan zoek je de oorspronkelijke factuur op en stuur je die opnieuw als kopie. Voor de zekerheid stuur je hem naar het juiste e-mailadres en controleer je of de gegevens nog kloppen.
Jij bent de factuur kwijt
Ben je zelf een factuur kwijt, dan reconstrueer je hem uit je administratie. Omdat je je facturen zeven jaar moet bewaren (tien jaar voor onroerend goed), hoort het origineel er altijd te zijn, leesbaar en onveranderd. Gebruik je een factuurprogramma, dan staat elke verstuurde factuur netjes opgeslagen en is hij in een paar tellen terug te vinden.
Dit is algemene uitleg.
Hoe Factabel helpt
In Factabel blijft elke verstuurde factuur bewaard en terugvindbaar. Je downloadt of verstuurt de bestaande factuur opnieuw zonder een nieuw nummer aan te maken, zodat je nummerreeks sluitend blijft en je nooit per ongeluk dubbel factureert.
Veelgestelde vragen
Nee. Een kopie houdt hetzelfde factuurnummer en dezelfde gegevens. Een nieuw nummer zou betekenen dat je dubbel factureert en je reeks verstoort.
In de praktijk niets: beide zijn een herhaalde uitgifte van dezelfde factuur, met hetzelfde nummer. Je markeert hem als "kopie" of "duplicaat" zodat duidelijk is dat het geen tweede factuur is.
Reconstrueer hem uit je administratie. Door de bewaarplicht van zeven jaar hoort het origineel altijd terug te vinden; in een factuurprogramma staat alles opgeslagen.