Een betalingsherinnering of aanmaning sturen: hoe en wanneer?
Als een factuur niet op tijd betaald wordt, bouw je het netjes op: eerst een herinnering, dan een aanmaning. Zo pak je het aan.
± 4 min lezen
Kort antwoord
Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan stuur je eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning met een laatste termijn. Bij zakelijke klanten mag je daarna rente en incassokosten in rekening brengen. Bij particuliere klanten moet je eerst een laatste aanmaning sturen, de zogeheten 14-dagenbrief, waarin je de incassokosten aankondigt voordat je die mag rekenen.
Begin met een vriendelijke herinnering
Een gemiste betaling is vaak gewoon vergeten. Stuur daarom eerst een vriendelijke betalingsherinnering kort na het verstrijken van de termijn. Verwijs naar de factuur, noem het openstaande bedrag en een nieuwe, korte termijn. Vaak is dat al genoeg.
Daarna een aanmaning
Blijft het stil, dan stuur je een aanmaning: steviger van toon, met een duidelijke laatste termijn en de aankondiging van vervolgstappen. Houd het zakelijk en feitelijk; je wilt betaald worden, niet de relatie verbranden.
Let op het verschil tussen zakelijk en particulier
Bij zakelijke klanten mag je na het verstrijken van de termijn rente (de wettelijke handelsrente) en incassokosten in rekening brengen. Bij particuliere klanten gelden strengere regels: je moet eerst een laatste aanmaning sturen, de 14-dagenbrief, waarin je de incassokosten aankondigt. Pas daarna mag je die kosten rekenen.
Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Bij hardnekkige wanbetaling kun je een incassobureau of jurist inschakelen.
Hoe Factabel helpt
In Factabel zie je precies welke facturen openstaan en hoe lang. Je stuurt met een paar klikken een herinnering of aanmaning, zodat je het netjes opbouwt zonder elke keer een mail uit te typen.
Veelgestelde vragen
Meestal eerst één vriendelijke herinnering, en als die niets oplevert een aanmaning met een laatste termijn. Daarna kun je vervolgstappen aankondigen, zoals rente, incassokosten of een incassobureau.
Een laatste aanmaning aan een particuliere klant waarin je een termijn van 14 dagen geeft en de incassokosten aankondigt. Pas nadat die termijn is verstreken, mag je bij particulieren incassokosten rekenen.
Bij zakelijke klanten mag je na de termijn rente en incassokosten rekenen. Bij particulieren moet je eerst de 14-dagenbrief sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen.