Overstappen van boekhoudprogramma: wat je moet regelen

Bij het kiezen van een nieuw pakket gaat de aandacht naar functies en prijs. Dat is begrijpelijk en het is zelden waar het misgaat. Wat een overstap moeizaam maakt is je bestaande administratie: een paar jaar aan facturen, klanten, bonnen en banktransacties die ergens anders staan en niet vanzelf meekomen.

Reken op drie soorten werk. Ten eerste het exporteren en veiligstellen van wat je hebt. Ten tweede het opnieuw inrichten van wat je dagelijks gebruikt: je klantgegevens, je nummering, je sjabloon, je btw-instellingen en je koppelingen. En ten derde een periode waarin je twee systemen naast elkaar hebt en dus twee keer moet kijken.

Die laatste periode wordt onderschat. Ga uit van minstens een maand waarin je oude abonnement doorloopt terwijl je in het nieuwe werkt. Dat is geen verspilling maar een vangnet: je merkt pas bij de eerste btw-aangifte of alles klopt.

Dit is de fout die het duurst uitpakt en die niet terug te draaien is. Zeg je op en verloopt je toegang, dan is je administratie weg terwijl je bewaarplicht van zeven jaar gewoon bij jou blijft liggen. De Belastingdienst vraagt niet naar je abonnementsstatus.

Exporteer daarom alles voordat je opzegt: je facturen als pdf, je klantgegevens, je bonnen en zo mogelijk je complete boekhouding. Bewaar dat op een plek die je over vijf jaar nog kunt openen, in gangbare bestandsformaten.

Controleer daarna of de export ook echt compleet is voordat je de knop omzet. Een export die op het eerste gezicht klopt maar waarin de bijlagen ontbreken, kom je pas tegen als je ze nodig hebt.

Let ook op je opzegtermijn. Sommige pakketten zijn maandelijks opzegbaar, andere hanteren een termijn van maanden. Kijk dat na voordat je een datum plant, want dat bepaalt hoe lang je dubbel betaalt.

De meeste Nederlandse boekhoudpakketten kunnen een XAF-bestand exporteren, ook wel auditfile genoemd. Dat is een gestandaardiseerd bestand met je complete boekhouding erin: grootboek, boekingen, relaties en btw-gegevens.

Het is oorspronkelijk bedoeld voor de Belastingdienst en voor accountants, zodat die een administratie kunnen inlezen zonder toegang tot je pakket. In de praktijk is het ook het meest complete ding dat je bij een overstap kunt meenemen.

Belangrijke kanttekening: kunnen exporteren betekent niet dat elk pakket het ook kan importeren. Vraag dat expliciet na bij de partij waar je naartoe gaat, en vraag het vóór je opzegt.

Ook als het nieuwe pakket geen XAF inleest, is het exporteren de moeite waard. Je hebt dan een compleet en leesbaar archief van je oude jaren, en dat is precies wat je bewaarplicht van je vraagt.

Dit is het detail waar de meeste overstappen op stuklopen, en het is een wettelijke eis: je factuurnummers moeten doorlopend en sluitend zijn, zonder gaten en zonder dubbelingen.

Begin je in een nieuw pakket bij nummer 1 terwijl je vorig jaar op 2026-087 zat, dan heb je een reeks die opnieuw begint. Dat kan een probleem worden bij een controle, en het is verwarrend voor klanten die twee facturen met hetzelfde nummer krijgen.

De oplossing is eenvoudig maar je moet eraan denken: zet in je nieuwe pakket de nummering en het eventuele prefix zo in dat hij aansluit op je laatste factuur. Doe dat vóór je de eerste factuur verstuurt, want achteraf corrigeren betekent crediteren en opnieuw factureren.

Werk je met een jaargebonden reeks die elk jaar opnieuw begint, dan is de jaarwisseling het natuurlijke moment om over te stappen: je begint dan toch bij 1.

De rustigste overstap is aan het begin van een boekjaar, meestal 1 januari. Je oude jaar blijft dan compleet in je oude pakket en je nieuwe jaar begint schoon. Je hoeft geen halve boekhouding te verhuizen en je jaarafsluiting doe je nog in het oude systeem.

Kan dat niet, dan is het begin van een btw-tijdvak de tweede keuze: 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Dan valt je aangifte in één systeem in plaats van dat je twee bronnen moet optellen.

Midden in een kwartaal overstappen kan, maar dan doe je die ene aangifte handmatig uit twee systemen. Dat is te doen, maar het is precies het moment waarop fouten ontstaan.

Wat je in geen geval doet is overstappen vlak voor een aangifte- of aanslagmoment. Gun jezelf de ruimte om te ontdekken dat er iets niet klopt.

Reken op meer dan alleen je klantgegevens. De lijst hieronder is wat mensen in de praktijk vergeten en pas merken als er iets misgaat.

Loop hem één keer af voordat je je eerste factuur verstuurt. Dat kost een uur en voorkomt de correcties die je anders bij je klanten moet gaan uitleggen.

In Factabel stel je je factuurnummering en prefix zelf in, dus je laat je reeks aansluiten op je laatste factuur uit je oude pakket. Je klantgegevens en per-klantinstellingen leg je één keer vast en die komen daarna vanzelf op elke factuur terecht.

Voor je bank importeer je een MT940- of CSV-bestand, of je koppelt hem. Een complete XAF-import zit er niet in: je historie blijft in je oude pakket, en dat is precies waarom je die eerst exporteert en bewaart voordat je daar opzegt.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.