Betalingsherinnering of aanmaning: wat is het verschil?

Een betalingsherinnering gaat ervan uit dat je klant het is vergeten. Dat is in de meeste gevallen ook zo: facturen raken zoek in inboxen, iemand is op vakantie, of de betaling stond klaar en is nooit goedgekeurd. De toon is vriendelijk en er staan geen gevolgen in.

Een aanmaning gaat ervan uit dat er iets aan de hand is. Je stelt een laatste termijn, je noemt wat er gebeurt als die verstrijkt, en je zet je klant daarmee formeel in gebreke.

Dat laatste is niet alleen een toonverschil maar een juridisch verschil. Zonder ingebrekestelling heb je in beginsel geen recht op incassokosten en soms ook niet op rente. De aanmaning is dus de brief die telt.

Stap één, een paar dagen na het verstrijken van je betaaltermijn: een korte herinnering per mail. Kort, vriendelijk, met de factuur er nog een keer bij. Meer dan de helft van de te late betalingen is hier al opgelost.

Stap twee, ongeveer een week later: bellen. Dit is de stap die de meeste zzp’ers overslaan en die het meeste oplevert. Je hoort meteen wat er speelt, en een mens aan de telefoon is lastiger te negeren dan een mail.

Stap drie: de aanmaning. Schriftelijk, met een laatste termijn en de aankondiging van rente en incassokosten. Bij een consument is dit de veertiendagenbrief, met eigen eisen.

Stap vier: incassobureau of deurwaarder. Pas hier, en niet eerder, want vanaf dit moment loopt de relatie met je klant vrijwel zeker af.

Is je klant een particulier, dan gelden er extra eisen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Je moet een brief sturen waarin je een termijn van veertien dagen geeft, en die termijn begint te lopen op de dag na ontvangst.

In die brief moet je ook het bedrag aan incassokosten noemen dat je gaat rekenen als er niet betaald wordt. Vermeld je dat niet, dan mag je die kosten later niet alsnog opvoeren.

Reken het bedrag uit volgens de wettelijke staffel; die is dwingend en je mag er bij consumenten niet van afwijken. Bij een consument mag je de kosten bovendien verhogen met btw als je die zelf niet kunt verrekenen.

De veertien dagen zijn een minimum. Een brief die dertien dagen geeft of die de termijn per verzenddatum laat lopen, voldoet niet, en dan kun je de incassokosten kwijt zijn.

Bij een zakelijke klant is de veertiendagenbrief niet verplicht. Je mag afwijkende termijnen en hogere incassokosten afspreken in je algemene voorwaarden, mits die van toepassing zijn.

Wel heb je in beginsel een ingebrekestelling nodig: een schriftelijke aanmaning waarin je een redelijke laatste termijn stelt. Heb je in je voorwaarden of op je factuur een fatale betaaltermijn afgesproken, dan is je klant na het verstrijken daarvan soms van rechtswege in verzuim en is een aanmaning strikt genomen niet nodig.

Ook zonder die verplichting is het verstandig er een te sturen. Het bewijst dat je het netjes hebt geprobeerd, en dat weegt mee als het later tot een procedure komt.

Voor zakelijke klanten geldt bovendien de wettelijke handelsrente, die aanzienlijk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente.

De herinnering kan kort. Bijvoorbeeld: "Hoi Peter, factuur 2026-041 van 12 september staat nog open, de termijn is gisteren verstreken. Waarschijnlijk over het hoofd gezien; ik voeg hem nog een keer toe. Laat je weten of het gelukt is?"

De aanmaning is zakelijker en bevat vier vaste elementen: welke factuur het betreft, dat de termijn is verstreken, een laatste termijn met een concrete datum, en wat er gebeurt daarna, inclusief de bedragen aan rente en incassokosten.

Wat je in beide vermijdt: verontschuldigingen. "Sorry dat ik hier weer over begin" zwakt je positie af en suggereert dat je iets vraagt wat niet vanzelfsprekend is. Je vraagt om betaling van werk dat je hebt geleverd.

Factabel houdt bij welke facturen openstaan en hoe lang ze al over de termijn zijn, zodat je niet zelf hoeft te onthouden wie je wanneer moet aanschrijven.

Je stuurt de herinnering vanuit hetzelfde scherm als de factuur, met dezelfde gegevens erin. En een iDEAL-betaallink in de herinnering haalt de laatste drempel weg: betalen kan dan in de mail zelf.