Hoe boek je een inkoopfactuur uit het buitenland?
Google, Meta, Adobe, een leverancier uit Duitsland: op die facturen staat vaak geen btw, of juist buitenlandse btw. Wat je ermee doet hangt af van drie vragen, en als je die in de goede volgorde stelt is het daarna rechttoe rechtaan.
± 8 min lezen
Kort antwoord
Stel drie vragen, in deze volgorde: gaat het om een dienst of om goederen, komt de leverancier uit de EU of daarbuiten, en heeft hij jouw btw-identificatienummer gebruikt op de factuur? Het bedrag dat er aan btw op staat zegt namelijk weinig; de behandeling volgt uit wat je hebt gekocht en van wie. Bij diensten van een buitenlandse leverancier, zoals advertenties of software, is de btw meestal naar jou verlegd. Je berekent hem dan zelf over het factuurbedrag, geeft hem aan in rubriek 4b bij een EU-leverancier of 4a daarbuiten, én trekt datzelfde bedrag in dezelfde aangifte weer af als voorbelasting in rubriek 5b. Per saldo betaal je niets, en juist daarom slaan mensen het over. Dat is een fout: je leverancier meldt de levering aan jouw btw-nummer, en die opgaaf hoort aan te sluiten op de jouwe.
Begin bij deze drie vragen
De meeste verwarring ontstaat doordat mensen meteen naar het btw-bedrag op de factuur kijken. Dat bedrag zegt weinig; de behandeling volgt uit wat je hebt gekocht en van wie.
- Is het een dienst of zijn het goederen?
- Zit de leverancier binnen of buiten de EU?
- Heeft hij jouw btw-identificatienummer gebruikt op de factuur?
De beslismatrix
Onderstaande tabel dekt de gevallen waar een zzp’er in de praktijk tegenaan loopt. De rubrieknummers verwijzen naar je btw-aangifte.
| Wat je koopt | Waarvandaan | Btw | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Dienst (advertenties, software, advies) | EU | verlegd naar jou | 4b, en aftrek in 5b |
| Dienst | buiten de EU | verlegd naar jou | 4a, en aftrek in 5b |
| Goederen | EU | intracommunautaire verwerving | 4b, en aftrek in 5b |
| Goederen | buiten de EU | invoer-btw, meestal via de douane | 4a of via de verleggingsregeling |
| Wat dan ook, met Nederlandse btw erop | leverancier met NL-btw-nummer | gewone voorbelasting | alleen 5b |
Verlegde btw: waarom je iets aangeeft wat je niet betaalt
Bij verlegging staat er op de factuur geen btw, maar wel iets als "reverse charge" of "btw verlegd". Jij berekent dan zelf de Nederlandse btw over het bedrag en geeft die aan als verschuldigd. In dezelfde aangifte trek je datzelfde bedrag af als voorbelasting.
Per saldo betaal je dus niets, en juist daarom slaan mensen het over. Dat is een fout: de aangifte moet het bedrag wél laten zien, want de leverancier meldt de levering aan jouw btw-nummer bij zijn eigen belastingdienst. Ontbreekt het aan jouw kant, dan is er een verschil dat opvalt.
Ben je een kleine ondernemer die de btw niet volledig mag aftrekken, dan is het geen sluitpost meer maar echte kosten. Dan hoort de verlegde btw wél tot je uitgaven.
Vier facturen, uitgewerkt
Een advertentiefactuur van Google Ireland van € 200 zonder btw, met jouw btw-nummer erop: dienst uit de EU, verlegd. Je geeft € 42 aan in rubriek 4b en trekt diezelfde € 42 af in 5b. Je kosten zijn € 200.
Een jaarabonnement van Adobe uit Ierland van € 600: zelfde verhaal, € 126 in 4b en in 5b. Let op dat je factuur op je bedrijfsnaam met btw-nummer staat; zonder dat rekent Adobe je Ierse btw en die krijg je niet via je aangifte terug.
Een dienst van een leverancier uit de Verenigde Staten van € 350: buiten de EU, dus rubriek 4a. Verder identiek: € 73,50 aangeven en aftrekken.
Goederen uit Duitsland voor € 1.200 zonder btw, met jouw btw-nummer: intracommunautaire verwerving. € 252 in rubriek 4b en aftrekken in 5b. De leverancier neemt dit op in zijn eigen opgaaf, dus dit moet aansluiten.
Als er tóch buitenlandse btw op staat
Staat er Duitse, Ierse of Belgische btw op je factuur, dan kun je die niet via je Nederlandse aangifte terugvragen. Dat is de meestgemaakte fout: het bedrag in rubriek 5b zetten omdat het nu eenmaal btw is.
Meestal is de oorzaak dat de leverancier je btw-nummer niet had. Geef het alsnog door en vraag een gecorrigeerde factuur; bij grote aanbieders kan dat vaak in je accountinstellingen, met terugwerkende kracht voor het lopende jaar.
Lukt dat niet en gaat het om een fors bedrag, dan bestaat er een aparte teruggaafprocedure bij de belastingdienst van dat land. Voor kleine bedragen is dat zelden de moeite; boek het dan als kosten.
Vreemde valuta en de juiste datum
Staat er een bedrag in dollars of ponden, dan reken je om naar euro’s. Gebruik de koers van de factuurdatum en houd één methode aan voor het hele jaar: of de koers van de Europese Centrale Bank, of de koers die je bank rekende.
Noteer de gebruikte koers bij de boeking. Bij een controle is de vraag zelden welke koers je koos, maar wel of je consequent bent geweest.
Verwerken in Factabel
Upload de factuur bij je bonnen; Bonnie leest leverancier, datum en bedrag uit. Zet de btw-behandeling daarna zelf op verlegd, want dat is een keuze die uit de aard van de dienst volgt en niet uit wat er op papier staat.
Loopt de betaling via je zakelijke rekening, dan koppel je de transactie aan de inkoopfactuur zodat de bon en de betaling bij elkaar staan.
Veelgestelde vragen
Ja. Per saldo betaal je niets, maar het bedrag moet in je aangifte staan. Je leverancier meldt de levering aan jouw btw-nummer, en die opgaaf hoort aan te sluiten op de jouwe.
Die bedrijven factureren doorgaans vanuit Ierland, dus een dienst uit de EU: rubriek 4b, en dezelfde btw aftrekken in 5b.
Niet via je Nederlandse aangifte. Meestal komt het doordat je btw-nummer ontbreekt in je account. Vul het aan en vraag een gecorrigeerde factuur.
De verlegging geldt nog steeds, maar je mag de btw niet als voorbelasting aftrekken. Dan is het echte kosten en moet je hem wel afdragen.
4a gaat over leveringen en diensten van buiten de EU, 4b over die uit EU-landen. De behandeling is verder gelijk: aangeven en in 5b weer aftrekken.
De koers op de factuurdatum. Kies één bron, bijvoorbeeld de ECB of je eigen bank, en houd die het hele jaar aan.
Bronnen
- Belastingdienst: goederen en diensten afnemen uit andere EU-landen
- Belastingdienst: hoe werkt btw verleggen
Bronnen voor het laatst nagelopen op 27 augustus 2026. Wetgeving verandert; controleer bij twijfel de bron.