Prijsopgave of offerte: wat is het verschil?

Er is geen wettelijk verschil tussen een prijsopgave en een offerte. Beide woorden beschrijven hetzelfde: jij noemt een prijs voor werk dat je wilt doen. Of je daaraan gebonden bent hangt niet af van het woord dat je gebruikt, maar van hoe concreet je aanbod is en wat je erbij vermeldt.

In het dagelijks gebruik is er wel een gevoelsverschil. Een offerte klinkt formeler en uitgebreider; een prijsopgave klinkt als een snel bedrag. Klanten lezen dat verschil ook zo, dus het woord stuurt wel de verwachting.

De vraag die er juridisch toe doet is een andere: heb je een aanbod gedaan dat je klant kan aanvaarden? Zo ja, dan ontstaat er een overeenkomst zodra hij ja zegt, ongeacht het opschrift.

Dit zijn de termen die het verschil wél maken, en die je dus expliciet moet gebruiken.

Een richtprijs is een schatting. Je mag ervan afwijken, maar niet onbeperkt: in de praktijk wordt een overschrijding van meer dan ongeveer tien procent als te veel gezien zonder dat je vooraf hebt gewaarschuwd. Verwacht je meer, dan hoor je dat te melden zodra je het ziet aankomen, niet achteraf op de factuur.

Een vaste prijs of aanneemsom staat vast. Loopt het werk uit, dan is dat jouw risico, tenzij er sprake is van meerwerk waar je klant om heeft gevraagd. Voor je klant is dit de prettigste vorm en voor jou de risicovolste.

Er is nog een derde vorm die vaak vergeten wordt: een prijs per eenheid, bijvoorbeeld per uur of per stuk, met een maximum. Dat combineert het beste van beide: je rekent af wat je maakt, en je klant weet waar de bovengrens ligt.

Bij particuliere klanten gelden strengere informatieregels dan bij zakelijke. Je moet duidelijk zijn over de prijs, en die prijs moet inclusief btw zijn. Werk je met een richtprijs, dan moet je klant weten dat het een schatting is.

Bij zakelijke klanten mag je exclusief btw werken, en wordt er meer eigen onderzoek van de klant verwacht. Dat betekent niet dat je vaag mag zijn: onduidelijkheid in je eigen stuk wordt in geval van discussie zelden in jouw voordeel uitgelegd.

In beide gevallen geldt: zet erbij wat er niet in de prijs zit. Reiskosten, materiaal, licenties, een tweede revisieronde. Dat is de plek waar de meeste discussies ontstaan.

Kies een vaste prijs als je het werk goed kunt inschatten en de scope helder is. Je klant waardeert de zekerheid en jij kunt efficiënter werken zonder dat het je omzet kost.

Kies een uurtarief of prijs per eenheid als de omvang onzeker is, of als je klant tijdens het traject nog dingen gaat veranderen. Zet er dan wel een indicatie of een maximum bij, want een open einde maakt mensen nerveus.

Kies een richtprijs als je snel een idee moet geven zonder al het werk van een volledige offerte. Zeg er dan bij dat het een richtprijs is en dat er een definitieve offerte volgt.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.

In Factabel zet je regels neer per uur, per stuk of als vast bedrag, en dat blijft zichtbaar in de offerte die je klant ziet. Zo staat er niet één rond getal maar is navolgbaar waar het uit is opgebouwd.

Gaat je klant akkoord, dan zet je dezelfde regels om naar een factuur. Wat je aanbood en wat je factureert kunnen dan niet uit elkaar lopen.