Referentie- en PO-nummers op je factuur

PO staat voor purchase order, inkooporder in het Nederlands. Grotere organisaties werken met een inkoopproces waarin eerst een order wordt aangemaakt en goedgekeurd, en pas daarna de factuur binnenkomt die daarbij hoort.

Het PO-nummer is de sleutel tussen die twee. Het systeem zoekt bij binnenkomst van je factuur de bijbehorende order op, kijkt of bedrag en omschrijving kloppen, en zet hem dan klaar voor betaling. Dat heet matchen.

Vind het systeem geen order bij jouw factuur, dan kan het niets. De factuur belandt in een uitzonderingenbak waar iemand handmatig naar moet kijken, en die iemand heeft dat meestal niet als eerste prioriteit.

Een referentie is hetzelfde idee maar losser: een projectnaam, een afdeling of de naam van je contactpersoon. Sommige organisaties werken daarmee in plaats van met een formeel PO-nummer.

Dit is het vervelendste aan het probleem. Bij een factuur zonder PO-nummer krijg je geen afwijzing en geen bericht. De factuur is ontvangen, dus vanuit het systeem is er niets aan de hand; hij staat alleen in een stapel die iemand nog moet uitzoeken.

Voor jou lijkt het daardoor op een gewone late betaling. Je stuurt een herinnering, die belandt in dezelfde stapel, en pas na weken bel je iemand die je vertelt dat er een nummer ontbreekt.

De les is dat je bij grotere organisaties niet moet wachten op stilte. Is de betaaltermijn verstreken en heb je geen bericht gehad, bel dan de crediteurenadministratie en vraag of je factuur is ingeboekt. Dat is een ander gesprek dan aanmanen, en het levert veel sneller iets op.

Het beste moment om naar een PO-nummer te vragen is voordat je aan het werk gaat. Niet alleen omdat je het dan hebt, maar omdat het bestaan ervan iets zegt: is er een goedgekeurde inkooporder, dan is er budget vrijgemaakt en is je opdracht intern geregeld.

Is er geen PO en werkt de organisatie er wel mee, dan is dat een waarschuwing. Je contactpersoon heeft de opdracht dan mogelijk gegeven zonder het interne proces te doorlopen, en dat wordt jouw probleem op het moment dat je factureert.

Vraag ernaar in dezelfde mail waarin je de opdracht bevestigt. Bijvoorbeeld: "Werken jullie met inkoopordernummers? Zo ja, dan hoor ik het nummer graag zodat ik het op de factuur kan zetten."

Vraag meteen ook naar het factuuradres of het facturatiemailadres. Bij grotere organisaties is dat vaak een centrale mailbox en niet je contactpersoon, en een factuur die alleen naar je contactpersoon gaat komt soms nooit in het systeem.

Bovenaan, bij je factuurgegevens, en duidelijk gelabeld. "PO-nummer: 4500123456" of "Referentie: project Zomercampagne". Niet verstopt in de omschrijving van een regel, want daar zoekt niemand.

Werkt je klant met een specifiek label, neem dat dan letterlijk over. Sommige organisaties vragen om "inkoopnummer", andere om "bestelnummer" of "ordernummer". Dat is hetzelfde ding, maar het scheelt de persoon die het moet vinden een zoektocht.

Heb je meerdere opdrachten bij dezelfde klant lopen, zet dan per factuur het juiste nummer. Eén factuur met het PO-nummer van een andere opdracht matcht op een verkeerd bedrag en blijft alsnog hangen.

Factureer je elektronisch via Peppol, dan heeft het formaat een eigen veld voor de klantreferentie. Dat is een van de redenen dat e-facturen bij grote organisaties sneller doorkomen.

In Factabel leg je per klant een vaste referentie vast, zodat die automatisch op elke factuur voor die klant terechtkomt. Werk je met wisselende PO-nummers per opdracht, dan vul je het per factuur in.

Het staat dan op de plek waar de crediteurenadministratie het verwacht, in plaats van dat het per keer een handmatige toevoeging is die je een keer vergeet.