Hoe maak je een offerte als zzp’er?

Een offerte is een aanbod. Aanvaardt je klant dat aanbod binnen de termijn die je hebt genoemd, dan is er een overeenkomst en zijn jullie er allebei aan gebonden. Dat klinkt zwaarder dan het voelt, en precies daarom is die geldigheidsduur geen formaliteit.

Zonder geldigheidstermijn blijft je aanbod in beginsel open staan. Een klant die zes maanden later alsnog ja zegt tegen prijzen die je toen berekende, kan daar een punt van maken. Zet er daarom altijd een termijn op, meestal veertien of dertig dagen.

Een offerte is ook geen factuur. Je verstuurt hem vooraf, er staat geen betaaltermijn op en er hoeft geen btw op afgedragen te worden. Pas als het werk is geleverd, of als je een aanbetaling afspreekt, komt de factuur.

Wil je expliciet niet gebonden zijn, dan kun je "vrijblijvend" vermelden. Dat betekent dat je het aanbod nog kunt intrekken, ook nadat je klant heeft aanvaard. Gebruik het bewust: het geeft jou ruimte maar geeft je klant minder zekerheid, en dat merkt hij.

Er is geen wettelijke lijst zoals bij een factuur, maar in de praktijk is er een vaste set die je klant verwacht en die problemen voorkomt.

De kern is de omschrijving van wat je levert. Dat is het onderdeel waar de meeste offertes tekortschieten: te algemeen geformuleerd, waardoor er later discussie ontstaat over wat er nu wel en niet bij zat. Wees hier specifieker dan je nodig denkt te hebben, en benoem expliciet wat er níet bij zit.

Vermeld ook je doorlooptijd of startdatum, want dat is na de prijs de vraag die je klant het eerst stelt. En koppel je algemene voorwaarden eraan door ernaar te verwijzen en ze mee te sturen of vindbaar te maken.

De meeste offertes beginnen bij de prijs en eindigen bij de voorwaarden. Dat is de verkeerde volgorde: je klant leest dan eerst een getal zonder dat hij weet wat hij ervoor krijgt.

Begin met wat je begrepen hebt van zijn vraag. Een korte alinea waarin je zijn probleem terugvertelt doet meer voor je kans dan welke korting ook: het laat zien dat je hebt geluisterd, en het geeft hem de kans je te corrigeren voordat het misgaat.

Daarna volgt wat je gaat doen, dan pas wat het kost. Sluit af met de praktische kant: wanneer je kunt beginnen, hoe lang het duurt, en wat de volgende stap is.

Maak die laatste stap concreet. "Laat maar weten" is een zwakkere afsluiting dan "akkoord? Dan zet ik je in voor de week van 6 oktober." Het tweede vraagt om een beslissing, het eerste om niets.

Bij een uurtarief reken je af wat je maakt, bij een vast bedrag neem je het risico van uitloop op je. Voor je klant is dat tweede prettiger, want hij weet waar hij aan toe is. Voor jou is het alleen prettig als je het werk goed kunt inschatten.

Werk je met een vast bedrag, zet er dan bij op hoeveel uren je het hebt gebaseerd en wat er gebeurt als het werk substantieel afwijkt. Dat is geen wantrouwen maar de enige manier om meerwerk later bespreekbaar te houden.

Bij grotere opdrachten is een aanbetaling gebruikelijk, bijvoorbeeld een derde bij aanvang. Zet dat in de offerte in plaats van het later te vragen: achteraf voelt het als wantrouwen, vooraf als een normale afspraak.

De grootste is een te vage omschrijving. "Website bouwen" dekt alles van een eenpagina-site tot een webshop met koppelingen, en de discussie daarover komt altijd op het slechtste moment.

De tweede is vergeten te vermelden of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Bij een zakelijke klant is exclusief gebruikelijk, bij een particulier inclusief. Staat het er niet bij, dan mag je klant uitgaan van de voor hem gunstigste lezing.

De derde is geen geldigheidstermijn opnemen, waardoor je vastzit aan prijzen van maanden geleden.

En de vierde: niet opvolgen. Een offerte die je verstuurt en waar je niets meer van hoort is meestal geen nee, maar iemand die het is vergeten.

In Factabel maak je een offerte in een visuele editor, deelt hem als link en laat je klant hem online ondertekenen. Je ziet wanneer hij is bekeken, wat de opvolging een stuk minder giswerk maakt.

Is hij getekend, dan zet je hem met één handeling om naar een factuur: dezelfde regels, dezelfde bedragen, geen overtypwerk en dus geen verschil tussen wat je aanbood en wat je factureert.