Urenregistratie voor zzp’ers: is het verplicht?

Er staat nergens in de wet dat je je uren moet registreren. Toch is het voor de meeste zzp’ers geen keuze, en dat komt door het urencriterium.

Wil je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek of de meewerkaftrek, dan moet je aannemelijk maken dat je minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming hebt besteed. Bij een controle ligt de bewijslast bij jou.

Aannemelijk maken zonder registratie is in de praktijk vrijwel onmogelijk. Een agenda achteraf reconstrueren wordt zelden geaccepteerd, en een schatting al helemaal niet.

Er is nog een tweede reden die niets met de fiscus te maken heeft: zonder registratie weet je niet hoeveel van je tijd declarabel is. Dat getal bepaalt je uurtarief, en wie het niet meet, rekent zich structureel arm.

Dit is waar de meeste zzp’ers zichzelf tekortdoen: ze tellen alleen wat ze factureren. Het urencriterium gaat over alle uren die je aan je onderneming besteedt, niet alleen de declarabele.

Mee tellen dus ook: acquisitie en netwerken, offertes schrijven, je administratie en boekhouding, je website bijhouden, scholing en vakliteratuur, reistijd naar klanten, en de tijd die je in een opdracht steekt die uiteindelijk niet doorgaat.

Wat niet meetelt zijn uren voor een andere onderneming waarin je niet de ondernemer bent, en uren die je in loondienst maakt.

Werk je in deeltijd als ondernemer naast een baan, dan is 1.225 uur een fors getal: dat is ongeveer 24 uur per week gedurende 52 weken. Er geldt daarnaast een grotendeelscriterium als je in een van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer was.

De vorm is vrij. Een spreadsheet volstaat, net als een app of een aantekening in je agenda. Wat telt is dat het actueel is bijgehouden en navolgbaar.

Leg per dag of per activiteit vast: de datum, het aantal uren, een omschrijving van wat je deed en voor welke klant of welk doel. Die omschrijving is belangrijker dan mensen denken; "8 uur werk" bewijst niets, "3 uur ontwerp Van Dijk, 2 uur offerte Bakker, 1 uur administratie" wel.

Registreer dagelijks of hooguit wekelijks. Een maand terugkijken levert schattingen op, en een registratie die zichtbaar in ronde getallen is ingevuld roept vragen op.

Bewaar de registratie zeven jaar, net als de rest van je administratie.

Het eerste struikelblok is een registratie die niet strookt met de rest van je administratie. Staan er uren voor een klant waar geen factuur bij hoort, of factureer je meer uren dan je hebt geregistreerd, dan wordt het geheel ongeloofwaardig.

Het tweede is een registratie die te netjes is. Elke week precies 25 uur, altijd ronde getallen, geen vakantie: dat leest als achteraf ingevuld, en dan is het gesprek voorbij voordat het begonnen is.

Het derde is de omgekeerde fout: alleen declarabele uren bijhouden en daarmee onder de 1.225 blijven terwijl je er in werkelijkheid ruim overheen gaat.

En het vierde is helemaal geen registratie hebben en hopen dat je agenda en je facturen samen genoeg zijn. Dat kan uitpakken, maar je zet dan je hele ondernemersaftrek op het spel.

In Factabel registreer je je gewerkte uren per klant en zet je ze om in een factuur. Je registratie en je facturatie komen daardoor uit dezelfde bron. Bij een controle wordt gekeken of die twee met elkaar kloppen.

Daarnaast zie je hoeveel van je tijd daadwerkelijk declarabel was. Dat is het getal dat je nodig hebt om te toetsen of je uurtarief klopt.