Een factuur in het Engels, met de juiste termen
Welke termen je gebruikt, wat er extra op moet bij een buitenlandse klant, en de vertaalfout die het vaakst voor verwarring zorgt.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Een factuur in het Engels mag; de taal is vrij zolang alle verplichte gegevens erop staan. De belangrijkste termen: invoice (factuur), invoice number, invoice date, due date, VAT (btw) en amount excluding VAT. Verleg je de btw naar een zakelijke klant in de EU, vermeld dan "VAT reverse-charged" plus het btw-nummer van je klant.
Mag een factuur in het Engels?
Ja. De Nederlandse regels stellen eisen aan wat er op een factuur staat, niet aan de taal. Een factuur in het Engels is dus gewoon geldig, ook richting de Belastingdienst.
Wel kan de Belastingdienst bij een controle om een vertaling vragen van facturen in een vreemde taal. In de praktijk speelt dat bij Engels zelden, maar bij minder gangbare talen wel.
Voor je eigen administratie is het handig om consequent te zijn: gebruik één taal per klant en wissel niet halverwege. Dat scheelt verwarring bij jou en bij je klant.
Werk je voor een Nederlandse klant die om een Engelse factuur vraagt, bijvoorbeeld omdat de administratie in het buitenland zit, dan is dat prima. De btw-behandeling verandert daar niet door.
De termen die je nodig hebt
Hieronder de vertalingen die het vaakst nodig zijn. Houd ze consequent aan; een factuur waarin de helft Nederlands is en de helft Engels leest slordig.
Let vooral op het onderscheid tussen "excluding VAT" en "including VAT". Bij zakelijke klanten noem je bedragen exclusief; bij particulieren inclusief, ook in het Engels.
- Factuur: invoice, een quotation is een offerte, geen factuur
- Factuurnummer: invoice number
- Factuurdatum: invoice date; leverdatum: date of supply of delivery date
- Vervaldatum: due date; betalingstermijn: payment term
- Btw: VAT; btw-nummer: VAT number of VAT identification number
- Bedrag exclusief btw: amount excluding VAT of net amount
- Bedrag inclusief btw: total including VAT of gross amount
- KVK-nummer: Chamber of Commerce number of company registration number
- Creditnota: credit note
Wat er extra op moet bij een buitenlandse klant
Verleg je de btw naar een zakelijke klant in een ander EU-land, dan moet je dat op de factuur vermelden. De gangbare formulering is "VAT reverse-charged" of "reverse charge". Ook moet het btw-identificatienummer van je klant op de factuur staan, naast dat van jou.
Controleer dat nummer vóór je verlegt, via VIES. Blijkt het ongeldig, dan kun jij de btw alsnog verschuldigd zijn.
Lever je aan een klant buiten de EU, dan geldt meestal het nultarief. Vermeld dat als "0% VAT" met een verwijzing naar de reden, bijvoorbeeld export.
Bij diensten aan particulieren in andere EU-landen kan de OSS-regeling spelen, en dan reken je het btw-tarief van het land van je klant. Dat is een andere situatie dan verlegging en vraagt een andere vermelding.
- Bij verlegging: "VAT reverse-charged" plus het btw-nummer van je klant
- Controleer dat nummer vooraf via VIES
- Buiten de EU: meestal 0% VAT, met de reden erbij
- Aan particulieren in de EU: mogelijk OSS, een andere route
De valkuil met bedragen en datums
Twee formaatverschillen zorgen voor de meeste verwarring bij internationale klanten.
Het eerste is de datumnotatie. 03-04-2026 is in Nederland 3 april en in de Verenigde Staten 4 maart. Schrijf de maand daarom uit: "3 April 2026" of gebruik het ISO-formaat 2026-04-03. Dat is één regel werk en voorkomt een betaling die een maand te laat komt.
Het tweede is de scheiding van duizendtallen en decimalen. In Nederland is 1.500,00 vijftienhonderd; in het Engels is 1,500.00 hetzelfde bedrag. Kies bewust en houd het consequent, en vermeld altijd de valuta erbij.
Factureer je in een andere valuta dan euro, dan gelden aparte regels voor de omrekening van de btw. Dat staat in een eigen gids uitgewerkt.
Hoe Factabel helpt
In Factabel stel je per klant de taal van de factuur in, zodat de vaste termen en de begeleidende e-mail meegaan in de juiste taal zonder dat je per factuur iets hoeft aan te passen.
De btw-behandeling volgt je klantgegevens, inclusief de vermelding bij verlegging, zodat die niet per ongeluk ontbreekt op een Engelstalige factuur.
Veelgestelde vragen
Ja. De regels stellen eisen aan de gegevens op je factuur, niet aan de taal. Bij een controle kan wel om een vertaling worden gevraagd, al speelt dat bij Engels zelden.
"VAT reverse-charged" of "reverse charge". Vermeld daarbij ook het btw-identificatienummer van je klant, naast dat van jou.
Schrijf de maand uit of gebruik het ISO-formaat, dus "3 April 2026" of 2026-04-03. De notatie 03-04-2026 wordt in verschillende landen verschillend gelezen.
Invoice. Let op dat een quotation een offerte is en geen factuur; die twee worden vaak verwisseld.
Vermeld het als "Chamber of Commerce number" of "company registration number", met het nummer erachter. Het nummer zelf blijft uiteraard hetzelfde.
Bronnen
Bronnen voor het laatst nagelopen op 20 augustus 2026. Wetgeving verandert; controleer bij twijfel de bron.