Aanbetaling en termijnfacturen: hoe werkt het?

Bij een langlopende opdracht financier je zonder aanbetaling het hele project voor. Je maakt maanden kosten en uren, en pas na oplevering begint je betaaltermijn te lopen. Bij een project van drie maanden met dertig dagen betaaltermijn wacht je vier maanden op je geld.

Een aanbetaling haalt dat scheve begin eruit. Bij nieuwe klanten heeft het bovendien een tweede functie: het is een klein commitment dat laat zien dat de opdracht serieus is.

Termijnfacturen doen hetzelfde maar over de hele looptijd. Je koppelt ze aan fases of aan vaste momenten, zodat je gedurende het project betaald wordt in plaats van erna.

Bij grotere opdrachten is dit gebruikelijk en niemand kijkt ervan op. De weerstand die zzp’ers verwachten is er in de praktijk zelden, mits je het bij de offerte afspreekt en niet halverwege alsnog vraagt.

Zet in je offerte hoeveel de aanbetaling is, wanneer je hem factureert en waar de resterende termijnen aan gekoppeld zijn. Een derde bij aanvang, een derde bij een tussenoplevering en een derde bij afronding is een gangbare verdeling.

Koppel termijnen bij voorkeur aan zichtbare momenten en niet aan kalenderdata. "Bij oplevering van het ontwerp" is voor je klant navolgbaar; "op 1 november" voelt als een incassomoment los van je werk.

Spreek ook af wat er gebeurt als de opdracht tussentijds stopt. Behoud je de aanbetaling voor het werk dat je hebt gedaan, of verreken je naar rato? Dat is een gesprek van twee zinnen vooraf en een conflict achteraf.

Bij een aanbetaling hoort in beginsel gewoon een factuur, geen betaalverzoek. Zonder factuur kan je klant de btw niet verwerken.

Een aanbetalings- of termijnfactuur is een gewone factuur en de btw daarop geef je aan in het tijdvak waarin je hem uitreikt. Je hoeft dus niet te wachten tot het project klaar is.

Dat betekent ook dat je die btw moet kunnen afdragen voordat het werk af is. Reken daarop: van een aanbetaling van 3.630 euro is 630 euro btw die je bij de volgende aangifte kwijt bent.

Op de eindfactuur vermeld je het totale bedrag van de opdracht met de bijbehorende btw, en trek je de eerder gefactureerde bedragen inclusief btw eraf. Het restant is wat er nog te betalen is.

Vermeld op de eindfactuur de nummers en datums van de eerdere facturen. Zonder die verwijzing kan je klant, en later een controleur, niet zien dat er niet dubbel is gefactureerd.

De eerste is de eindfactuur voor het volledige bedrag sturen zonder de aanbetaling eraf te trekken. Je klant merkt het, maar het staat slordig en het kost je een correctie.

De tweede is een aanbetaling vragen zonder factuur, bijvoorbeeld via een betaalverzoek. Dan heeft je klant geen stuk voor zijn administratie en jij geen nette vastlegging.

De derde is de btw op de aanbetaling uitgeven. Het is verleidelijk om een aanbetaling als vroege omzet te zien, maar een vijfde ervan is niet van jou.

De vierde is termijnen koppelen aan data terwijl het project uitloopt. Dan factureer je een termijn voor werk dat nog niet is gedaan, en dat leidt tot precies de discussie die je met termijnen wilde voorkomen.

In Factabel maak je een aanbetalings- of termijnfactuur als gewone factuur, met een eigen nummer en de juiste btw. Op de eindfactuur zet je de eerdere bedragen als aftrekregel, met de verwijzing erbij.

Je ziet per klant welke facturen openstaan, dus of een termijn betaald is voordat je aan de volgende fase begint.