Bon kwijt: mag je de kosten en de btw dan nog aftrekken?
Een kassabon in de was, een tankbon die vervaagd is, een lunch waarvan alleen de afschrijving nog bestaat. Voor de winst is dat vaak op te lossen. Voor de btw ligt het strenger, en dat verschil is precies waar het misgaat.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Het zijn twee verschillende vragen die los van elkaar staan. Voor de winst is de bon geen wettelijke voorwaarde: je moet de kosten aannemelijk maken, en dat kan ook met een bankafschrift, een bestelbevestiging, correspondentie of een pakbon. Hoe meer onafhankelijke sporen naar dezelfde uitgave wijzen, hoe sterker je staat. Voor de aftrek van voorbelasting stelt de wet wél eisen aan de factuur: de gegevens van de leverancier, het bedrag en de btw apart vermeld. Een pinbon zonder btw-specificatie voldoet daar niet aan. Ontbreekt de factuur helemaal, dan is de btw meestal niet aftrekbaar, ook al staat de betaling vast. Boek het bedrag dan inclusief btw als kosten, want die btw is voor jou een echte uitgave geworden. Vraag altijd eerst een duplicaat bij de leverancier: dan vervalt het hele probleem.
Vraag eerst een duplicaat
Voordat je gaat improviseren: bij de meeste leveranciers is een kopie zo geregeld. Webshops en abonnementsdiensten hebben je facturen in je account staan, en een tankpas of pinbetaling is bij de leverancier terug te vinden op datum en bedrag.
Dit is verreweg de beste route, want een duplicaat is een gewone factuur en daarmee vervalt het hele probleem, inclusief de btw. Doe dit dus eerst, en pas als het echt niet lukt de rest van deze gids.
Twee toetsen die los van elkaar staan
Voor de inkomstenbelasting draait het om de vraag of de uitgave zakelijk was en of je dat aannemelijk kunt maken. De wet eist daar geen specifiek document voor. Een bankafschrift met een herkenbare tegenpartij, plus een verklaring waarvoor het was, komt een heel eind.
Voor de btw is het anders. Het recht op aftrek van voorbelasting hangt aan een factuur die aan de eisen voldoet: met de gegevens van de leverancier, het bedrag en de btw apart vermeld. Een pinbon zonder btw-specificatie of een bankafschrift is dat niet.
Vandaar de uitkomst die veel mensen verrast: je kosten kunnen wél aftrekbaar zijn terwijl de btw dat niet is. Boek dan het volledige bedrag inclusief btw als kosten, want die btw is voor jou een echte uitgave geworden.
Welk bewijs heb je nog?
Loop deze vier situaties langs; ze dekken vrijwel alles wat er in de praktijk voorbijkomt.
| Situatie | Kosten voor de winst | Btw |
|---|---|---|
| Factuur op je naam | ja | ja, als hij aan de eisen voldoet |
| Alleen een kassabon | ja | alleen bij kleine bedragen, als de btw erop staat |
| Alleen een bankafschrift | meestal wel, met toelichting | nee |
| Geen enkel bewijs | zwak, alleen bij een aannemelijk patroon | nee |
Alternatief bewijs dat wél helpt
Hoe meer onafhankelijke sporen naar dezelfde uitgave wijzen, hoe sterker je staat. Eén los briefje is niets, maar een afschrijving plus een e-mail plus een agenda-afspraak samen vertellen een geloofwaardig verhaal.
- De bankafschrijving met datum, bedrag en tegenpartij
- De bestelbevestiging of orderbevestiging per e-mail
- Correspondentie waarin de aankoop wordt genoemd
- Een pakbon of leveringsbewijs
- Je agenda, als het om een afspraak of reis ging
- Een eigen notitie met datum, bedrag en doel, gemaakt op het moment zelf
Wat je niet moet doen
Zelf een bonnetje namaken is geen creatieve oplossing maar valsheid in geschrifte, en het weegt bij een controle zwaarder dan de kosten die je ermee wilde redden.
Een bedrag schatten en dat als kosten opvoeren is ook geen goed idee. Als je het niet weet, boek dan wat je aantoonbaar hebt betaald, en verder niets.
Als de bon later alsnog opduikt
Komt hij boven water in hetzelfde boekjaar, dan pas je de boeking gewoon aan en neem je de btw alsnog mee in je eerstvolgende aangifte.
Is het jaar al afgesloten en de aangifte gedaan, dan corrigeer je met een suppletie als het om btw gaat. Voor kleine bedragen mag dat in de eerstvolgende gewone aangifte; voor grotere bedragen dien je een aparte suppletie in.
Voorkomen kost minder tijd dan repareren
De bewaarplicht is zeven jaar, en dat is precies zo lang als een kassabon nodig heeft om onleesbaar te worden. Een foto van de bon telt als bewaarde administratie, mits die leesbaar is en je hem terug kunt vinden.
Fotografeer daarom bij de kassa, niet aan het eind van de maand. Dat is niet netter maar praktischer: op het moment zelf weet je nog waar het voor was.
Veelgestelde vragen
Voor de winst vaak wel, als je de uitgave aannemelijk kunt maken met ander bewijs. De bewijslast ligt bij jou, dus hoe meer onafhankelijke sporen, hoe beter.
Die is strenger geregeld. Zonder factuur die aan de eisen voldoet, is er in beginsel geen recht op aftrek van voorbelasting. Boek het bedrag dan inclusief btw als kosten.
Voor de winst helpt het, zeker in combinatie met andere stukken. Voor de btw niet: daar hoort de btw apart op het stuk te staan.
Nee. Dat is valsheid in geschrifte. Gebruik het bewijs dat je wél hebt en laat de btw zitten.
Ja, een digitale kopie voldoet, zolang die leesbaar is en je hem gedurende de bewaartermijn kunt terugvinden. De papieren bon mag daarna weg.
Dan corrigeer je. Binnen hetzelfde jaar neem je de btw mee in je volgende aangifte; over een afgesloten jaar dien je een suppletie in.
Bronnen
Bronnen voor het laatst nagelopen op 27 augustus 2026. Wetgeving verandert; controleer bij twijfel de bron.