Algemene voorwaarden opstellen voor je zzp-bedrijf

Algemene voorwaarden regelen de dingen die je niet in elke offerte opnieuw wilt afspreken: hoe lang je klant heeft om te betalen, wat er gebeurt als hij annuleert, waar je wel en niet voor aansprakelijk bent, en van wie het werk is als er niet betaald wordt.

Zonder voorwaarden geldt gewoon de wet, en die is op een aantal punten minder gunstig voor jou dan wat je zelf had kunnen afspreken. Je aansprakelijkheid is dan bijvoorbeeld niet beperkt tot het factuurbedrag, wat bij een fout in een groot project een reëel risico is.

Ze zijn niet verplicht. Voor iemand die kleine, kortlopende klussen doet voor particulieren is het vaak overdreven. Voor wie langlopende opdrachten doet, met deadlines en aansprakelijkheid, is het dat niet.

Houd het overzichtelijk. Voorwaarden van tien pagina’s worden niet gelezen en maken de kans groter dat een beding sneuvelt omdat het onredelijk bezwarend is.

De onderdelen hieronder komen in vrijwel elke set terug. Wat je er precies in zet hangt af van je vak: een fotograaf regelt auteursrecht en gebruiksrechten, een bouwer regelt meerwerk en oplevering.

Je voorwaarden gelden alleen als je klant er vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kennis van heeft kunnen nemen. Dat heet de informatieplicht, en het is precies waar het meestal misgaat.

Voorwaarden die pas op de achterkant van je factuur staan, gelden niet: de overeenkomst was toen al gesloten. Hetzelfde geldt voor een verwijzing in je e-mailhandtekening.

Wat wel werkt: meesturen als bijlage bij je offerte, of in je offerte verwijzen naar een directe link waar ze te vinden zijn. Bij een online bestelproces moet je klant ze kunnen opslaan of afdrukken voordat hij bevestigt.

Lukt het echt niet om ze vooraf te delen, dan moet je ze op verzoek onverwijld kosteloos toesturen. Dat is de uitzondering, niet de route die je wilt bewandelen.

Lever je aan particulieren, dan geldt er extra bescherming. De wet kent lijsten met bedingen die per definitie onredelijk bezwarend zijn en met bedingen die vermoed worden dat te zijn. Die eerste zijn zonder meer vernietigbaar.

Voorbeelden van wat niet mag richting consumenten: je aansprakelijkheid volledig uitsluiten, een onredelijk lange termijn bedingen om te leveren, of het recht van je klant om te ontbinden helemaal wegnemen.

Een beding dat sneuvelt maakt niet je hele voorwaarden ongeldig; alleen dat beding vervalt en de wet vult de plek op. Maar het is precies het beding waar je op rekende dat dan wegvalt.

Bij zakelijke klanten heb je meer ruimte, al blijft de norm gelden dat een beding niet onredelijk bezwarend mag zijn.

Modellen van brancheorganisaties zijn een goed startpunt en vaak gratis voor leden. Ze zijn geschreven voor jouw vak, wat betekent dat de dingen die voor jou spelen erin staan.

Een model klakkeloos overnemen heeft wel een risico: er staan bepalingen in die niet op jou van toepassing zijn, en dat maakt je voorwaarden minder geloofwaardig en soms onwerkbaar. Loop ze door en haal weg wat niet klopt.

Zit je in een vak met reële aansprakelijkheid, of werk je met grote opdrachtgevers die hun eigen inkoopvoorwaarden meesturen, dan is een jurist de investering waard. Zeker in dat laatste geval: bij tegenstrijdige voorwaarden geldt vaak de set die als eerste is genoemd, en dat detail kost mensen geld.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.

In Factabel neem je een verwijzing naar je voorwaarden op in je offerte- en factuursjabloon, zodat hij er altijd op staat en je er niet elke keer aan hoeft te denken.

Je offerte deel je als link die je klant online tekent. Dat maakt aantoonbaar wanneer hij akkoord ging, en dus dat je voorwaarden op dat moment beschikbaar waren.