Btw terugvragen bij een oninbare factuur

Wanneer je een factuur met btw verstuurt, draag je die btw af aan de Belastingdienst in het tijdvak waarin je hebt gefactureerd — ook als je klant nog niet heeft betaald. Blijft de betaling vervolgens helemaal uit, dan heb je btw afgedragen over geld dat je nooit hebt ontvangen.

Dat zou onredelijk zijn, en daarom voorziet de wet erin dat je die afgedragen btw kunt terugvragen als de vordering oninbaar blijkt. Je krijgt dan de btw terug die je over de onbetaalde factuur hebt afgedragen, zodat je niet opdraait voor btw over een verlies.

Een vordering geldt als oninbaar zodra redelijkerwijs vaststaat dat je klant niet (meer) gaat betalen. Dat kan blijken uit een faillissement, een schuldsanering of het simpelweg onvindbaar of niet-verhaalbaar zijn van de klant. Op dat moment mag je de btw terugvragen.

Daarnaast geldt een eenjaarsregel: kun je de oninbaarheid niet eerder aantonen, dan wordt een vordering in elk geval geacht oninbaar te zijn één jaar nadat de betaaltermijn is verstreken. Uiterlijk op dat moment kun je de btw dus terugvragen, ook zonder een formeel faillissement.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.

Je vraagt de btw over een oninbare vordering terug via je gewone btw-aangifte: je verwerkt de teruggevraagde btw als een vermindering in het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat of de eenjaarstermijn is bereikt. Er is dus geen apart formulier nodig.

Een rekenvoorbeeld: je hebt een factuur van € 1.000 + € 210 btw verstuurd en de € 210 btw afgedragen. De klant betaalt niet en een jaar na de betaaltermijn staat de oninbaarheid vast. Je vraagt dan in je btw-aangifte die € 210 terug. Per saldo betaal je in dat kwartaal € 210 minder af (of krijg je dat terug).

Soms betaalt een klant na verloop van tijd toch nog, bijvoorbeeld na een geslaagde incasso of een uitkering uit een faillissement. Heb je de btw eerder teruggevraagd en wordt de factuur alsnog (deels) voldaan, dan moet je de btw over het betaalde deel opnieuw afdragen.

Dat is logisch: je hebt de btw teruggekregen omdat je dacht het geld nooit te ontvangen. Komt het geld er toch, dan hoort de btw weer bij de Belastingdienst. Houd onbetaalde en later alsnog betaalde facturen daarom goed bij, zodat je weet wanneer je btw moet terugvragen en wanneer je hem opnieuw moet afdragen.

Rond oninbare vorderingen gaat het vaak mis met timing en met het opnieuw afdragen bij latere betaling.

Factabel houdt per factuur bij of die betaald, deels betaald of openstaand is. Daardoor zie je in één oogopslag welke facturen al lang openstaan en mogelijk oninbaar worden — precies de informatie die je nodig hebt om op tijd btw terug te vragen.

Doordat Factabel je openstaande facturen en betaaltermijnen overzichtelijk toont, weet je wanneer de eenjaarstermijn nadert. Bij het voorbereiden van je btw-aangifte per kwartaal kun je de teruggevraagde btw meenemen, en als een klant later alsnog betaalt, zie je dat in Factabel terug en weet je dat de btw opnieuw moet worden afgedragen.