Hoe lang moet je je administratie bewaren?

De hoofdregel is zeven jaar. Die termijn begint niet op de datum van het document maar vanaf het einde van het boekjaar waarop het betrekking heeft. Een factuur uit maart 2026 hoort dus bij boekjaar 2026 en moet bewaard blijven tot eind 2033.

Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar, in verband met de herzieningstermijn voor de btw. Dat speelt bijvoorbeeld als je een pand koopt of verbouwt.

Er zijn onderdelen die je in de praktijk langer bewaart omdat ze langer relevant blijven: contracten die nog lopen, gegevens over bedrijfsmiddelen waarop je nog afschrijft, en stukken die bij een lopend geschil horen.

Verkoop of beëindig je je onderneming, dan blijft de bewaarplicht op jou rusten. Uitschrijven bij de KVK doet daar niets aan af.

Veel zzp’ers denken bij administratie aan facturen en bonnetjes. De bewaarplicht is breder: alles wat van belang is voor de belastingheffing hoort erbij.

Dat betekent ook je offertes en opdrachtbevestigingen, je correspondentie met klanten over afspraken, je urenregistratie, je bankafschriften, je contracten, je kilometeradministratie en de exports uit je boekhoudprogramma.

Digitale communicatie telt mee. Een mailwisseling waarin een prijs is afgesproken of meerwerk is goedgekeurd hoort bij je administratie, ook al staat het niet in je boekhouding.

Wat je niet hoeft te bewaren zijn kladversies en tussenberekeningen, zolang de definitieve stukken er zijn en de weg ernaartoe navolgbaar is.

Papieren stukken scannen en het origineel weggooien mag, mits de scan alle gegevens bevat en de echtheid gewaarborgd is. In de praktijk betekent dat: een volledige, leesbare scan waarvan je niet ongemerkt iets kunt wijzigen.

Een factuur die je digitaal ontvangt bewaar je digitaal. Die uitprinten en de digitale versie weggooien is juist de verkeerde volgorde, want dan verlies je gegevens die in het bestand zaten.

De stukken moeten zeven jaar lang toegankelijk en leesbaar blijven. Dat is een reëel aandachtspunt: een bestandsformaat of een dienst die over vijf jaar niet meer bestaat, is een probleem dat je nu al kunt voorkomen door in gangbare formaten te bewaren en een eigen kopie te hebben.

Bewaar je in de cloud, dan blijft de verantwoordelijkheid bij jou. Een leverancier die ermee stopt of je account sluit ontslaat je niet van de bewaarplicht.

Bij een controle moet je je administratie kunnen tonen. Ontbreken er stukken, dan kan de Belastingdienst je aftrek corrigeren: zonder factuur geen btw-aftrek, en zonder onderbouwing geen kostenaftrek.

In ernstiger gevallen kan de bewijslast worden omgekeerd. Dan moet jij aantonen dat een aanslag onjuist is, in plaats van dat de inspecteur aantoont dat hij juist is. Dat is een aanzienlijk lastigere positie.

De praktische les is dat het niet gaat om het bewaren zelf maar om het terugvinden. Een schoenendoos met zeven jaar bonnen voldoet formeel maar helpt je bij een controle niet.

Je verstuurde facturen, offertes en de bijbehorende gegevens blijven bewaard in Factabel, gekoppeld aan de klant en de opdracht waar ze bij horen. Terugvinden gaat dan via zoeken in plaats van via graven.

Inkomende bonnen en inkoopfacturen leest Bonnie uit je mail of upload en zet ze bij de bijbehorende transactie. Dat deel van je administratie blijft anders in je mailbox hangen.