Een iDEAL-betaallink op je factuur

De meeste te late betalingen zijn geen onwil maar uitstel. Je klant opent je factuur op zijn telefoon, ziet het bedrag, en denkt: dat doe ik straks achter mijn computer. Dat "straks" is precies waar je factuur verdwijnt.

Een betaallink haalt die stap weg. Betalen kan op het moment dat je klant je factuur leest, in dezelfde handeling, zonder rekeningnummer en betalingskenmerk over te typen.

Daar komt bij dat overtypfouten verdwijnen. Een verkeerd betalingskenmerk betekent dat je betaling binnenkomt zonder dat je weet bij welke factuur hij hoort, en dat kost je meer tijd dan de transactiekosten.

Het effect is het grootst bij particulieren en kleine bedrijven, waar één persoon zowel beslist als betaalt. Bij grote organisaties gaat betaling via de crediteurenadministratie in vaste batches, en dan wordt de link nauwelijks gebruikt.

Je hebt een betaalprovider nodig die de betaling afhandelt en het bedrag naar je rekening doorzet. Mollie is in Nederland de bekendste voor kleine ondernemers; er zijn alternatieven.

Je maakt een account aan, doorloopt een identificatie omdat er geld doorheen gaat, en koppelt je bankrekening. Daarna kan je facturatiesoftware per factuur een betaallink aanmaken met het juiste bedrag en kenmerk erin.

De uitbetaling gaat niet direct: providers houden meestal een dag of enkele dagen aan voordat het bedrag op je rekening staat. Reken daarop bij je cashflow.

Naast iDEAL bieden providers meestal ook creditcard, Bancontact voor Belgische klanten en soms overboekingsmethodes voor zakelijke betalingen. Welke je aanzet is jouw keuze; per methode verschillen de kosten.

iDEAL werkt met een vast bedrag per geslaagde transactie in plaats van een percentage. Dat is voor zzp’ers gunstig: bij een factuur van duizend euro betaal je hetzelfde als bij een factuur van vijftig.

Mislukte of afgebroken betalingen kosten meestal niets. Andere methodes, zoals creditcard, werken vaak wel met een percentage en zijn daardoor bij grote bedragen duurder.

Reken uit wat het je oplevert voordat je het te duur vindt. Een paar tientjes per jaar aan transactiekosten tegenover een betaaltermijn die gemiddeld een week korter wordt, is bij de meeste zzp’ers een gunstige ruil.

De kosten zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar. Kijk voor actuele tarieven bij de provider zelf; die veranderen en het heeft geen zin er hier een bedrag bij te zetten dat volgend jaar niet meer klopt.

Zet de link ook in je herinnering, niet alleen in de oorspronkelijke factuurmail. Juist bij een herinnering wil je dat betalen één klik is.

Laat het rekeningnummer gewoon op je factuur staan. Sommige klanten, en vrijwel alle grotere organisaties, betalen via een overboeking en hebben die gegevens nodig. Een link is een toevoeging, geen vervanging.

Controleer of de betaling automatisch aan de juiste factuur gekoppeld wordt in je administratie. Gebeurt dat niet, dan verplaats je het handwerk alleen van het ene naar het andere moment.

En let op bij creditnota’s en terugbetalingen: die lopen niet via dezelfde link terug. Terugbetalen doe je meestal gewoon per overboeking.

In Factabel zet je een iDEAL-betaallink met een schakelaar aan, per factuur of standaard. De link komt in de factuurmail en op de factuur zelf, met het juiste bedrag en kenmerk.

Betaalt je klant via die link, dan wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd. Je hoeft dus niet zelf je bankafschrift langs te lopen om te zien wie er wel en niet heeft betaald.