Hoe maak je een offerte als zzp'er?
Een goede offerte is helder, compleet en makkelijk te accepteren. Hij voorkomt misverstanden over wat je levert en voor welke prijs, en verhoogt de kans dat je klant ja zegt. In deze gids lees je wat er precies in hoort, hoe je de scope en de prijs vastlegt, waarom een geldigheidsduur belangrijk is, hoe je laat ondertekenen, en wanneer een offerte juridisch bindend wordt.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Een offerte als zzp'er bevat je bedrijfsgegevens en die van je klant, een duidelijke omschrijving van het werk, wat wel en niet is inbegrepen (de scope), de prijs (met of zonder btw), je voorwaarden en een geldigheidsduur. Maak concreet wat je levert, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over meerwerk. Laat de klant digitaal akkoord geven; zodra hij binnen de geldigheidsduur akkoord gaat, ontstaat in beginsel een overeenkomst, en heb je een vastgelegde opdrachtbevestiging.
Wat hoort er in een offerte
Een offerte is geen factuur, maar veel onderdelen lijken op elkaar. Zorg dat in elk geval het volgende erin staat, zodat je klant precies weet waar hij ja tegen zegt:
- Je bedrijfsgegevens en die van de klant
- Een offertenummer en de datum
- Een heldere omschrijving van het werk of de levering
- Wat wel en niet is inbegrepen (de scope)
- De prijs, en of die in- of exclusief btw is
- De geldigheidsduur van de offerte
- Je leverings- of betalingsvoorwaarden (of een verwijzing naar je algemene voorwaarden)
Leg de scope vast om meerwerk te voorkomen
De meeste discussies achteraf gaan over wat wél en niet was afgesproken. Benoem daarom expliciet wat is inbegrepen én wat niet, en vermeld hoe je met meerwerk omgaat (bijvoorbeeld: meerwerk wordt apart geoffreerd of tegen je uurtarief gefactureerd). Zo bescherm je jezelf en je klant.
De prijs: in- of exclusief btw
Vermeld duidelijk of je prijzen in- of exclusief btw zijn. Voor zakelijke klanten noem je meestal bedragen exclusief btw (zij verrekenen de btw toch), voor particulieren juist inclusief, zodat de genoemde prijs is wat ze daadwerkelijk betalen. Werk je met een uurtarief, geef dan een richting (een schatting of een bandbreedte) zodat er geen verrassingen zijn.
Geef de offerte een houdbaarheidsdatum
Zet er een geldigheidsduur op, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Dat geeft je een natuurlijk moment om op te volgen, en voorkomt dat een klant maanden later nog aan een verouderde prijs wil vasthouden terwijl jouw kosten of agenda zijn veranderd.
Maak het makkelijk om ja te zeggen, en volg op
Hoe minder drempels, hoe sneller de akkoordbevestiging. Een offerte die je klant online kan bekijken en met één klik kan ondertekenen, levert sneller een getekende opdracht op dan een pdf die heen en weer gemaild en geprint moet worden. Reageert je klant niet, stuur dan vóór de vervaldatum een vriendelijke opvolging; vaak is dat net het duwtje dat nodig is.
Wanneer is een offerte bindend
Een offerte is juridisch een aanbod. Zodra je klant dat aanbod binnen de geldigheidsduur aanvaardt, ontstaat in beginsel een overeenkomst. Een ondertekende of online geaccepteerde offerte is daarmee je opdrachtbevestiging, en waardevol bewijs als er later discussie ontstaat.
Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel maak je een offerte in een visuele editor met je eigen huisstijl, deelt hem via een link, en laat je de klant online ondertekenen. Je ziet wanneer de offerte bekeken is, en zodra de klant akkoord geeft, zet je hem met één klik om naar een factuur met dezelfde regels en bedragen. Geen overtypen, geen losse documenten, en geen verschil tussen wat je offreerde en wat je factureert.
Veelgestelde vragen
Een offerte is een aanbod. Zodra je klant akkoord geeft binnen de geldigheidsduur, ontstaat in beginsel een overeenkomst. Daarom is een vastgelegde, ondertekende of online geaccepteerde offerte waardevol bij discussie achteraf.
Vermeld duidelijk of je prijzen in- of exclusief btw zijn. Voor zakelijke klanten noem je meestal bedragen exclusief btw, voor particulieren juist inclusief, zodat de prijs is wat ze betalen.
Benoem in je offerte expliciet wat wel en niet is inbegrepen, en vermeld hoe je meerwerk afrekent (bijvoorbeeld apart geoffreerd of tegen je uurtarief). Zo voorkom je discussie achteraf.
In Factabel doe je dat met één klik: de geaccepteerde offerte wordt een factuur met dezelfde regels en bedragen, zodat je niets hoeft over te typen.