Hoe scan en bewaar je bonnen als zzp’er?

De Belastingdienst verplicht elke ondernemer om de volledige administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle bonnetjes, facturen, bankafschriften, contracten en andere documenten die betrekking hebben op je onderneming. Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed (zoals een koopakte of verbouwingsfacturen) geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Na het verstrijken van de bewaartermijn mag je de documenten vernietigen — maar zolang de termijn loopt, ben je verplicht ze beschikbaar te houden voor eventuele controle door de Belastingdienst. Een boete voor het niet naleven van de bewaarplicht kan oplopen tot duizenden euro's.

De bewaartermijn begint te lopen aan het begin van het jaar na het jaar waarop de administratie betrekking heeft. Een bon van 15 maart 2024 moet dus bewaard worden tot en met 31 december 2031.

Ja. De Belastingdienst staat digitale bewaring toe, mits aan enkele voorwaarden is voldaan. De digitale kopie moet de originele informatie volledig weergeven (leesbaar en correct). De bestanden moeten gedurende de gehele bewaartermijn toegankelijk zijn, ook als je van software wisselt. En de digitale opslag mag niet zodanig zijn dat bestanden achteraf ongemerkt kunnen worden gewijzigd.

In de praktijk voldoet het maken van een PDF-scan of een duidelijke foto met je smartphone aan die eisen, mits de tekst leesbaar is. Sla de bestanden op in een veilige cloudopslag (Google Drive, Dropbox, iCloud) met een regelmatige back-up. Vermijd het opslaan van alleen lokale kopieën op één apparaat: als dat stuk gaat, ben je de bestanden kwijt.

Papieren bonnetjes van thermisch papier (kassabonnen) vervagen na verloop van tijd, soms al binnen een jaar. Een digitale scan is dan het enige bruikbare bewijs. Maak die scan dus meteen — niet pas als je de bon wilt verwerken.

Een geldige inkoopfactuur of ontvangen bon moet de volgende informatie bevatten om als btw-aftrek te kwalificeren:

De meest effectieve werkwijze is bonnetjes direct na ontvangst digitaliseren. Pak je telefoon, maak een foto of scan en sla het bestand op. Gooi het papieren bonnetje pas weg nadat je hebt gecontroleerd dat de digitale kopie leesbaar is.

Gebruik een vaste mapstructuur om digitale bonnetjes te bewaren: per jaar een map, daarbinnen per maand of per leverancier. Zo vind je een bon altijd terug. Of gebruik een bonnetjesapp of boekhoudprogramma dat de digitalisering automatiseert.

Plan een vaste verwerkingsdag per week: verwerk alle bonnetjes van die week in één keer in je administratie. Zo houdt je stapels klein en loop je nooit achter.

De klassieke fout: bonnetjes bewaren in een schoenendoos zonder te digitaliseren. Thermisch papier vervaagt, bonnetjes raken zoek en bij een controle kun je de kosten niet onderbouwen. Dan is de aftrek verloren.

Een andere fout is te late verwerking: bonnetjes liggen weken weg te komen en worden dan in bulk verwerkt. Hierdoor vergeet je de context (waarvoor was dit ook alweer?) en maak je meer fouten bij het boeken.

Tot slot bewaren sommige ondernemers uitsluitend lokale kopieën op één apparaat, zonder back-up. Bij verlies of diefstal van het apparaat is alles weg — en de bewaartermijn loopt gewoon door.

Bonnie is de bonnetjesscanner van Factabel: maak een foto van je bon en Bonnie leest automatisch de leverancier, het bedrag, de datum en het btw-bedrag in. Je hoeft niets over te typen. De bon wordt direct aan de juiste kostenpost gekoppeld en digitaal bewaard in je administratie.

Alle bonnetjes zijn via Factabel altijd terug te vinden, gesorteerd per datum en per categorie. Zo voldoe je moeiteloos aan de bewaarplicht en heb je bij een eventuele belastingcontrole alles bij de hand.