Factureren aan een buitenlandse klant: de factuur
Een factuur naar het buitenland vraagt om een paar aanpassingen: de juiste btw-behandeling, de vermelding op de factuur, de taal en de valuta. Wat er precies geldt, hangt af van wie je klant is en in welk land die zit. In deze gids loop je alle vier de situaties langs, met wat je per geval op de factuur zet.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Bij een factuur naar het buitenland hangt de btw af van wie je klant is. Aan een ondernemer in de EU verleg je voor de meeste diensten de btw: je zet "btw verlegd" plus het (via VIES gecontroleerde) btw-nummer van je klant op de factuur en neemt de dienst op in je ICP-opgaaf. Aan een klant buiten de EU reken je vaak geen Nederlandse btw. Aan een particulier in de EU reken je in de regel gewoon btw, tenzij je boven de OSS-drempel van € 10.000 komt. De factuur mag in een andere taal en valuta, maar de btw reken je om naar euro.
Het hangt af van wie je klant is
Er is geen enkele "buitenlandregel": de btw-behandeling verschilt per type klant en per land. Hieronder lopen we de vier meest voorkomende situaties langs. De rode draad: bij ondernemers verschuift de btw vaak naar je klant of het buitenland, bij particulieren reken je meestal gewoon Nederlandse btw.
Ondernemer in de EU: btw verlegd
Voor de meeste diensten aan een ondernemer in een ander EU-land is de btw niet bij jou belast, maar bij je klant. Je verlegt de btw: je rekent geen Nederlandse btw, zet "btw verlegd" op de factuur, en vermeldt het btw-identificatienummer van je klant. Dat nummer controleer je vooraf gratis via VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies).
Diensten waarvoor je de btw binnen de EU verlegt, neem je bovendien op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf), naast je gewone btw-aangifte.
Klant buiten de EU
Lever je een dienst aan een ondernemer buiten de EU, dan reken je meestal geen Nederlandse btw; de dienst is in de regel daar belast. Exporteer je goederen naar buiten de EU, dan geldt het 0%-tarief, mits je kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten (met douane- en vervoersdocumenten). ICP-verplichtingen gelden hier niet.
Particulier in de EU: meestal gewoon btw
Verkoop je aan een particulier in een ander EU-land, dan reken je in beginsel gewoon Nederlandse btw. Pas als je totale verkopen aan particulieren in andere EU-landen samen boven € 10.000 per jaar komen, moet je de btw van het land van je klant rekenen. Dat regel je dan via de OSS-regeling, met één aangifte bij de Belastingdienst.
Taal en valuta
Je mag je factuur opstellen in een taal die je klant begrijpt, bijvoorbeeld Engels (invoice, VAT, VAT reverse-charged). Factureren in een vreemde valuta mag ook. Voor je btw-administratie reken je het btw-bedrag wel om naar euro, tegen een toegestane wisselkoers (zoals die van de Europese Centrale Bank) op het moment dat de btw verschuldigd wordt. Houd vast welke koers je gebruikte.
Veelgemaakte fouten
Bij buitenlandfacturen gaan een paar dingen vaak mis. Let hierop:
- Het btw-nummer van je EU-klant niet via VIES controleren
- "Btw verlegd" vergeten, of het btw-nummer van de klant niet vermelden
- De ICP-opgaaf vergeten bij EU-leveringen en verlegde diensten
- Bij export geen bewijs bewaren dat de goederen de EU verlieten
- De koers niet vastleggen bij factureren in vreemde valuta
Hoe Factabel helpt
In Factabel kies je per regel de btw-behandeling, inclusief "verlegd", en zet je de juiste vermelding automatisch op de factuur. Je factureert in je eigen taal en stijl, en houdt je buitenlandse omzet apart, zodat je btw-aangifte en eventuele ICP-opgaaf kloppen.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. De plaats-van-dienst- en btw-regels kennen uitzonderingen; controleer bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Aan ondernemers vaak niet (je verlegt de btw of past 0% toe), aan particulieren in de EU meestal wel, tenzij je boven de OSS-drempel komt. Het hangt af van het type klant en het land.
Je vermeldt "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant, en je rekent geen btw-bedrag. Controleer dat nummer vooraf via VIES.
Ja, bij goederenleveringen aan EU-ondernemers en bij diensten waarvoor je de btw binnen de EU verlegt. Die opgaaf doe je naast je gewone btw-aangifte.
Ja. Je stelt de factuur op in de vreemde valuta, maar voor je btw-administratie reken je het om naar euro tegen een toegestane wisselkoers op de juiste datum.