Een offerte omzetten naar een factuur

Tussen offerte en factuur zit meestal het werk zelf, en dus tijd. In die tijd is er van alles gebeurd: er is iets bijgekomen, een onderdeel is geschrapt, of de klant heeft halverwege iets anders gevraagd.

Wie zijn factuur vanaf nul opstelt, werkt vanuit zijn geheugen van het werk in plaats van vanuit de afspraak. Dat gaat twee kanten op: je vergeet iets te factureren waar je recht op had, of je factureert iets waar je klant nooit ja tegen heeft gezegd. Dat tweede levert een discussie op precies op het moment dat je betaald wilt worden.

De oplossing is simpel: begin bij je offerte, niet bij een leeg document.

Ten eerste de bedragen. Zijn ze nog hetzelfde als in de offerte? Zijn er kortingen afgesproken die er nog niet in stonden? Is er een aanbetaling gedaan die eraf moet?

Ten tweede de btw. Het tarief kan afwijken van wat je bij het opstellen dacht, bijvoorbeeld doordat je klant een btw-nummer in een ander EU-land bleek te hebben, of doordat er verlegging van toepassing is. Controleer dit per factuur, niet per klant.

Ten derde meerwerk. Alles wat erbij is gekomen en waar je klant akkoord op heeft gegeven hoort erop, als aparte regel met een verwijzing naar het moment dat het is afgesproken. Als losse regel is het navolgbaar; verstopt in een hoger totaalbedrag is het een discussie.

Ten vierde de verplichte factuurgegevens. Een offerte hoeft er minder te bevatten dan een factuur: je factuurnummer, de leverdatum en het btw-bedrag per tarief moeten er nu wel op.

De hoofdregel is: zodra je hebt geleverd. Bij een dienst is dat het moment waarop het werk af is, of het einde van de periode waarover je factureert.

Voor zakelijke klanten geldt bovendien een termijn: je moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de levering factureren. Dat is geen advies maar een regel, en hij wordt vaker overtreden dan mensen denken.

Werk je in fases of aan een langlopend traject, spreek dan termijnfacturen af in je offerte. Bij een project van drie maanden is dertig dagen betaaltermijn na oplevering een lange tijd om je eigen kosten voor te schieten.

Is er een aanbetaling gedaan, factureer die dan als aparte factuur bij aanvang en trek hem af op de eindfactuur. Zo blijft je administratie kloppen en ziet je klant precies wat er nog openstaat.

Bewaar de geaccepteerde offerte bij je factuur. Ontstaat er discussie, dan is dat het document waar je op terugvalt, en zonder dat staat het jouw geheugen tegen dat van je klant.

Leg ook vast wanneer en hoe je klant akkoord ging. Een mail met "prima, ga maar door" is bewijs; een telefoongesprek is dat niet. Kreeg je akkoord telefonisch, bevestig het dan schriftelijk, al is het maar in twee zinnen.

Je administratie bewaar je zeven jaar, en dat geldt ook voor de offertes en opdrachtbevestigingen die erbij horen.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal of juridisch advies.

In Factabel zet je een geaccepteerde offerte met één handeling om naar een factuur. Dezelfde regels, dezelfde bedragen, dezelfde btw-behandeling: er valt niets over te typen en dus niets af te wijken.

De offerte blijft bij de factuur bewaard, inclusief het moment waarop je klant ondertekende. Bij discussie val je daarop terug.