Referentie- en PO-nummers op je factuur
Vraagt een grotere klant om een referentie of inkoopordernummer op de factuur? Dat is geen formaliteit: zonder het juiste kenmerk blijft je factuur vaak hangen in hun goedkeuringsproces. In deze gids lees je wat een PO-nummer is, waar het vandaan komt, waar je het plaatst en hoe je voorkomt dat je betaling vertraagt.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Een PO-nummer (purchase order, inkoopordernummer) is een kenmerk dat je klant aanmaakt bij het bestellen, waarmee zijn administratie de bestelling, de levering en jouw factuur aan elkaar koppelt. Een referentie kan ook een afdeling, contactpersoon of projectcode zijn. Het is niet wettelijk verplicht, maar veel grotere organisaties en overheden verwerken een factuur pas als het juiste nummer erop staat; ontbreekt het, dan blijft de factuur in hun goedkeuringsproces hangen. Zet het kenmerk daarom duidelijk bij de factuurgegevens.
Wat een referentie of PO-nummer is
Een PO-nummer (purchase order of inkoopordernummer) ontstaat aan de kant van je klant. Voordat je levert, maakt hun inkoopafdeling een inkooporder aan met een uniek nummer. Bij de factuurverwerking koppelt hun systeem dat PO-nummer aan de levering en aan jouw factuur (de "three-way match": order, levering, factuur).
Een referentie is breder: dat kan ook de naam van je contactpersoon, een afdeling, een kostenplaats of een projectcode zijn. Vraag je klant gewoon wat hij precies op de factuur wil zien.
Waar je het op de factuur zet
Zet het PO- of referentienummer op een duidelijke, vaste plek: bovenaan bij de factuurgegevens, bijvoorbeeld onder je factuurnummer als "Uw referentie" of "PO-nummer". Zo vindt de administratie van je klant het meteen. Staat het ergens verstopt in de omschrijving, dan loop je het risico dat het wordt gemist.
Wie er meestal om vraagt
Kleine klanten en particulieren vragen er zelden om. Maar bij grotere bedrijven, instellingen en de overheid is een PO-nummer vaak verplicht voor de verwerking. Lever je aan de overheid, dan speelt bovendien e-factureren (via Peppol) een rol, waarbij het ordernummer onderdeel is van de gestructureerde factuur.
Voorkom dat je betaling vertraagt
Het belangrijkste praktische punt: zonder het juiste nummer blijft je factuur vaak hangen in de goedkeuringsworkflow van je klant, en gaat de betaaltermijn pas lopen als de factuur is geaccepteerd. Vraag het kenmerk dus vóór je factureert, het liefst al bij het aannemen van de opdracht, en controleer of je het exact overneemt.
Dit is algemene uitleg.
Hoe Factabel helpt
In Factabel kun je per factuur een referentie of PO-nummer toevoegen, dat netjes bij de factuurgegevens komt te staan. Zo voldoe je in één keer aan de eis van je klant en voorkom je dat je factuur blijft liggen.
Veelgestelde vragen
Nee, niet wettelijk. Maar veel grotere klanten en overheden betalen pas als het juiste PO- of referentienummer op de factuur staat, dus in de praktijk is het vaak nodig.
Een PO-nummer is een specifiek inkoopordernummer van je klant. Een referentie is breder en kan ook een contactpersoon, afdeling of projectcode zijn. Vraag je klant wat hij op de factuur wil.
Op een duidelijke vaste plek bij de factuurgegevens, bijvoorbeeld als "Uw referentie" of "PO-nummer" onder je factuurnummer, zodat de administratie van je klant het meteen vindt.