Kasstelsel of factuurstelsel: welk btw-stelsel geldt voor jou?

Bij het factuurstelsel telt de factuurdatum: schrijf je in maart een factuur uit, dan hoort de btw bij je aangifte over het eerste kwartaal, ook als de klant pas in mei betaalt.

Bij het kasstelsel telt het moment waarop het geld binnenkomt. Dezelfde factuur hoort dan bij je aangifte over het tweede kwartaal.

Het gevolg is een verschil in cashflow. Onder het factuurstelsel kun je btw moeten afdragen over geld dat je nog niet hebt, en daar lopen zzp’ers met lange betaaltermijnen tegenaan.

Voor een aantal branches schrijft de Belastingdienst het kasstelsel voor. Het gemeenschappelijke kenmerk is dat je vooral aan particulieren levert en meestal direct wordt betaald.

Zit je niet in die lijst maar lever je al langer dan een jaar minstens tachtig procent van je omzet aan particulieren, dan kun je een verzoek indienen bij je belastingkantoor om het kasstelsel te mogen toepassen.

Andersom kun je ook afzien van het kasstelsel. Dat hoeft niet met een formulier, maar het moet wel duidelijk uit je administratie blijken dat je het factuurstelsel toepast. Half om half werkt niet.

Dit is het punt dat vrijwel elke uitleg overslaat, en het is precies het punt waarop mensen zich verrekenen.

Onder het kasstelsel bereken je de btw over je omzet op basis van wat er is binnengekomen. Maar de btw op je inkopen trek je af op basis van de facturen die je hebt ontvangen: de factuurdatum bepaalt in welk tijdvak je die voorbelasting aftrekt, niet het moment waarop jij betaalt.

Het kasstelsel is dus niet symmetrisch. Aan de omzetkant kijk je naar je bankrekening, aan de inkoopkant naar de datum op de factuur. Wie beide kanten op kasbasis boekt, geeft structureel verkeerde bedragen aan.

Je stuurt op 20 maart een factuur van € 1.000 exclusief btw, dus € 210 btw. De klant betaalt op 8 mei.

Onder het kasstelsel is dit eenvoudig: geen betaling, geen btw. Je hebt niets afgedragen, dus je hoeft ook niets terug te vragen.

Onder het factuurstelsel heb je de btw al afgedragen over geld dat nooit is gekomen. Wordt de vordering oninbaar, dan kun je die btw terugvragen. Dat gaat niet vanzelf: je moet het claimen, en er geldt een termijn vanaf het moment dat de vordering oninbaar is geworden.

De meeste zzp’ers die zakelijk factureren vallen onder het factuurstelsel, en dat is ook de standaard. Sta je in de verplichte lijst, dan is de keuze voor je gemaakt.

Twijfel je, kijk dan naar je klanten. Zijn dat overwegend particulieren die direct afrekenen, dan is het kasstelsel waarschijnlijk van toepassing of aan te vragen. Factureer je aan bedrijven met betaaltermijnen, dan is het factuurstelsel de regel.

Weet je het niet zeker, bel dan de Belastingtelefoon. Het verkeerde stelsel toepassen levert aangiften op die structureel in het verkeerde tijdvak vallen, en dat corrigeer je niet in één keer.