Een factuur intrekken of annuleren: kan dat?

Je factuurnummering moet doorlopend en sluitend zijn. Dat betekent dat er geen gaten in mogen zitten: als je factuur 2026-041 verwijdert, ontbreekt dat nummer en dat valt bij een controle direct op.

Een ontbrekend nummer roept precies de vraag op die je niet wilt: is hier omzet buiten de boeken gehouden? Ook als je niets verkeerd hebt gedaan, is dat een gesprek dat je jezelf bespaart door het simpelweg niet te doen.

Daar komt bij dat de btw op een uitgereikte factuur in beginsel verschuldigd is. Heb je btw op een factuur vermeld, dan draag je die af, ook als de factuur achteraf onjuist blijkt. Corrigeren doe je door een creditnota uit te reiken.

De regel is dus eenvoudig: alles wat je verstuurt blijft bestaan, en fouten los je op met een tegenboeking.

Een creditnota is een factuur met een negatief bedrag die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Hij krijgt een eigen nummer uit dezelfde reeks en de datum van vandaag.

Wil je de hele factuur terugdraaien, dan crediteer je het volledige bedrag. Klopte er maar een deel niet, dan crediteer je alleen dat deel. In beide gevallen vermeld je het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, zodat de koppeling zichtbaar is.

Moet er daarna alsnog gefactureerd worden, dan maak je een nieuwe factuur met het juiste bedrag en een nieuw nummer. Je hebt dan drie documenten: de foute factuur, de creditnota en de juiste factuur. Zo hoort het, en het is navolgbaar.

De btw corrigeer je in de aangifte over het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt, niet met terugwerkende kracht in het oude tijdvak.

Hier ligt de grens. Een factuur die je hebt opgemaakt maar nog niet hebt uitgereikt en nog nergens hebt geboekt, is nog geen uitgereikte factuur. Die mag je aanpassen of weggooien.

In de praktijk is de vraag wanneer een factuur is uitgereikt. De veilige lijn: zodra hij de deur uit is naar je klant, in welke vorm dan ook, is het een uitgereikte factuur.

Werk je in een programma waarin facturen eerst een concept zijn, dan is dat concept vrij aanpasbaar. Zodra je op verzenden drukt en er een nummer aan hangt, geldt de regel hierboven.

Sommige programma’s kennen nummers al toe aan concepten. Ontstaat er dan een gat doordat je een concept weggooit, dan is dat verklaarbaar maar wel iets om te kunnen uitleggen. Nummers toekennen bij verzending is netter.

De klant heeft geannuleerd na facturering: crediteer de factuur volledig. Had je al kosten gemaakt waar je recht op hebt, factureer dat dan als apart bedrag op een nieuwe factuur, met een omschrijving die uitlegt waar het om gaat.

Het bedrag klopte niet: crediteer het verschil, of crediteer volledig en factureer opnieuw. Bij een klein verschil is het eerste netter, bij een fundamenteel foute factuur het tweede.

De factuur staat op de verkeerde klant: volledig crediteren en een nieuwe factuur uitreiken aan de juiste partij. Alleen de naam aanpassen kan niet.

Je klant gaat failliet en betaalt niet: dat is geen reden om te crediteren. Dan gaat het om een oninbare vordering, en daar geldt een aparte route voor de btw.

In Factabel maak je vanuit een verstuurde factuur direct een creditnota, met de verwijzing naar het oorspronkelijke nummer erin. Je hoeft niets over te typen en de koppeling staat vast.

Je nummering loopt automatisch door en er ontstaan geen gaten, omdat een nummer pas wordt toegekend als de factuur daadwerkelijk de deur uit gaat.