Hoe boek je een oninbare factuur af en vraag je de btw terug?

Een factuur is oninbaar als het redelijkerwijs zeker is dat de schuldenaar niet meer zal betalen. Dat kan het geval zijn bij faillissement van de klant (de curator heeft de vordering bevestigd als concurrent), als de klant onvindbaar is, als er een vonnis is maar executie niets oplevert, of als de klant al langere tijd ondanks alle aanmaningen en incassostappen niet betaalt.

Er is geen vaste wettelijke termijn voor "oninbaar," maar de Belastingdienst hanteert als praktische grens: als de betaaltermijn al meer dan één jaar geleden is verstreken en er nog steeds niet is betaald, mag je de btw terugvragen — ook als er formeel nog geen definitieve oninbaarheid is vastgesteld.

Heb je alle redelijke stappen ondernomen (aanmaningen, incassobureau, eventueel rechtbank) en is er nog steeds niets betaald? Dan is het gerechtvaardigd de vordering als oninbaar te beschouwen. Documenteer goed waarom je tot die conclusie bent gekomen.

In je boekhouding voer je de afboeking in als een verlies of als een afwaardering van de debiteurepost. De exacte boeking hangt af van de boekhoudmethode die je gebruikt. In de meeste gevallen debiteer je een verliesrekening ("oninbare debiteuren" of "dubieuze debiteuren") en crediteer je de debiteurepost.

Bewaar alle documentatie die aantoont dat je alle redelijke incassostappen hebt ondernomen: kopieën van de factuur, aanmaningen, correspondentie met de klant, bewijs van faillissement of rechterlijke uitspraken. Mocht de Belastingdienst vragen stellen, dan is dit bewijs cruciaal.

Als de klant later toch nog betaalt — ook jaren later — boek je dat bedrag dan alsnog als omzet (of vermindering van het eerder genomen verlies) en draag je de btw opnieuw af. Oninbaar afboeken is geen definitief kwijtschelden van de schuld.

Als jij btw hebt afgedragen over een factuur (op basis van factuurstelsel, wat voor de meeste zzp’ers geldt), maar de klant betaalt nooit, heb je btw betaald over een omzet die je nooit hebt ontvangen. De Belastingdienst geeft je de mogelijkheid die btw terug te vragen.

Je vraagt de btw terug via je reguliere btw-aangifte op belastingdienst.nl. Je vermeldt het terug te ontvangen btw-bedrag bij "Voorbelasting" (rubriek 5b of een vergelijkbare rubriek, afhankelijk van het aangifteformulier) of je geeft de correctie op via een suppletie. Check de actuele instructies op belastingdienst.nl, want rubrieken kunnen wijzigen.

Timing: je kunt de btw terugvragen op het moment dat de vordering oninbaar is (of aannemelijk oninbaar). Wacht je langer dan één jaar na het verstrijken van de betaaltermijn, dan mag je de btw hoe dan ook terugvragen — ook zonder dat de oninbaarheid formeel is vastgesteld.

Stel: je stuurt een factuur van €2.000 excl. btw + 21% btw = €420 btw. Totaalfactuur: €2.420. Je hebt de €420 btw al afgedragen in je kwartaalaangifte.

Na een jaar herinneringen, een formele aanmaning, een incassobureau en een kantonrechterlijk vonnis dat niets oplevert, besluit je de vordering als oninbaar af te boeken.

In je administratie boek je: verlies op debiteuren €2.000 (of €2.420 afhankelijk van je stelsel) en je vermindering van de debiteurepost. In je eerstvolgende btw-aangifte vraag je €420 terug. De Belastingdienst betaalt dit bedrag terug of verrekent het met andere btw-verplichtingen.

Netto verlies op de oninbare factuur: €2.000 (de netto-omzet, want de btw heb je teruggekregen). Dit verlies is aftrekbaar als bedrijfskosten in je inkomstenbelasting.

De meest voorkomende fout is te lang wachten met het terugvragen van de btw. Sommige zzp’ers weten niet dat dit kan, of ze stellen het uit. Maar hoe langer je wacht, hoe langer de Belastingdienst renteloos over jouw geld beschikt.

Een andere fout is de vordering afboeken maar de btw niet terugvragen. De twee zijn aparte handelingen: de boekhoudkundige afboeking en de btw-correctie in de aangifte. Doe allebei.

Tot slot: sommige zzp’ers gaan ervan uit dat de btw terugvragen automatisch gaat bij faillissement van de klant. Dat is niet zo — je moet zelf actie ondernemen door de correctie in je aangifte op te nemen.

Factabel houdt je overzicht van openstaande facturen bij, inclusief de ouderdom van elke vordering. Zo zie je snel welke facturen al lang openstaan en mogelijk toe zijn aan afboeking. De koppeling met je bank laat zien of er inmiddels deelbetalingen zijn binnengekomen die je anders misschien over het hoofd had gezien.

De automatische herinneringen en aanmaningen in Factabel zorgen ervoor dat je de incassoladder consequent hebt gevolgd — wat je documentatiespoor versterkt als je later btw wilt terugvragen. Voor de daadwerkelijke btw-correctie in je aangifte verwijs je naar belastingdienst.nl of je boekhouder.