Een offerte omzetten naar een factuur
Zodra een klant je offerte accepteert, wil je snel en foutloos factureren. In deze gids lees je hoe je een geaccepteerde offerte omzet naar een factuur, wat je overneemt, en hoe je voorkomt dat er verschil ontstaat tussen wat je offreerde en wat je factureert.
± 4 min lezen
Kort antwoord
Als je klant je offerte accepteert, maak je daar een factuur van met dezelfde regels, omschrijvingen en bedragen. Je voegt een uniek factuurnummer, de factuur- en leverdatum, je betaaltermijn en je IBAN toe. Het belangrijkste is dat de factuur exact overeenkomt met wat is geoffreerd en geaccepteerd, zodat er geen discussie ontstaat. In een tool doe je dit met één klik; handmatig overtypen vergroot de kans op fouten.
Wat je overneemt
Een factuur die voortkomt uit een offerte bevat dezelfde regels, omschrijvingen en bedragen als de geaccepteerde offerte. Daar voeg je de factuurspecifieke gegevens aan toe: een uniek factuurnummer, de factuurdatum en leverdatum, je betaaltermijn en je IBAN. De btw die je in de offerte noemde, neem je over.
Voorkom verschil tussen offerte en factuur
De grootste valkuil is dat de factuur afwijkt van wat is geoffreerd, bijvoorbeeld door een typefout bij het overtypen of doordat je tussentijds iets aanpaste. Een factuur die niet klopt met de geaccepteerde offerte leidt tot vragen en vertraging. Was er meerwerk, zet dat dan als aparte, vooraf afgesproken regel op de factuur.
Dit is algemene uitleg.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel zet je een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur: alle regels en bedragen gaan automatisch mee, en de factuur krijgt een doorlopend nummer. Je typt niets over, dus er ontstaat geen verschil tussen wat je offreerde en wat je factureert.
Veelgestelde vragen
Ja, op de geoffreerde en geaccepteerde regels. Afwijkingen leiden tot vragen. Meerwerk zet je als aparte, vooraf afgesproken regel op de factuur.
Ja. De factuur krijgt een uniek, doorlopend factuurnummer; de offerte had haar eigen offertenummer.