Factureren in een vreemde valuta

Bij klanten buiten de eurozone is factureren in hun valuta soms een wens en soms een eis. Het maakt jouw factuur voor hen vergelijkbaar met binnenlandse leveranciers en haalt het omrekenwerk bij hen weg.

Voor jou betekent het dat je een koersrisico loopt: tussen het moment van factureren en het moment van betalen kan de koers bewegen. Bij een betaaltermijn van dertig dagen en een volatiele valuta is dat geen theoretisch bedrag.

Vaak is de eenvoudigste oplossing de beste: factureer in euro en laat de omrekening bij je klant. Kan dat niet, dan gelden de regels hieronder.

Dit is de kernregel. Het bedrag van de factuur mag in een vreemde valuta staan, maar het btw-bedrag moet altijd ook in euro worden vermeld. Dat is een verplicht factuurgegeven.

In de praktijk zet je de bedragen dus dubbel neer: het totaal in de vreemde valuta, en het btw-bedrag in euro erbij. Veel ondernemers vermelden ook het totaal in euro, wat niet verplicht is maar wel prettig voor de administratie aan beide kanten.

Verleg je de btw naar een zakelijke klant of geldt het nultarief bij export buiten de EU, dan is er geen btw-bedrag om te vermelden. In dat geval speelt deze regel niet, maar moet de vermelding over verlegging of het nultarief er wel op staan.

Vermeld de gebruikte koers op de factuur. Dat is niet verplicht maar voorkomt discussie, en het maakt bij een controle navolgbaar hoe je aan het euro-bedrag komt.

Je rekent om tegen de koers op het moment waarop de btw verschuldigd wordt, wat in de praktijk het moment van de factuur is.

Voor de koersbron zijn er twee gangbare routes: de koers van de Europese Centrale Bank, of de laatste verkoopkoers op de valutamarkt. Welke je kiest maakt minder uit dan dat je hem consequent aanhoudt; wisselen per factuur is niet toegestaan.

Leg je keuze vast en houd hem vol. Bij een controle wordt gekeken of je systematisch bent geweest, niet of je de gunstigste koers hebt gepakt.

Werk je met een boekhoudprogramma dat automatisch koersen ophaalt, controleer dan welke bron dat gebruikt en of dat past bij wat je zelf hebt vastgelegd.

Tussen factureren en betalen beweegt de koers. Het verschil tussen het eurobedrag op je factuur en wat je uiteindelijk op je rekening ziet, is een koersresultaat: winst of verlies in je administratie.

Dat koersresultaat raakt je btw niet. De btw is bepaald op het moment van de factuur en verandert niet meer door een latere koersbeweging. Alleen je winst beweegt mee.

Wil je het risico beperken, dan zijn er drie praktische routes: een kortere betaaltermijn afspreken, een clausule opnemen dat bij een koersbeweging boven een bepaald percentage wordt herzien, of simpelweg in euro factureren.

Houd ook rekening met de kosten van je bank of betaaldienst bij het ontvangen en omwisselen van vreemde valuta. Die kunnen bij kleinere bedragen aanzienlijk zijn en zijn zakelijke kosten.

In Factabel stel je per factuur de valuta in en komt het btw-bedrag in euro op de factuur zoals het hoort, met de gebruikte koers erbij.

Je omzet blijft in je overzichten in euro zichtbaar, zodat je administratie in één munt blijft kloppen terwijl je klant de factuur in zijn eigen valuta krijgt.