Terugkerende facturen automatiseren
Stuur je elke maand of elk kwartaal dezelfde factuur naar dezelfde klant? Dan kun je dat automatiseren. In deze gids lees je voor wie terugkerende facturen handig zijn, hoe je een cadans instelt, wat je doet bij een prijswijziging of opzegging, en hoe btw en nummering automatisch goed mee blijven lopen.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Terugkerende facturen zijn vaste facturen die je periodiek stuurt, zoals een maandelijks abonnement, een retainer of een onderhoudscontract. In plaats van ze elke keer handmatig te maken, stel je ze één keer in met een cadans (bijvoorbeeld elke eerste van de maand of per kwartaal), waarna ze automatisch worden aangemaakt en, als je wilt, verstuurd. Dat scheelt werk en je vergeet nooit een factuur. Elke factuur krijgt automatisch een doorlopend nummer en de juiste btw, net als een handmatige factuur.
Voor wie het handig is
Heb je klanten met een vast, terugkerend bedrag, dan factureer je in feite elke periode hetzelfde. Dat handmatig doen is tijdrovend en foutgevoelig, en je vergeet zo een maand (en dus omzet). Veelvoorkomende gevallen:
- Een maandelijks abonnement of servicepakket
- Een retainer: een vast bedrag per maand voor doorlopende beschikbaarheid
- Een onderhoudscontract of hosting
- Een vaste maandelijkse vergoeding voor een langlopende opdracht
Een cadans instellen
Bij terugkerende facturen stel je de factuur één keer samen: de klant, de regels en bedragen, en de cadans (hoe vaak en wanneer). Je kiest meestal een startdatum, een interval (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks) en eventueel een einddatum. Daarna maakt het systeem op elk moment de factuur aan.
Automatisch versturen of eerst nakijken
Je kiest of een terugkerende factuur direct automatisch wordt verstuurd, of eerst als concept klaargezet zodat je hem even nakijkt. Bij een vast bedrag dat nooit verandert, is automatisch versturen prima. Wisselt het bedrag soms (bijvoorbeeld variabele uren erbij), dan is "eerst nakijken" veiliger.
Prijswijziging of opzegging
Verandert het bedrag, bijvoorbeeld bij een jaarlijkse prijsverhoging, dan pas je de terugkerende factuur aan vanaf de volgende cyclus; eerder verstuurde facturen laat je staan. Zegt je klant op, dan stop je de reeks op de afgesproken einddatum. Leg prijswijzigingen en opzegtermijnen vast in je afspraken, zodat er geen discussie ontstaat.
Dit is algemene uitleg.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel stel je een terugkerende factuur in met een eigen ritme, en de app maakt en verstuurt hem automatisch op het juiste moment, met een doorlopend nummer en de juiste btw. Je kiest per reeks of hij automatisch de deur uit gaat of eerst als concept klaarstaat, en je houdt grip via je overzicht, zonder er elke maand aan te hoeven denken.
Veelgestelde vragen
Ja. Met terugkerende facturen stel je een vaste factuur één keer in met een cadans, waarna die automatisch wordt aangemaakt en, als je dat kiest, verstuurd.
Ja. Elke automatisch aangemaakte factuur krijgt een doorlopend nummer en de juiste btw, net als een handmatige factuur.
Je past de terugkerende factuur aan vanaf de volgende cyclus. Eerder verstuurde facturen blijven ongewijzigd. Leg de wijziging en het moment vast in je afspraken met de klant.