Mag ik software en online tools aftrekken als zzp’er?
SaaS-abonnementen, hosting, domeinnamen, plugins en andere digitale tools zijn voor veel zzp’ers dagelijkse bedrijfskosten. Het goede nieuws: software en tools die je voor je werk gebruikt zijn volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. In deze gids lees je wat er precies onder valt, hoe je de btw terugvraagt en hoe je het bijhoudt.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Ja, software en digitale tools die je voor je werk gebruikt zijn volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Denk aan SaaS-abonnementen, webhosting, domeinnamen, cloudopslag en plugins. De btw vraag je terug als voorbelasting. Gebruik je een tool ook privé, dan corrigeer je voor het privéaandeel.
Welke software en tools zijn aftrekbaar?
Software en digitale diensten die je voor je bedrijf gebruikt zijn zakelijke kosten en volledig aftrekbaar. Er is een breed scala aan wat hieronder valt.
Voorbeelden van aftrekbare software en tools: facturatie- en boekhoudtools (zoals Factabel), ontwerpsoftware (Adobe, Canva Pro), projectmanagement (Trello, Notion, Asana), videoconferencing (Zoom, Teams), cloudopslag (Dropbox, Google Drive), developer tools (GitHub, hosting), CMS en websitebeheer (WordPress-plugins, Webflow), marketingtools (Mailchimp, Buffer), en beveiligingssoftware.
Webhosting en domeinnamen zijn ook zakelijke kosten — het zijn de basisinfrastructuur van je online aanwezigheid als ondernemer.
- Boekhoud- en facturatiesoftware: aftrekbaar
- Ontwerp- en creatieve software: aftrekbaar
- Cloudopslag en back-uptools: aftrekbaar
- Webhosting en domeinnamen: aftrekbaar
- Projectmanagement- en communicatietools: aftrekbaar
- Beveiligingssoftware: aftrekbaar
Gemengd gebruik: zakelijk én privé
Gebruik je een tool ook privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Bij de meeste zakelijke tools is dit eenvoudig: een boekhoudtool, hostingpakket of CRM gebruik je uitsluitend zakelijk.
Bij een tool als cloudopslag (bijv. Dropbox) die je ook voor privéfoto’s gebruikt, maak je een inschatting van het zakelijke gebruik. Bij een aparte zakelijke account is het simpel: die is 100% zakelijk.
Btw terugvragen op software
Als je btw-plichtig bent, vraag je de btw op zakelijke softwarekosten terug als voorbelasting. De btw op buitenlandse abonnementen (bijv. van een Amerikaans bedrijf) werkt anders: vaak is er geen btw in rekening gebracht en moet je via de "verleggingsregeling" zelf btw aangeven en tegelijkertijd terugvragen (waardoor het per saldo nul is). Controleer dit bij je boekhouder of belastingdienst.nl.
Houd je facturen bij — ook de maandelijkse factuur-e-mails van je SaaS-aanbieders zijn geldige facturen. Bewaar ze minimaal 7 jaar.
Uitgewerkt rekenvoorbeeld
Stel: je hebt per maand de volgende softwarekosten (excl. btw): Factabel €15, webhosting €10, domeinnaam (jaarlijks €15, = €1,25/mnd), Canva Pro €13, Zoom €14. Totaal per maand: €53,25 excl. btw.
Btw (21%) over €53,25 = €11,18 per maand. Per kwartaal vraag je €33,54 terug als voorbelasting. Per jaar trek je 12 × €53,25 = €639 af als zakelijke kosten.
Controleer het actuele btw-tarief op belastingdienst.nl. Let op buitenlandse leveranciers: die brengen soms geen btw in rekening (dan gelden verleggingsregels).
Veelgemaakte fouten
Zzp’ers vergeten soms kleine maandelijkse abonnementen bij te houden. Tien kleine abonnementen van €10 per maand is €1.200 per jaar — dat loont de moeite om bij te houden.
Een andere fout is de btw niet terugvragen op software van buitenlandse aanbieders. De verleggingsregel is verwarrend, maar levert per saldo nul op als je het goed doet — raadpleeg je boekhouder.
Vergeet ook niet: éénmalige software-aankopen (een licentie) boven de investeringsgrens moet je afschrijven, niet direct aftrekken.
- Kleine abonnementen vergeten bij te houden
- Btw van buitenlandse aanbieders niet afhandelen via verleggingsregel
- Éénmalige licenties boven investeringsgrens vergeten af te schrijven
- Facturen van SaaS-tools niet bewaren
Hoe Factabel helpt
Factabel zelf is een aftrekbare zakelijke kost — je boekhoudsoftware is aftrekbaar als bedrijfskosten. In Factabel koppel je je bankrekening en zie je alle software-abonnementen automatisch in je transactieoverzicht.
Categoriseer je maandelijkse softwarekosten met één klik. De btw-aangifte voorbereiding in Factabel toont precies hoeveel voorbelasting je kunt terugvragen.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.
Veelgestelde vragen
Ja, als je het voor je werk als zzp’er gebruikt is het volledig aftrekbaar als zakelijke kost.
Via de verleggingsregel: je geeft de btw zelf aan in je btw-aangifte en trekt hem tegelijkertijd terug als voorbelasting. Raadpleeg belastingdienst.nl of een boekhouder.
Ja, webhosting en domeinnamen zijn zakelijke kosten en volledig aftrekbaar.
Ja, ook digitale facturen (e-mails van SaaS-aanbieders) zijn geldig. Bewaar ze minimaal 7 jaar.
Ja. Een éénmalige licentie boven de investeringsgrens moet je afschrijven. Een maandelijks of jaarlijks abonnement is direct aftrekbaar als bedrijfskost.