Een factuur intrekken of annuleren: kan dat?
Soms wil je een factuur terugdraaien: de opdracht gaat niet door, je stuurde hem naar de verkeerde klant, of er stond een fout in. Of dat zomaar kan, hangt af van één ding: heb je de factuur al verstuurd? In deze gids lees je het verschil tussen een concept en een verstuurde factuur, hoe je netjes terugdraait, en hoe het doorwerkt in je btw.
± 5 min lezen
Kort antwoord
Een conceptfactuur die je nog niet hebt verstuurd, kun je gewoon aanpassen of verwijderen; er is nog niets vastgelegd. Een verstuurde factuur intrek je niet zomaar: die is onderdeel van je administratie en moet bewaard blijven. Wil je die terugdraaien, bijvoorbeeld omdat de opdracht niet doorgaat of hij naar de verkeerde klant ging, dan maak je een creditnota die naar de factuur verwijst en het bedrag én de btw corrigeert. De factuur verwijderen of het nummer hergebruiken mag niet, want dan ontstaat een gat in je reeks.
Conceptfactuur: gewoon aanpassen of weggooien
Zolang je een factuur nog niet hebt verstuurd, is het een concept. Dat mag je naar hartenlust aanpassen of verwijderen; er is nog niets vastgelegd, je klant heeft niets ontvangen, en je hebt er nog geen btw over aangegeven. Een concept hoeft nog geen definitief factuurnummer te hebben, juist om te voorkomen dat je een gat in je reeks krijgt als je het concept weggooit.
Verstuurde factuur: terugdraaien met een creditnota
Heb je de factuur al verstuurd, dan is het een vastgelegd onderdeel van je administratie. Je verwijdert hem niet en je hergebruikt het nummer niet. Wil je de factuur terugdraaien, dan maak je een creditnota die naar het nummer van de factuur verwijst en het bedrag en de btw corrigeert.
Gaat de opdracht helemaal niet door, dan crediteer je de hele factuur. Klopt alleen een deel niet, dan kun je gedeeltelijk crediteren of de hele factuur crediteren en een nieuwe, juiste sturen.
Naar de verkeerde klant gestuurd
Stuurde je een factuur per ongeluk naar de verkeerde klant, behandel dat dan net zo: je crediteert de onjuiste factuur en maakt een nieuwe factuur voor de juiste klant. Laat de oorspronkelijke factuur en de creditnota gewoon in je administratie staan, met een korte toelichting, zodat het navolgbaar is.
Doorwerking in je btw
Had je de btw van de oorspronkelijke factuur al aangegeven, dan hoef je die aangifte niet te herzien: de creditnota corrigeert de btw in het tijdvak waarin je de creditnota maakt. Per saldo betaal je dus alleen btw over wat er daadwerkelijk gefactureerd blijft.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel helpt
In Factabel kun je een conceptfactuur vrij aanpassen of verwijderen zolang je hem niet hebt verstuurd. Heb je hem wel verstuurd, dan maak je met één klik een creditnota vanuit de factuur, met de juiste verwijzing, negatieve bedragen en btw-correctie, en blijft je nummerreeks sluitend.
Veelgestelde vragen
Nee. Een verzonden factuur moet bewaard blijven. Terugdraaien doe je met een creditnota, niet door de factuur te verwijderen.
Nee. Je nummerreeks moet sluitend en uniek blijven. Een teruggedraaide factuur corrigeer je met een creditnota die een eigen nummer krijgt.
Heb je al gefactureerd, dan crediteer je de hele factuur. Had je nog niet verstuurd, dan gooi je het concept gewoon weg.
Nee. De creditnota corrigeert de btw in het tijdvak waarin je hem maakt. Je hoeft de eerdere aangifte niet aan te passen.