Hoe hou je een kilometeradministratie bij als zzp’er?

Zakelijke kilometers zijn aftrekbaar als bedrijfskosten. Rijd je met je privé-auto voor het werk, dan mag je per zakelijk gereden kilometer een vaste onbelaste vergoeding als kosten opvoeren. Hoeveel dat is, stelt de overheid jaarlijks vast via de Belastingdienst — controleer het actuele bedrag op belastingdienst.nl. Over meerdere jaren kan dit optellen tot een substantieel bedrag.

Ook als je als werknemer (zzp’er die via een payrollconstructie werkt) of als directeur-grootaandeelhouder (dga) van een bv een kilometervergoeding ontvangt, is een deugdelijke rittenregistratie vereist. Zonder bewijs kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.

Let op: voor woon-werkverkeer naar een vaste werkplek gelden andere regels dan voor zakelijke ritten naar klanten of evenementen. Controleer de regels voor jouw situatie op belastingdienst.nl.

De Belastingdienst stelt eisen aan wat een geldige rittenregistratie bevat. Per rit noteer je:

Hieronder een voorbeeld van drie ingevulde ritten:

15-03 | Thuis (Utrecht) → Klant Jansen (Amsterdam) | Klantoverleg factuur Q1 | Begin 42.150 | Einde 42.188 | Zakelijk 38 km

16-03 | Thuis → Supermarkt (Utrecht) | Privé | Begin 42.188 | Einde 42.195 | Privé 7 km

18-03 | Kantoor (Utrecht) → Netwerkevenement (Rotterdam) | Kennissessie ondernemers | Begin 42.195 | Einde 42.270 | Zakelijk 75 km

Totaal zakelijke kilometers in deze drie ritten: 113 km. Bij een kilometervergoeding van (illustratief) €0,23 per km = €25,99 aftrekbare kosten voor deze ritten.

Als je rijdt in een auto die op naam van de onderneming staat (auto van de zaak), zijn alle autokosten in principe zakelijk aftrekbaar. Maar als je de auto ook privé gebruikt, moet je een bijtelling berekenen over de cataloguswaarde. De bijtelling is een belaste baat die je winst verhoogt.

Om bijtelling te vermijden, moet je kunnen aantonen dat je de auto in een kalenderjaar voor niet meer dan 500 kilometer privé hebt gebruikt. Dit bewijs lever je met een sluitende rittenregistratie. Rijd je meer dan 500 km privé, dan geldt de bijtelling.

De bijtelling geldt ook voor leaseauto's. Het percentage hangt af van de CO2-uitstoot en het bouwjaar van de auto. Controleer het actuele bijtellingspercentage en de grenzen via belastingdienst.nl.

Een papieren rittenboekje is wettelijk toegestaan, maar digitaal is veel praktischer. Er zijn apps die via GPS automatisch ritten registreren en bijhouden. Je hoeft dan alleen nog te classificeren: was de rit zakelijk of privé? Dat scheelt veel invulwerk.

Sommige boekhoudprogramma's hebben een geïntegreerde rittenregistratie of kunnen koppelen met een rittenregistratie-app. Controleer of jouw software dat ondersteunt. Sla de registratie altijd op als onderdeel van je bewaarplicht (7 jaar).

Let op: ook bij automatische GPS-registratie moet je de rit-informatie controleren en aanvullen met het zakelijke doel. De GPS registreert wel de route, maar niet waarom je reed.

De meest gemaakte fout is ritten achteraf reconstrueren op basis van de agenda. Dat is fraudegevoelig en de Belastingdienst accepteert het niet als primair bewijs. Registreer ritten bij voorkeur realtime of op dezelfde dag.

Een andere fout is woon-werkverkeer als zakelijk opvoeren. Naar een vaste werkplek (je eigen kantoor of een vaste klant elke dag) reizen wordt doorgaans als woon-werkverkeer beschouwd, niet als zakelijke rit.

Tot slot vergeten veel zzp’ers de kilometerstand bij te houden. Als je later niet kunt aantonen hoeveel kilometer je totaal hebt gereden, wordt de splitisng zakelijk/privé ongeloofwaardig.

Via Factabel verwerk je zakelijke kosten — inclusief kilometervergoedingen — eenvoudig als kostenpost. Koppel de bonnetjes en kosten direct aan je zakelijke bankrekening via de bankkoppeling en scan bonnen met Bonnie. De zakelijke kosten verschijnen direct in je overzicht, klaar voor de winstberekening en aangifte.

Voor de rittenregistratie zelf raden we een gespecialiseerde app of spreadsheet aan die je aanvult met het doel per rit. Exporteer het jaaroverzicht en bewaar het samen met je overige administratie in Factabel.