Een verzamelfactuur maken

Lever je regelmatig kleine hoeveelheden aan dezelfde klant, dan is elke levering apart factureren onhandig voor jullie allebei. Jij maakt tien facturen, je klant verwerkt er tien, en er staan tien betalingen op je afschrift.

Een verzamelfactuur bundelt die leveringen tot één factuur, meestal per maand. Dat scheelt administratie en het maakt je factuur voor je klant makkelijker te verwerken.

Het is vooral gebruikelijk bij doorlopende dienstverlening, terugkerende kleine opdrachten en bij klanten waar je op afroep werkt.

Er is één situatie waarin je het beter niet doet: als je cashflow krap is. Een maand bundelen betekent dat je de eerste levering een maand later factureert en dus nog eens de betaaltermijn daarbovenop wacht.

Een verzamelfactuur is een gewone factuur en moet dus alle verplichte factuurgegevens bevatten. Wat erbij komt is dat elke levering afzonderlijk herkenbaar moet zijn.

Zet daarom per regel de datum van levering en een omschrijving van wat je leverde. Niet één regel "diverse werkzaamheden september" met een totaalbedrag, maar een regel per levering of per opdracht.

Dat is niet alleen een formele eis. Het is ook wat je klant nodig heeft om de factuur intern goed te keuren, en wat jij nodig hebt als er over één van de regels discussie ontstaat.

Gelden er verschillende btw-tarieven binnen één verzamelfactuur, dan splits je die uit: per tarief het bedrag en de bijbehorende btw.

Dit is de valkuil. De wettelijke factureringstermijn voor zakelijke klanten is de vijftiende dag van de maand ná de levering, en die geldt ook bij bundelen.

Bundel je de leveringen van september en factureer je in november, dan ben je te laat voor alles wat in september is geleverd. In de praktijk betekent dit dat je een verzamelfactuur over een maand uiterlijk halverwege de volgende maand verstuurt.

Wil je over een langere periode bundelen, bijvoorbeeld per kwartaal, dan is dat lastig te verenigen met die termijn. Kan het niet anders, overleg dan met je boekhouder wat in jouw situatie werkbaar is.

Let ook op het btw-tijdvak: de factuurdatum bepaalt in welke aangifte de factuur valt. Bij bundelen over een maandgrens heen komt de btw dus in een ander tijdvak dan waarin je leverde.

Spreek met je klant af dat je met verzamelfacturen werkt en met welke frequentie. Dat lijkt een detail maar voorkomt dat er halverwege de maand naar een factuur wordt gevraagd die pas aan het eind komt.

Spreek ook af wat er in de bundel valt. Een grote opdracht tussen de kleine klussen door factureer je meestal beter apart, al was het maar omdat je er niet een maand op wilt wachten.

Houd tussentijds bij wat er geleverd is, in plaats van het aan het eind van de maand te reconstrueren. Dat reconstrueren is precies waar leveringen tussen vallen.

In Factabel zet je meerdere regels met eigen omschrijving en datum op één factuur, elk met het bijbehorende btw-tarief. De uitsplitsing per tarief rekent zichzelf uit.

Werk je met uren, dan registreer je die gedurende de maand per klant en zet je ze aan het eind om in factuurregels. Zo hoef je niets te reconstrueren.