Een factuur kwijt of een kopie nodig?

Vraagt je klant om een kopie, of ben je hem zelf kwijtgeraakt, dan verstrek je een duplicaat van dezelfde factuur: hetzelfde factuurnummer, dezelfde factuurdatum, dezelfde bedragen.

Wat je niet doet is een nieuwe factuur aanmaken met een nieuw nummer. Dan staan er twee facturen in je administratie voor één prestatie, en heb je formeel twee keer btw verschuldigd tot je er een crediteert. Die fout valt meestal pas bij een controle op.

Zet er desnoods "kopie" bij als je klant daarom vraagt, maar dat is geen vereiste. Een duplicaat is gewoon dezelfde factuur.

Ben je je hele administratie kwijt door een computerprobleem, dan is dat een groter verhaal: je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren en die verplichting vervalt niet door een defecte harde schijf.

Voor je btw-aftrek en je kostenaftrek heb je de factuur nodig. Een bankafschrift waaruit blijkt dat je hebt betaald is niet genoeg: dat toont de betaling, niet wat je hebt gekocht en welke btw erop zat.

De eerste route is simpel: vraag je leverancier om een duplicaat. De meeste partijen sturen dat zonder gedoe, en bij online diensten kun je facturen vaak zelf downloaden uit je account.

Lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat de leverancier niet meer bestaat, dan sta je zwakker. In de praktijk kan een combinatie van bewijs soms helpen, maar reken er niet op: de hoofdregel is dat je zonder factuur geen btw aftrekt.

Voor kleine bedragen bestaat er een lichter regime, maar ook daar moet er iets van een bon zijn. Contante uitgaven zonder enig bewijsstuk zijn het lastigst en zijn precies waar een controle op inzoomt.

Het gedoe rond zoekgeraakte facturen komt bijna altijd voort uit dezelfde oorzaak: bonnen die alleen in een mailbox of in een jaszak bestaan.

De praktische oplossing is dat elke inkoopfactuur direct in je administratie belandt in plaats van in je inbox. Of dat nu via een scan gaat, via een automatische koppeling met je mail, of doordat je ze wekelijks doorloopt, maakt minder uit dan dat het gebeurt.

Voor je eigen verkoopfacturen geldt hetzelfde: als ze in een programma staan in plaats van als losse pdf’s op je bureaublad, kun je ze niet kwijtraken en is een duplicaat een kwestie van opnieuw versturen.

De bewaarplicht is zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Digitaal bewaren mag, mits de facturen leesbaar blijven en niet aanpasbaar zijn.

Een klant mag een kopie van een factuur vragen en jij verstrekt die. Dat is normaal en er zit geen termijn aan; ook een factuur van drie jaar geleden verstrek je gewoon opnieuw.

Vraagt een klant om een factuur met een andere datum, een ander bedrag of op een andere naam, dan is dat iets anders. Een datum of bedrag aanpassen op een verstuurde factuur mag niet; dat corrigeer je met een creditnota en een nieuwe factuur.

Een factuur op een andere naam zetten omdat je klant hem zakelijk wil boeken terwijl hij privé heeft gekocht, is een verzoek waar je niet in mee moet gaan. Dat is geen administratieve correctie maar een onjuiste voorstelling van zaken, en jij zet je naam eronder.

Al je verstuurde facturen blijven bewaard in Factabel, dus een kopie is een kwestie van opnieuw downloaden of versturen. Het nummer en de datum blijven daarbij ongewijzigd, dus er ontstaat geen dubbele factuur.

Inkomende bonnen en inkoopfacturen leest Bonnie automatisch uit je mail of upload, zodat ze in je administratie staan in plaats van in je inbox.