Een offerte opvolgen: hoe en wanneer?

Zzp’ers vullen stilte doorgaans negatief in: geen reactie betekent afgewezen, dus vragen voelt opdringerig. In de praktijk is dat zelden waar. Aan de andere kant zit iemand die je offerte moet doornemen naast zijn eigen werk, misschien intern moet afstemmen, en die het simpelweg nog niet heeft gedaan.

Een offerte die je verstuurt en waar je niets meer aan doet, verdwijnt in een inbox. Dat is geen beslissing van je klant, dat is een gebrek aan aanleiding.

Opvolgen geeft die aanleiding. En het levert je in het slechtste geval iets op wat ook waardevol is: een duidelijk nee, met een reden waar je iets van leert.

De eerste keer na drie tot vijf werkdagen. Eerder voelt gehaast, later is het momentum weg. Heb je in het gesprek gehoord wanneer hij wilde beslissen, houd dan die datum aan en volg een dag of twee daarna op.

De tweede keer rond het einde van je geldigheidstermijn. Dat is een natuurlijke aanleiding die niets met aandringen te maken heeft: je aanbod loopt af en dat is nuttige informatie voor je klant.

Daarna stopt het. Een derde en vierde bericht leveren zelden iets op en kosten je meer dan ze opbrengen. Zet de klant in plaats daarvan op een lijstje om over een paar maanden nog eens iets te sturen dat níet over die offerte gaat.

De zwakste opvolging is "ik wilde even checken of mijn offerte is aangekomen". Die vraag is niet interessant, want je weet dat hij is aangekomen, en je klant weet dat jij dat weet.

Sterker is verwijzen naar iets concreets uit jullie gesprek en daar iets aan toevoegen. Bijvoorbeeld: "Je noemde dat de livegang voor de kerst moet. Als we half oktober starten haal ik dat comfortabel; wachten we langer, dan wordt het krap. Zal ik de week van 13 oktober voor je vasthouden?"

Dat doet drie dingen tegelijk: het toont dat je hebt geluisterd, het geeft een reden om nú te beslissen, en het stelt een concrete vraag die met ja of nee te beantwoorden is.

Maak het ook makkelijk om nee te zeggen. Een zin als "past het niet, dan hoor ik dat ook graag, dan houd ik de planning vrij" haalt de druk eraf en levert je vaker een antwoord op dan een bericht dat alleen op ja aanstuurt.

Mail is veiliger, bellen is effectiever. Voor de eerste opvolging werkt een mail prima, zeker als jullie het contact tot dan toe schriftelijk hadden.

Is er een gesprek aan voorafgegaan en heb je een telefoonnummer, dan is bellen bij de tweede opvolging vaak sneller klaar. Je hoort meteen wat er speelt, en dat hoor je uit een uitblijvende mail nooit.

Bel je, bereid dan één vraag voor en houd het kort. Je belt niet om te overtuigen maar om te weten waar je aan toe bent.

In Factabel deel je een offerte als link en zie je wanneer hij is bekeken. Dat verandert opvolgen van gokken in weten: iemand die hem drie keer heeft geopend zit in een andere situatie dan iemand die hem nooit opende, en dat vraagt om een ander bericht.

Je klant kan de offerte online ondertekenen, waarmee de drempel tussen ja denken en ja zeggen zo klein mogelijk is.