Mag je je boekhouding in Excel doen als zzp’er?
Ja, dat mag. De wet schrijft geen software voor, alleen een administratie die klopt, compleet is en zeven jaar bewaard blijft. De vraag is dus niet of het mag, maar tot waar het werkt en waar het je gaat kosten.
± 8 min lezen
Kort antwoord
Je mag je boekhouding in Excel doen. De Belastingdienst schrijft geen programma voor en stelt geen eisen aan de vórm van je administratie, wel aan de inhoud: alle facturen en bonnen moeten erin, de bedragen moeten kloppen, en je bewaart het geheel zeven jaar, of tien jaar voor gegevens over onroerend goed. Er is nog een eis die mensen verrast: je administratie moet blijven aansluiten op wat je eerder hebt aangegeven, en je hoort achteraf te kunnen laten zien wat er is gewijzigd. Een spreadsheet houdt dat niet bij. Wat een spreadsheet ook niet doet is bezwaar maken als je je vergist: overschrijf je een formule met een getal, dan ziet het blad er even geloofwaardig uit. Bij de aangifte drie maanden later valt dat niet meer op, en dat is bij btw de duurste eigenschap.
Wat de wet wel en niet eist
De Belastingdienst schrijft geen programma voor. Wat er wel staat is dat je administratie controleerbaar moet zijn: een inspecteur moet binnen redelijke tijd kunnen vaststellen wat je hebt verdiend en uitgegeven, en dat moet met bewijsstukken te staven zijn.
De bewaarplicht is zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerend goed. Dat geldt voor je overzichten én voor de facturen en bonnen zelf. Een spreadsheet zonder de onderliggende stukken is geen administratie, hoe netjes hij ook oogt.
Er is één eis die mensen verrassen: je administratie moet blijven kloppen met wat je eerder hebt aangegeven. Je hoort achteraf te kunnen laten zien wat er is gewijzigd. Een spreadsheet houdt dat niet bij, dus daar moet je zelf iets voor regelen.
De velden die je minimaal bijhoudt
Twee bladen volstaan voor de meeste eenmanszaken: één voor je omzet, één voor je kosten. Per regel leg je vast wanneer het was, wie de tegenpartij is, wat het bedrag exclusief btw is en welk btw-tarief erop zit.
| Blad | Kolommen | Waarom |
|---|---|---|
| Omzet | datum, factuurnummer, klant, omschrijving, bedrag exclusief, btw-tarief, btw, totaal, betaald op | De nummerreeks moet aaneengesloten zijn, en zonder betaaldatum weet je niet wie er nog moet betalen |
| Kosten | datum, leverancier, omschrijving, categorie, bedrag exclusief, btw-tarief, btw, totaal, bewijsstuk | De btw op je kosten is voorbelasting, en die mag je alleen aftrekken als je de factuur hebt |
| Overzicht | btw over je omzet, btw over je kosten, saldo, omzet, kosten, winst | Dit zijn de bedragen die je bij je aangifte nodig hebt |
Een sjabloon dat de btw zelf uitrekent
Het sjabloon hieronder heeft die drie bladen, met drie voorbeeldregels erin: één met 21%, één met 9% en één met 0% voor een verlegde factuur. Je vult het bedrag exclusief btw in en het tarief; de btw en het totaal rekent het blad zelf uit.
Dat laatste is niet vanzelfsprekend. Sjablonen waarin de btw met de hand wordt ingetypt gaan mis op het moment dat je een keer een ander tarief hebt, en juist dat ene afwijkende geval is het geval dat je aangifte scheeftrekt.
- Drie bladen: Omzet, Kosten en een Overzicht met je kwartaalcijfers
- Rekent goed bij 21%, 9% en 0%, ook bij bedragen die op centen uitkomen
- Dertig lege regels per blad met de formules er al in
- Een blad met de bewaarplicht, de back-upregel en waar het misgaat
Waar het in de praktijk misgaat
Het klassieke probleem is niet dat mensen niet kunnen rekenen, maar dat een spreadsheet geen bezwaar maakt. Je overschrijft een formule met een getal en het blad blijft er even geloofwaardig uitzien. Bij de aangifte drie maanden later valt dat niet meer op.
Het tweede probleem is de koppeling met je bank. In een spreadsheet vergelijk je met de hand welke facturen betaald zijn, en dat schuift makkelijk door tot je een keer een betaling mist die er nooit is geweest.
Het derde is de bewaarplicht in de praktijk. Eén bestand op één laptop is geen archief. Zet het in een map die versies bewaart, zodat een per ongeluk overschreven cel terug te halen is.
Wanneer overstappen goedkoper is
Zolang je een handvol facturen per maand stuurt, weinig kosten hebt en één btw-tarief gebruikt, doet Excel het prima. De rekensom verandert zodra een van die drie niet meer klopt.
| Situatie | Excel | Software |
|---|---|---|
| Een paar facturen per maand, één tarief | werkt | niet nodig |
| Meerdere btw-tarieven of buitenlandse klanten | foutgevoelig | rekent het zelf uit |
| Bonnen die je kwijtraakt | los archief, los blad | bon en boeking aan elkaar |
| Bankafschriften afvinken | met de hand | koppeling en voorstellen |
| E-factureren via Peppol | kan niet | ingebouwd |
| Terugzoeken wat je wanneer wijzigde | niet vastgelegd | automatisch |
Zo stap je over zonder je jaar te breken
Stap over per 1 januari als het kan: dan begint je nieuwe administratie op een schone grens en hoef je niets te splitsen. Kan dat niet, kies dan het begin van een btw-tijdvak, dus de eerste dag van een kwartaal.
Wat je meeneemt is beperkt: je openstaande facturen, je bank- en kassaldo, je bedrijfsmiddelen met wat er nog op afgeschreven moet worden, en je btw-stand. Je oude spreadsheet bewaar je gewoon; die telt mee voor je bewaarplicht.
Wat je niet doet is je oude facturen opnieuw invoeren. Ze zijn al aangegeven, en een tweede keer boeken maakt je omzet dubbel.
Veelgestelde vragen
Ja. Er is geen wettelijke eis dat je software gebruikt. De eis gaat over de inhoud: compleet, controleerbaar, met bewijsstukken, en zeven jaar bewaard.
Ja. Je mag de bedragen uit een spreadsheet overnemen in je aangifte. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid, en bij losse formules gaat het daar mis.
Zeven jaar, en tien jaar voor gegevens die met onroerend goed te maken hebben. Dat geldt ook voor de facturen en bonnen die eronder liggen.
Nee. Het overzicht is geen bewijs; de factuur of bon is dat. Bewaar die dus apart, en zorg dat je van een regel in je blad naar het bijbehorende stuk kunt.
Corrigeren doe je met een suppletie, niet door het oude tabblad aan te passen. Pas je het stilletjes aan, dan sluit je administratie niet meer aan op wat je hebt aangegeven.
Meestal wel voor je klanten en je openstaande facturen. Voor je historie is dat zelden nodig: die blijft gewoon in je oude bestand staan, en dat voldoet aan de bewaarplicht.
Bronnen
Bronnen voor het laatst nagelopen op 27 augustus 2026. Wetgeving verandert; controleer bij twijfel de bron.