Zakelijke kosten aftrekken: wat mag wel en wat beter niet?
Kosten met een zakelijk belang mag je aftrekken, maar er zijn uitzonderingen en grenzen. Hier lees je de richtlijnen, met voorbeelden.
± 6 min lezen
Kort antwoord
De hoofdregel is simpel: kosten die je maakt met een zakelijk belang mag je aftrekken van je winst. De meeste zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar. Een aantal posten is beperkt aftrekbaar, de zogeheten gemengde kosten (zoals eten, drinken en representatie): daarvan trek je in de regel 80% af, of je gebruikt een drempelbedrag. Zuiver privékosten en boetes zijn niet aftrekbaar. Twijfel je, dan is de vraag steeds: dien ik hiermee mijn onderneming?
De hoofdregel: zakelijk belang
Of een kostenpost aftrekbaar is, hangt af van één vraag: maak je die kosten voor je onderneming? Is het antwoord ja, dan zijn het in beginsel zakelijke kosten die je van je winst mag aftrekken. Denk aan je software, je werkruimte, gereedschap, verzekeringen, scholing en zakelijke verzekeringen.
De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke belang, niet naar wat jij handig vindt. Een kostenpost die vooral privé is, valt af, ook als je er zakelijk íéts aan hebt.
Volledig aftrekbaar
Veel kosten trek je voor 100% af. Een greep uit wat doorgaans volledig aftrekbaar is:
- Software, abonnementen en gereedschap voor je werk
- Zakelijke verzekeringen (zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering)
- Scholing en vakliteratuur
- Werkruimte die aan de voorwaarden voldoet, en kantoorbenodigdheden
- Marketing, hosting en je website
Beperkt aftrekbaar: de gemengde kosten
Sommige kosten hebben ook een privékant en zijn daarom maar beperkt aftrekbaar. Dit zijn de gemengde kosten: eten en drinken, representatie, relatiegeschenken in de vorm van eten of drinken, en congressen of seminars.
Hiervoor heb je twee opties, waarvan je de gunstigste kiest: je trekt 80% van deze kosten af, of je gebruikt een vast drempelbedrag (in 2026 is dat € 5.700) en trekt alleen het meerdere boven die drempel af. Voor de meeste zzp’ers met beperkte representatiekosten pakt de 80%-regel het gunstigst uit.
Let op de btw: nuttig je eten en drinken in een restaurant of café, dan is de btw daarop niet aftrekbaar. De Belastingdienst ziet je op dat moment als consument.
Wat je beter niet opvoert
Een paar dingen zijn niet aftrekbaar, en die kun je beter buiten je administratie houden:
- Zuiver privékosten (je boodschappen, je vakantie)
- Boetes, zoals verkeersboetes
- Algemene kleding (alleen echte werkkleding met een duidelijk en blijvend logo telt mee)
- Kosten die je niet met een factuur of bon kunt onderbouwen
Hoe Factabel helpt
Bonnie leest je bonnen en inkoopfacturen in en categoriseert ze, zodat je aftrekbare kosten netjes op een rij staan en je de btw die je mag terugvragen niet misloopt. De fiscale beoordeling stem je af met je boekhouder; je hebt in elk geval alle onderbouwing op één plek.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over een specifieke kostenpost, vraag het dan na bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Beperkt. Eten en drinken zijn gemengde kosten: je trekt in de regel 80% af, of je gebruikt het drempelbedrag. De btw op een restaurantbezoek is niet aftrekbaar.
Alleen echte werkkleding die (bijna) niet privé te dragen is of een duidelijk en blijvend logo heeft. Gewone kleding die je ook privé kunt dragen, is niet aftrekbaar.
Stel jezelf de vraag: maak ik deze kosten voor mijn onderneming? Zo ja, dan is het in beginsel aftrekbaar. Is het vooral privé, dan niet. Bewaar altijd de factuur of bon als onderbouwing.