Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De bewaarplicht geldt voor je hele administratie, niet alleen je facturen. In deze gids lees je precies hoe lang je wat moet bewaren, wanneer de termijn ingaat, wat er allemaal onder valt, of je papieren bonnen mag scannen en weggooien, en wat digitaal bewaren betekent.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt voor je hele administratie: verstuurde en ontvangen facturen, bankafschriften, contracten, je urenregistratie, je agenda voor zover zakelijk, en je grootboek en aangiftes. De termijn gaat in na afloop van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben, dus stukken uit 2026 bewaar je tot eind 2033. Voor gegevens over onroerend goed geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, en je mag papieren bonnen scannen en daarna weggooien, zolang de scan leesbaar en onveranderd blijft.
Zeven jaar, en wanneer de termijn ingaat
De basisregel is simpel: je bewaart je administratie zeven jaar. Belangrijk is wanneer die termijn ingaat: na afloop van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Gegevens uit 2026 bewaar je dus tot en met eind 2033. Het gaat niet alleen om je facturen, maar om alles wat met je onderneming te maken heeft.
- Verstuurde en ontvangen facturen
- Bankafschriften en betaalbewijzen
- Bonnen en kasstukken
- Contracten, offertes en opdrachtbevestigingen
- Je urenregistratie en kilometeradministratie
- Je grootboek, balansen en de btw- en inkomstenbelastingaangiftes
- Zakelijke correspondentie en je agenda voor zover zakelijk relevant
Tien jaar voor onroerend goed
Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. Dat hangt samen met de btw-herzieningsregels voor onroerend goed. Heb je daarmee te maken, houd die termijn dan apart aan.
Papieren bonnen scannen en weggooien
Je hoeft niets op papier te bewaren. Je mag papieren bonnen en facturen scannen of fotograferen en daarna het papier weggooien, mits je de digitale versie zeven jaar leesbaar en onveranderd bewaart, inclusief de echtheidskenmerken. Een nette scan van een kassabon volstaat dus; je hoeft geen schoenendoos vol vervagende bonnetjes te bewaren.
Digitaal bewaren: de voorwaarden
Digitaal bewaren mag, zolang de bestanden leesbaar en onveranderd blijven en je ze op verzoek van de Belastingdienst kunt tonen. Bewaar gegevens die je digitaal ontving (zoals een pdf-factuur) ook digitaal; print ze niet uit als enige versie. Een digitaal archief is bovendien makkelijker doorzoekbaar dan een ordner.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Wil je iets korter bewaren, dan kun je daarover soms afspraken maken met de Belastingdienst.
Hoe Factabel hierbij past
Je facturen, offertes en de bonnen die Bonnie inleest, staan in Factabel netjes gearchiveerd en terugvindbaar, in hun oorspronkelijke vorm. Zo voldoe je automatisch aan de bewaarplicht, zonder een laatje vol papier en zonder dat je zelf een archief hoeft bij te houden.
Veelgestelde vragen
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. De termijn gaat in na afloop van het jaar waarop ze betrekking hebben. Voor gegevens over onroerend goed is het tien jaar.
Ja, mits je de scan zeven jaar leesbaar en onveranderd bewaart. Een nette foto of scan van een bon volstaat; het papier mag daarna weg.
Ja. Digitaal bewaren mag, zolang alles leesbaar en onveranderd blijft en je het op verzoek van de Belastingdienst kunt tonen. Gegevens die je digitaal ontving, bewaar je ook digitaal.