Meerwerk afspreken en factureren

Meerwerk is werk dat buiten valt wat je hebt afgesproken. Dat klinkt eenvoudig en is het in de praktijk niet, want het hangt volledig af van hoe precies je oorspronkelijke afspraak was.

Daar zit meteen de kern: hoe vager je offerte, hoe moeilijker meerwerk aan te tonen. Stond er "website bouwen", dan is vrijwel alles wat je klant vraagt binnen scope. Stond er "vijf pagina’s, één revisieronde", dan is de zesde pagina duidelijk erbuiten.

De beste bescherming tegen discussie over meerwerk is dus geen strenge meerwerkclausule maar een precieze omschrijving van wat je levert, inclusief wat er níet bij zit.

Kleine dingen zijn geen meerwerk. Een tekstwijziging van vijf minuten factureren maakt je moeilijk in de omgang en levert je niets op. Meerwerk begint waar het je merkbaar tijd kost.

Dit is de enige regel die er echt toe doet. Meerwerk dat je pas op de factuur laat zien, is voor je klant geen meerwerk maar een onaangename verrassing, en juridisch sta je zwak: hij heeft er nooit ja tegen gezegd.

Het lastige is dat het ongemakkelijk voelt om er middenin het werk over te beginnen. Dat gaat over als je er een vaste zin voor hebt. Bijvoorbeeld: "Dat kan zeker. Dat valt buiten wat we hadden afgesproken, dus het kost ongeveer drie uur extra. Zal ik dat inplannen?"

Die zin doet drie dingen: hij zegt ja tegen de vraag, hij maakt duidelijk dat het extra is, en hij vraagt om een beslissing. Geen verwijt, geen onderhandeling, gewoon informatie.

Leg het akkoord daarna kort vast in een bericht. "Zoals besproken: extra taal toevoegen, geschat 3 uur, tegen het afgesproken tarief. Ik pak het op." Twee zinnen, en de discussie op de factuur is voorkomen.

Als aparte regel, altijd. Met een omschrijving die verwijst naar het moment van afspreken, bijvoorbeeld "Extra taalversie, in overleg 12 oktober".

Verstop meerwerk nooit in een hoger totaalbedrag. Je klant vergelijkt je factuur met je offerte, ziet een verschil, en gaat vragen stellen op het moment dat je betaald wilt worden. Een aparte regel met een datum erbij haalt die vraag weg voordat hij ontstaat.

Werk je met een vaste prijs, dan geldt hetzelfde: de afgesproken som blijft één regel, het meerwerk komt daaronder. Zo blijft zichtbaar dat je je aan de afspraak hebt gehouden.

Is het meerwerk substantieel, overweeg dan een aparte factuur op het moment dat het is geleverd, in plaats van het op te sparen tot het eind. Je klant beoordeelt het dan in de context waarin het is afgesproken.

Begin met de vraag of het akkoord er is. Is dat er niet, dan sta je zwak en is de les voor de volgende keer belangrijker dan het gelijk nu.

Is het akkoord er wel, verwijs dan naar het bericht waarin het staat. Niet als bewijsstuk in een conflict maar als geheugensteun: in de meeste gevallen is de klant het simpelweg vergeten.

Zit je ertussenin, met een akkoord dat mondeling was en niet is vastgelegd, bied dan een middenweg aan. Het verschil delen kost je minder dan een klant die niet betaalt en niet terugkomt.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.

In Factabel voeg je meerwerk toe als losse regel op de factuur, met je eigen omschrijving en het tarief dat erbij hoort. Wat je aanbood en wat erbij kwam blijft daardoor uit elkaar te houden.

Werk je met uren, dan registreer je de extra uren apart en zet je ze om in een regel. Dat scheelt de discussie over hoeveel het nu precies was.