Zakelijke kosten aftrekken: wat mag wel en wat beter niet?

Kosten die je maakt binnen het belang van je onderneming zijn aftrekbaar van je winst. Dat is een ruimere regel dan veel zzp’ers denken: het gaat niet om de vraag of een uitgave strikt noodzakelijk was, maar of hij een zakelijk belang diende.

De afweging of een uitgave zinvol was, is bovendien in beginsel aan jou. Een inspecteur beoordeelt niet of jouw investering slim was, maar of hij redelijkerwijs zakelijk kan zijn. Wat wél getoetst wordt is of de omvang niet in wanverhouding staat tot het zakelijke nut.

Waar je kosten aftrekt van je winst, trek je de btw op diezelfde kosten af als voorbelasting in je btw-aangifte. Dat zijn twee losse routes: een uitgave kan aftrekbaar zijn voor de winst terwijl de btw beperkt aftrekbaar is, of andersom.

De hoofdregel kent uitzonderingen, en die staan hieronder. Alles wat daar niet in staat, volgt de hoofdregel.

Bij uitgaven die je ook privé gebruikt trek je alleen het zakelijke deel af. Je telefoon, je internetabonnement, je laptop: als je die deels privé gebruikt, splits je.

Er is geen vast percentage. Je maakt zelf een redelijke schatting en je moet die kunnen onderbouwen. Bij een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt is zestig zakelijk en veertig privé een verdediging die je moet kunnen uitleggen; honderd procent zakelijk terwijl het je enige telefoon is, is dat niet.

Leg je onderbouwing vast op het moment dat je de keuze maakt. Achteraf een percentage bedenken bij een controle is een aanzienlijk zwakkere positie dan een notitie uit het jaar zelf.

Voor sommige gemengde kosten gelden aparte regels, bijvoorbeeld bij een werkruimte thuis of bij een auto. Die staan in eigen gidsen uitgewerkt omdat ze niet met een simpele splitsing zijn afgedaan.

De eerste is representatie: eten, drinken, congressen en relatiegeschenken. Die zijn beperkt aftrekbaar, niet volledig. Er geldt een drempel, en boven die drempel is een vast percentage niet aftrekbaar. Je mag ook kiezen voor een vast bedrag als niet-aftrekbaar deel.

De tweede is werkkleding. Kleding is alleen aftrekbaar als die uitsluitend geschikt is voor je werk, of als er een logo op zit van een bepaalde minimale grootte. Een nette broek die je ook privé draagt valt erbuiten, hoe zakelijk je die ook draagt.

De derde is de werkruimte thuis. Die is alleen aftrekbaar onder strikte voorwaarden over zelfstandigheid van de ruimte en het aandeel van je inkomen dat je daar verdient. In de meeste woonsituaties wordt daar niet aan voldaan.

De vierde is de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Boven een bepaald bedrag trek je die niet in één keer af maar schrijf je af over meerdere jaren. Daar staat vaak investeringsaftrek tegenover.

Volledig uitgesloten zijn onder meer boetes en persoonlijke uitgaven die geen zakelijk belang dienen.

Een aftrekpost zonder onderbouwing houdt bij een controle geen stand. Je hebt een factuur of bon nodig waaruit blijkt wat je hebt gekocht, van wie, wanneer en met welke btw.

Een bankafschrift is niet genoeg. Dat toont een betaling, niet wat je hebt gekocht, en dus ook niet dat het zakelijk was.

Bij gemengde kosten hoort er behalve de bon ook iets bij dat je splitsing onderbouwt. Bij een telefoon kan dat een korte notitie zijn over je gebruik; bij kilometers is dat je rittenadministratie.

Contante uitgaven zonder bon zijn het lastigst en zijn precies waar een controle op inzoomt. Betaal zakelijke uitgaven daarom zoveel mogelijk vanaf je zakelijke rekening.

Bedragen, drempels en percentages veranderen; controleer ze bij de Belastingdienst.

Bonnie leest je bonnen en inkoopfacturen uit je mail of upload, herkent leverancier, bedrag en btw-tarief, en koppelt ze aan je banktransacties. Daarmee staat de onderbouwing bij de uitgave in plaats van in je inbox.

Je categoriseert per bon, en Bonnie leert van je keuzes. Bij je btw-aangifte zie je welke voorbelasting eronder zit, zodat je niet handmatig hoeft op te tellen.